У повсякденній мові касовий чек, розписку про оплату та рахунок-фактуру часто ототожнюють. Однак у німецькому праві вони виконують різні функції. Вирішальним є не заголовок документа, а його зміст: касовий чек може водночас бути рахунком-фактурою, але рахунок сам по собі не доводить, що його оплачено.
Цей матеріал пояснює правила Німеччини станом на 14 вересня 2026 року.
Різниця одним реченням
- Рахунок-фактура (Rechnung): містить розрахунок за товар або послугу та суму до сплати. Його можна виставити до або після оплати.
- Розписка про оплату (Quittung): підтверджує отримання виконання, найчастіше грошей. Той, хто заплатив, за загальним правилом може вимагати письмове підтвердження згідно з § 368 Цивільного кодексу Німеччини (BGB).
- Касовий чек або касовий документ (Kassenbon/Kassenbeleg): фіксує операцію, зареєстровану електронною касовою системою. Залежно від змісту він може також бути рахунком на малу суму або повним рахунком-фактурою.
Чому назва документа не визначальна
За § 14 Закону Німеччини про ПДВ (UStG) рахунком є будь-який документ, яким оформлено розрахунок за поставку чи іншу послугу, незалежно від його назви в діловому обігу. Тому документ із назвою «розписка», «чек» або «підтвердження» може бути рахунком для цілей ПДВ, якщо містить необхідні реквізити.
І навпаки, напис «рахунок» не робить неповний документ належним. Для відрахування вхідного ПДВ підприємство зазвичай повинно мати рахунок, оформлений відповідно до §§ 14 і 14a UStG. Банківська виписка або доказ платежу підтверджує оплату, але зазвичай не замінює необхідний рахунок.
Коли касового чека достатньо як рахунка?
Для загальної суми до 250 € брутто застосовуються спрощені правила для рахунків на малу суму за § 33 UStDV. Документ має містити щонайменше:
- повне найменування та повну адресу постачальника,
- дату видачі,
- кількість і вид товарів або обсяг і вид послуги,
- суму брутто та ставку ПДВ або вказівку на звільнення від податку.
У звичайному рахунку на малу суму не потрібні ім’я й адреса клієнта, податковий номер, номер рахунка та окремо зазначена сума ПДВ. Однак спрощення не діє, зокрема, для внутрішньоєвропейських поставок, певних транскордонних дистанційних продажів та операцій із зворотним нарахуванням ПДВ.
Багато касових чеків відповідають цим вимогам. Якщо бракує обов’язкового реквізиту або сума перевищує 250 €, підприємству слід попросити належний рахунок. Отже, касовий чек не є автоматично «гіршим» документом: важливі сума, операція та зміст.
Що має містити звичайний рахунок-фактура?
§ 14 абз. 4 UStG загалом вимагає:
- повне найменування й адресу постачальника та клієнта,
- німецький податковий номер або VAT ID постачальника,
- дату виставлення,
- послідовний унікальний номер рахунка,
- кількість і звичайну торговельну назву товарів або обсяг і вид послуги,
- дату поставки чи надання послуги,
- чисту суму з розподілом за ставками та звільненнями й попередньо погоджені знижки,
- ставку та суму ПДВ або вказівку на звільнення,
- за потреби спеціальні формулювання, наприклад «Gutschrift» чи «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers».
Місце надання послуги та VAT ID клієнта не є загальними обов’язковими реквізитами кожного рахунка. Для спеціальних або транскордонних операцій § 14a UStG може вимагати додаткові дані.
Для операцій малого підприємця, звільнених за § 19 UStG, діють спрощені реквізити § 34a UStDV. У рахунку треба вказати на звільнення для малих підприємців, а ПДВ не можна виділяти окремо.
Що доводить розписка про оплату?
Quittung — письмове підтвердження отримання за § 368 BGB. Зазвичай воно засвідчує, що кредитор отримав певну суму. Доцільно зазначити:
- платника й одержувача,
- суму та валюту,
- призначення платежу або пов’язаний рахунок,
- дату й місце,
- підпис одержувача.
Розписка насамперед відповідає на запитання «Чи отримано оплату?» Рахунок відповідає на «За що і яку суму нараховано?» Якщо розписка також містить усі податкові реквізити рахунка, вона може виконувати обидві функції. Інакше це лише доказ оплати.
Що особливого в касовому документі?
Той, хто реєструє операції, що підлягають обліку, електронною системою, зазвичай повинен негайно видати й надати чек відповідно до § 146a абз. 2 AO. Він може бути паперовим або, за згодою одержувача, електронним.
§ 6 KassenSichV вимагає, зокрема, дані про підприємство, час операції, товар або послугу, номер транзакції, суму та ставку, а також касу й сертифікований технічний засіб безпеки. Ці технічні дані не замінюють вимоги ПДВ до рахунка; обидва набори правил можуть діяти одночасно.
У звичайній роздрібній торгівлі клієнт не зобов’язаний забирати запропонований чек. Проте підприємство повинно його видати й надати, якщо податковий орган не дозволив виняток.
Електронний рахунок: що діє у 2026 році?
Із 2025 року E-Rechnung — це лише рахунок у структурованому електронному форматі, що дає змогу електронної обробки. Звичайний PDF є «іншим рахунком», а не E-Rechnung. Поширені сумісні формати — XRechnung і ZUGFeRD від версії 2.0.1, крім профілів MINIMUM і BASIC-WL.
Для внутрішніх B2B-операцій у Німеччині:
- з 1 січня 2025 року німецькі підприємства мають уміти приймати E-Rechnungen; достатньо може бути електронної пошти;
- до 31 грудня 2026 року всі емітенти ще можуть використовувати папір або, за згодою одержувача, звичайний PDF;
- у 2027 році перехід діє для емітентів з оборотом попереднього року до 800 000 € та для певних процедур EDI;
- з 2028 року E-Rechnung загалом обов’язковий у відповідній сфері внутрішніх B2B-операцій.
До винятків належать рахунки до 250 €, квитки та послуги малих підприємців. Малі підприємці все одно повинні мати можливість приймати E-Rechnungen. Для органів влади окремо діють правила B2G.
Як довго зберігати документи?
Підприємства загалом повинні зберігати копії виставлених і всі отримані рахунки вісім років відповідно до § 14b UStG. Бухгалтерські документи, зокрема ділові касові чеки та розписки, також зазвичай зберігаються вісім років за § 147 AO. Строк, як правило, починається наприкінці календарного року, у якому виставлено рахунок або виник документ. Він може тривати довше, якщо матеріали важливі для незавершеної податкової процедури.
Увесь строк документи мають залишатися повними, читабельними, доступними та простежуваними. Для E-Rechnung потрібно незмінно зберігати щонайменше оригінальну структуровану частину; одного PDF-зображення недостатньо. Термопапір вицвітає, тому варто швидко створити читабельну цифрову копію й упорядковано її зберегти. Чи можна потім знищити папір, залежить від задокументованої процедури за GoBD та інших вимог.
Практична схема рішення
- Довести оплату: збережіть розписку або інший доказ платежу.
- Довести операцію та ПДВ: для правильного розрахунку або відрахування ПДВ перевірте реквізити рахунка.
- Перевірити суму: до 250 € брутто включно повний касовий чек може бути рахунком на малу суму.
- Перевірити винятки: транскордонні операції, reverse charge, малі підприємці, представницькі витрати та органи влади можуть мати додаткові правила.
- Перевірити E-Rechnung: визначте, чи входить операція до німецького B2B і чи використовується перехідне правило 2026 року.
- Упорядковано архівувати: пов’яжіть рахунок із доказом оплати та додатковими документами, не змінюючи оригінальні дані.
Типові помилки
«Рахунок доводить, що його оплачено.» Ні. Він передусім документує нарахування. Оплату можуть довести розписка, банківська виписка або статус платіжної системи.
«Касовий чек ніколи не дає права на відрахування ПДВ.» Це надто загально. До 250 € він може бути достатнім, якщо відповідає § 33 UStDV і немає виключеного випадку.
«Розписка завжди замінює рахунок.» Ні. Вона доводить оплату, але може не містити реквізитів рахунка.
«PDF — це E-Rechnung.» Із 2025 року ні. Звичайний PDF неструктурований і є іншим рахунком.
«Вхідні рахунки зберігають п’ять років, а вихідні — десять.» Неправильно. Загальний строк для обох становить вісім років.
Часті запитання
Чи можу я вимагати розписку після готівкової оплати?
Так. За § 368 BGB боржник загалом може вимагати письмове підтвердження при отриманні виконання. У багатьох касових ситуаціях цю доказову функцію практично виконує чек.
Чи може касовий чек бути рахунком?
Так. До 250 € брутто він часто достатній, якщо містить усі спрощені реквізити. Понад 250 € потрібні звичайні реквізити, якщо немає спеціального правила.
Чи достатньо банківської виписки для відрахування ПДВ?
Вона доводить оплату, але зазвичай не є рахунком. Для відрахування, як правило, потрібен дійсний рахунок.
Чи кожен рахунок повинен містити VAT ID?
Ні. Для звичайного рахунка зазвичай достатньо німецького податкового номера або VAT ID постачальника. Для рахунка до 250 € не потрібен жоден із них. Спеціальні випадки можуть відрізнятися.
Чи потрібен E-Rechnung при оплаті готівкою?
Спосіб оплати не змінює правил. Німецька B2B-операція понад 250 € може вимагати E-Rechnung, коли не діє перехід або виняток.
Висновок
Рахунок, розписка та касовий чек не виключають один одного. Рахунок документує нарахування, розписка — оплату, а чек — касову операцію. Один документ може виконувати кілька функцій, якщо має всі потрібні реквізити.
Перевіряйте суму, операцію та зміст, а не лише заголовок. У щоденній роботі пов’язуйте рахунок із доказом оплати й зберігайте обидва документи простежувано.
Наступний крок
Motorica.io допомагає впорядкувати рахунки, платежі й документи в одному місці та легше помічати відсутні підтвердження.
Джерела і дата
Станом на 14 вересня 2026 року
- § 14 UStG — виставлення рахунків
- § 14a UStG — додаткові обов’язки
- § 14b UStG — зберігання рахунків
- § 15 UStG — відрахування вхідного ПДВ
- § 33 UStDV — рахунки на малу суму
- § 34a UStDV — рахунки малих підприємців
- § 146a AO — електронні системи та обов’язок видачі чека
- § 147 AO — зберігання документів
- § 6 KassenSichV — вимоги до касового документа
- § 368 BGB — розписка
- Федеральне міністерство фінансів Німеччини — запитання про E-Rechnung, березень 2026
Цей матеріал дає загальний огляд німецького права й не є індивідуальною податковою або юридичною консультацією. Особливі випадки обговоріть із податковим консультантом чи іншим кваліфікованим фахівцем.