Продуктивна зустріч із податковим консультантом починається з повних, упорядкованих і зрозумілих даних. Самозайнятій особі недостатньо надіслати кілька рахунків: потрібні також платежі, договори та пояснення незвичних операцій. Цей посібник допоможе підготувати звітний рік або період без дублів і пошуку документів в останню мить.
Важливо: список є загальним орієнтиром для підприємців у Німеччині та не замінює індивідуальної податкової консультації. Заздалегідь погодьте з податковим консультантом період, метод обліку, формат і документи, потрібні його офісу.
1. Узгодьте обсяг і канал передавання
До збирання файлів з’ясуйте:
- який період потрібно опрацювати;
- чи потрібен касовий облік, баланс або лише підготовчі матеріали;
- до якого клієнта та фінансового року DATEV належать дані;
- чи передаватимуться вони через DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice, погоджений експорт або інший захищений канал;
- які строк і контактна особа;
- які операції потребують окремого пояснення.
DATEV — це не один формат файлу. PDF, CSV та експорт бухгалтерських проведень виконують різні функції. Погоджений процес запобігає передаванню даних, які неможливо імпортувати.
2. Зберіть усі вихідні рахунки
Підготуйте всі виставлені рахунки, зокрема анульовані й виправлені документи та кредит-ноти. Перевірте безперервність нумерації та поясніть кожну прогалину. Врахуйте продажі через платформи, інтернет-магазини, платіжні сервіси й операції в іноземній валюті.
Для кожної операції мають бути зрозумілими дата, клієнт, сума нетто, ПДВ, загальна сума, строк і статус оплати. Якщо ви застосовуєте німецький режим звільнення малого бізнесу від ПДВ (Kleinunternehmerregelung), чітко це зазначте й не змішуйте без пояснення документи з ПДВ та без нього.
3. Доповніть вхідні документи та витрати
Кожну ділову витрату має підтверджувати читабельний і однозначно пов’язаний обліковий документ або чек. Зберіть рахунки постачальників, чеки, повернення, відрядження, страхування, оренду, зв’язок, програмне забезпечення, рекламу, внески й навчання. Особливо перевірте підписки та портали, звідки документи треба завантажувати вручну.
Рядок у банківській виписці підтверджує платіж, але зазвичай не замінює документа. Позначте змішані витрати, незрозумілі призначення, іноземний ПДВ і покупки, які можуть бути основними засобами.
4. Виконайте зіставлення банківських надходжень із рахунками
Зіставлення банківських надходжень із рахунками пов’язує рахунки та документи з фактичним рухом коштів. Вивантажте повні виписки з усіх бізнес-рахунків, карток, PayPal та інших платіжних сервісів із початковими й кінцевими залишками, комісіями та поверненнями.
Окремо позначте:
- неоплачені вимоги та зобов’язання;
- часткові або групові платежі;
- перекази між власними рахунками;
- особисті внесення й вилучення;
- повернення та зворотні списання;
- комісії, утримані до виплати;
- готівкові операції;
- рухи без документа.
Не видаляйте сумнівні операції. Додайте коротку примітку, щоб податковий консультант визначив правильний облік.
5. Не забудьте касу, активи, позики й договори
Якщо працюєте з готівкою, передайте повний хронологічний касовий звіт. Залишок не може бути від’ємним, а кожний рух має бути документований. Для комп’ютерів, обладнання, меблів, автомобілів та інших довгострокових покупок укажіть дату, ціну, ділове використання й можливу приватну частку.
Додайте нові договори лізингу, позики, оренди або фінансування з графіками погашення та відсотками. Повідомте про субсидії, компенсації, продаж активів, переїзд, припинення діяльності чи зміну правової форми.
6. Працівники та винагороди
Якщо маєте персонал, зберіть договори та зміни, відомості про прийняття й звільнення, облік часу там, де він обов’язковий, відсутності, лікарняні, натуральні виплати й відшкодування. Відокремте зовнішніх підрядників від працівників. Чутливі дані надсилайте лише погодженим захищеним каналом.
7. Правильно зберігайте електронні рахунки
З 1 січня 2025 року німецькі підприємства повинні вміти приймати електронні рахунки; обов’язок приймання стосується і тих, хто застосовує Kleinunternehmerregelung. Поштової скриньки може технічно вистачити для отримання, але електронний оригінал потрібно зберегти повним і читабельним.
Структурований рахунок зберігайте в оригінальному форматі, наприклад XML, а не лише як роздруківку чи знімок екрана. Для гібридних форматів зберігайте компоненти, яких вимагають чинні правила. До архівування не конвертуйте, не перезаписуйте та не перейменовуйте файл неоднозначно.
8. Дотримуйтеся строків зберігання
Строк залежить від виду документа. Зазвичай книги, інвентарні описи, баланси та певні рахунки зберігають десять років; бухгалтерські первинні документи й рахунки — вісім років; інші важливі комерційні чи податкові документи — шість років. Строк переважно починається наприкінці календарного року створення або отримання документа. Незавершені провадження можуть його подовжити.
Не видаляйте файли лише на підставі цього стислого огляду. Уточніть у податкового консультанта категорію, початок строку й можливі призупинення.
9. Підготуйте перевірюване передавання до DATEV
Використовуйте однакові назви, видаліть дублікати й розділіть періоди. Проста структура може містити папки вихідні-рахунки, вхідні-рахунки, банк, каса, персонал, договори та питання. Додайте перелік із кількістю файлів або записів у кожній папці.
Motorica.io допомагає впорядкувати рахунки, документи й платежі, виконати підготовку податкових даних і підготувати експорт DATEV. Пряме передавання всіх документів до DATEV перебуває на стадії бета-тестування або підготовки й поки не є загальнодоступним. Підтвердьте остаточний канал із податковим консультантом.
10. Практичний план на сім днів
За тиждень підтвердьте обсяг і доступи; вивантажте банки та платіжні сервіси; зберіть доходи; доповніть витрати; зіставте платежі; поясніть винятки; потім проведіть остаточну перевірку. Передайте один стабільний пакет. Подальші виправлення чітко позначайте новою версією й описом зміни.
Контрольний список перед зустріччю
- Період, строк, метод і канал погоджено
- Усі вихідні рахунки, анулювання й виправлення зібрано
- Усі вхідні документи та чеки читабельні
- Виписки банків, карток і платіжних сервісів повні
- Відкриті, часткові та групові платежі позначено
- Особисті внесення, вилучення й частки пояснено
- Касу перевірено, від’ємних залишків немає
- Активи, позики, лізинг і договори документовано
- Дані персоналу повні та безпечно передані
- Електронні рахунки збережено в оригінальному форматі
- Дублікати видалено, винятки прокоментовано
- Офіс підтвердив отримання повного пакета
Поширені помилки
Типові проблеми: покладатися лише на банківську виписку, надсилати кілька версій без позначення актуальної, забувати додаткові рахунки, зберігати електронний рахунок тільки як PDF або зображення, змішувати особисті й ділові витрати без пояснення та вважати, що завантаження папки автоматично означає правильний імпорт до DATEV.
Поширені запитання
Чи потрібен власний обліковий запис DATEV?
Не завжди. Це залежить від процесу офісу: він може надати DATEV Unternehmen online, використати Buchungsdatenservice або погодити інший захищений канал.
Чи можна надсилати документи електронною поштою?
Лише якщо офіс це дозволяє і захист даних належний. Для великого обсягу та персональних даних краще використовувати захищений портал.
Що робити, якщо документа немає?
Попросіть дублікат і тимчасово позначте операцію. Самостійно складений замінний документ має бути винятком і не гарантує визнання витрати чи відрахування ПДВ.
Чи потрібно приносити паперові оригінали?
Це залежить від документа й процесу. Не знищуйте оригінали, доки не з’ясовані юридичні вимоги та якість цифрового архіву.
Висновок
Добра підготовка до DATEV — це не величезна папка, а перевірюваний ланцюжок: операція, документ, платіж, класифікація й пояснення. За повних даних, чистого зіставлення та погодженого каналу податковий консультант може аналізувати, а не шукати відсутні документи.
Упорядкуйте документи й підготуйте податкові дані з Motorica
Використані офіційні джерела
- DATEV: цифрова співпраця з податковою консультацією
- DATEV: Datenservices і Buchungsdatenservice
- BMF: запитання про електронні рахунки
- § 147 AO: зберігання документів
- § 257 HGB: зберігання документів
- BMF: GoBD, зміна від 14 липня 2025 року
Редакційна та фактична перевірка: 5 жовтня 2026 року. Норми й індивідуальні обставини можуть змінюватися.