Рахунок для державного замовника в Німеччині — це не звичайний PDF, надісланий на будь-яку електронну адресу. Для багатьох публічних замовлень потрібна XRechnung: структурований XML для автоматичної обробки. Так само важливі правильний Leitweg-ID, визначений канал і технічна валідація.
Цей матеріал пояснює німецькі правила B2G і не замінює договір, юридичну чи податкову консультацію.
Головне коротко
- XRechnung — це XML за EN 16931 і німецькими правилами; звичайний PDF не є XRechnung.
- У вересні 2026 року діє XRechnung 3.0, специфікація 3.0.2 і Bundle KoSIT 3.0.2 від 31 серпня 2026 року. 4.0 — лише попередня версія.
- Для постачальників федеральних органів обов’язок загалом діє з 27 листопада 2020 року. ERechV має винятки, зокрема для певних прямих замовлень до 1 000 євро, але договір усе одно може вимагати е-рахунок.
- Землі й муніципалітети мають різні портали та правила. Перевіряйте документи конкретного одержувача.
- Перехідні строки B2B з 2025 року не скасовують вимог B2G.
Чи кожен орган вимагає XRechnung?
Ні. Для безпосередньої федеральної адміністрації центральним входом є OZG-RE. Землі, громади, університети та публічні компанії можуть мати інші портали, формати й винятки. Огляд KoSIT допомагає, але обов’язковими є замовлення та договір.
§ 3 ERechV охоплює, наприклад, певні прямі замовлення до 1 000 євро, таємні рахунки й окремі закордонні закупівлі. Це не загальний дозвіл на PDF.
Що запросити до виставлення рахунку
- повну назву й розрахункову адресу органу,
- Leitweg-ID або Buyer Reference,
- номер постачальника і замовлення, якщо їх присвоєно,
- посилання на договір, проєкт і замовлення,
- портал і точний канал передавання,
- потрібні електронні адреси продавця та покупця,
- період послуги, умови платежу, банківські реквізити й правила вкладень.
Копіюйте референси без змін: один неправильний символ може зірвати автоматичну маршрутизацію.
Як правильно вказати Leitweg-ID
Leitweg-ID спрямовує документ до відповідального підрозділу. У федеральному рахунку він належить до BT-10 “Buyer reference”. Ідентифікатор надає орган; постачальнику власний Leitweg-ID не потрібен. В одного органу може бути кілька номерів.
Leitweg-ID, номер замовлення і номер постачальника — різні поля. Запис лише у вільному тексті чи PDF часто недостатній.
Обов’язкові дані XRechnung
XML має структуровано містити продавця і покупця з адресами, дату й унікальний номер рахунку, вид і кількість послуги, дату/період виконання, суми нетто, категорії та ставки ПДВ, податок, підсумок і потрібні відомості про звільнення чи reverse charge.
Для федеральних рахунків § 5 ERechV додатково вимагає Leitweg-ID, банківські дані, умови платежу та електронний контакт виставника. Номери постачальника й замовлення додаються, якщо замовник їх повідомив. XRechnung 3.0 також вимагає електронні адреси сторін. Обов’язкові дані не можна залишати лише у вкладенні.
XRechnung, ZUGFeRD і PDF
XRechnung передається як XML у синтаксисі UBL або UN/CEFACT CII. Читабельний вигляд допомагає перевірці, але не є самою XRechnung. ZUGFeRD зазвичай поєднує PDF/A-3 і вбудований XML; орган не зобов’язаний його приймати, навіть якщо профіль відповідає податковим правилам. Звичайний PDF не є структурованим е-рахунком.
XRechnung у Motorica
- Створіть орган як клієнта і заповніть дані одержувача.
- Перенесіть Leitweg-ID, номери замовлення й постачальника.
- Введіть позиції, період послуги, податок, умови платежу і банківський рахунок.
- Перевірте читабельний попередній перегляд.
- Через Е-рахунок експортуйте XRechnung як CII XML; ZUGFeRD використовуйте лише за згодою одержувача.
- Валідуйте XML і надішліть визначеним каналом.
- Збережіть XML, квитанцію, статус і можливу відмову.
Усі мови показують однаковий контрольований кадр Backoffice з повним заголовком і елементами експорту.
Канал, валідація і вкладення
Недостатньо надіслати правильний XML на загальну адресу органу. OZG-RE підтримує вебвведення, завантаження, Peppol і власний email-канал. Адресу та правила надає платформа; вкладення іноді потрібно вбудувати в XML. Інші установи можуть мати інші портали. Тестові файли не надсилають у робочу систему.
Валідація перевіряє XML-схему, EN 16931, правила XRechnung і списки кодів. Використовуйте актуальний bundle. Результат «valid» не підтверджує виконання послуги, ставку податку чи банківський рахунок — окремо звірте замовлення, приймання й суми. Вкладення не замінює структурованих даних.
Передавання і зберігання
Зберігайте надісланий XML без змін разом із часом, каналом, ID транзакції та статусом. Технічне прийняття не означає схвалення змісту чи обіцянку платежу. Після відмови виправте вихідні дані й створіть новий файл.
За німецькими правилами ПДВ рахунки загалом зберігають вісім років від кінця року виставлення; інші норми можуть вимагати довше. Друк XML або лише PDF не замінює електронний оригінал.
Типові помилки
- вважати PDF XRechnung,
- використовувати стару версію чи неправильний портал,
- плутати Leitweg-ID, номери замовлення і постачальника,
- вказувати ID лише в тексті або вкладенні,
- пропускати електронну адресу сторони,
- залишати обов’язкові дані тільки в PDF,
- отримувати різні підсумки через округлення,
- надсилати на загальний email,
- плутати технічне прийняття з оплатою,
- не архівувати XML і підтвердження.
Контрольний список
- Орган і розрахункова адреса правильні
- Актуальний Leitweg-ID указано в BT-10
- Номери замовлення, постачальника, договору й проєкту у правильних полях
- Номер, дата і період послуги заповнені
- Позиції, кількість, одиниці й описи зрозумілі
- Категорії ПДВ, ставки, суми й підсумки збігаються
- Умови платежу, строк і банківський рахунок є
- Електронні адреси обох сторін унесено
- XML перевірено за актуальними правилами XRechnung
- Портал, канал, вкладення й ліміти відповідають замовленню
- Файл і квитанцію буде збережено
Часті запитання
Чи кожне публічне замовлення вимагає XRechnung?
Ні. Це залежить від правової основи, одержувача й договору. Федерація має загальний обов’язок із винятками; реалізація земель і громад відрізняється.
Чи можна надіслати PDF?
Лише якщо дозволяють одержувач і правила. Звичайний PDF не замінює XML.
Постачальнику потрібен власний Leitweg-ID?
Ні. Номер для замовлення надає орган; у федеральному рахунку він записується в BT-10.
Чи приймають органи ZUGFeRD?
Іноді, якщо профіль, зміст і канал відповідають вимогам. Не кожен ZUGFeRD-PDF приймається автоматично.
Яка версія діє у вересні 2026 року?
XRechnung 3.0, специфікація 3.0.2 і bundle від 31 серпня 2026 року. Попередня 4.0 ще не є виробничим стандартом.
«Технічно прийнято» означає оплату?
Ні. Далі йдуть перевірка змісту, зіставлення із замовленням і внутрішнє погодження.
Офіційні джерела і дата
Станом на 16 вересня 2026 року. Першоджерела німецькою.
- KoSIT: XRechnung і версії
- ERechV
- § 14 UStG і § 14b
- FAQ BMF
- OZG-RE для виставників і канали
- FAQ Leitweg-ID і реалізація в землях
Наступний крок
Запитайте Leitweg-ID, референси й канал одразу під час прийняття замовлення. Потім підготуйте рахунок у Motorica, експортуйте XRechnung, перевірте й збережіть із квитанцією.
Матеріал пояснює загальні німецькі вимоги й не є індивідуальною юридичною чи податковою консультацією.