XRechnung і ZUGFeRD — два поширені в Німеччині формати обміну структурованими електронними рахунками. Головна відмінність полягає в контейнері: XRechnung — це чистий XML-файл, а ZUGFeRD поєднує структурований XML із читабельним документом PDF/A-3. Вибір залежить від законодавства, технічних вимог одержувача та погодженого каналу, а не лише від того, чи є одержувач органом влади або компанією.
Цей матеріал пояснює німецькі правила й не замінює індивідуальної юридичної чи податкової консультації.
Коротко
З 1 січня 2025 року е-рахунок у розумінні німецького ПДВ має бути у структурованому електронному форматі, що забезпечує автоматичну обробку. Звичайний PDF тому не є е-рахунком, а вважається «іншим рахунком».
XRechnung — німецька реалізація європейського стандарту EN 16931. Він містить лише структуровані дані та може використовувати XML-синтаксис UBL або UN/CEFACT CII. Формат створено переважно для державного сектору, але його можна застосовувати й у B2B.
ZUGFeRD/Factur-X — гібридний формат: XML вбудовано у PDF/A-3. Людина читає PDF, а бухгалтерська програма обробляє XML. ZUGFeRD і французький Factur-X технічно ідентичні.
На дату перевірки актуальними є XRechnung 3.0 із пакетом 3.0.2 та ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2. ZUGFeRD 2.5.2 чинний із 1 вересня 2026 року.
Головна відмінність
XRechnung — структурований XML. PDF-подання не є частиною формату, тому потрібен переглядач; німецька податкова служба пропонує його через ELSTER.
У ZUGFeRD PDF і XML містяться в одному контейнері PDF/A-3. З 2025 року в разі розбіжностей для оподаткування визначальними є структуровані дані. Обидві частини слід створювати з одного джерела й порівнювати перед надсиланням.
XRechnung не призначений виключно для органів влади, а ZUGFeRD не обмежується B2B. ZUGFeRD загалом можна застосовувати в B2B, B2G і B2C. Однак для державного замовника саме одержувач установлює профіль і канал. Федеральна адміністрація може приймати профіль ZUGFeRD XRECHNUNG як чистий XML; довільного гібридного PDF недостатньо.
Які профілі ZUGFeRD є е-рахунками?
ZUGFeRD має п’ять профілів: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 і EXTENDED. XRECHNUNG є додатковим шостим референсним профілем. Для німецького ПДВ ZUGFeRD від версії 2.0.1 загалом відповідає вимогам, крім профілів MINIMUM і BASIC WL.
EN 16931 часто підходить для звичайних внутрішніх рахунків. BASIC містить менше даних, EXTENDED охоплює додаткові потреби, а XRECHNUNG дотримується німецьких правил. Назва файлу чи логотип не доводять відповідність: XML має фактично відповідати профілю, EN 16931 і бізнес-правилам.
Що діє у 2026 році?
Підприємства, засновані в Німеччині, з 1 січня 2025 року повинні вміти приймати е-рахунки. У B2B може бути достатньо електронної поштової скриньки. Німецькі «Kleinunternehmer» також мають їх приймати, хоча їхні власні послуги звільнено від обов’язку виставляти е-рахунки.
Для виставлення діють перехідні строки. До 31 грудня 2026 року у внутрішньому B2B ще можна використовувати папір або, за згодою одержувача, звичайний PDF. Якщо оборот виставника за попередній рік не перевищував 800 000 євро, така можливість загалом діє до кінця 2027 року. Після відповідного перехідного строку охоплені внутрішні B2B-операції вимагають е-рахунку.
Винятки охоплюють рахунки до 250 євро брутто, транспортні квитки, послуги Kleinunternehmer, багато звільнених від ПДВ операцій і B2C.
Для державних закупівель додатково діють федеральні, земельні та місцеві правила. Федеральна постанова загалом вимагає е-рахунок із 27 листопада 2020 року, крім прямих замовлень до 1 000 євро. Ці правила B2G не є перехідними строками B2B.
Як вибрати й надіслати правильний формат
- Класифікуйте операцію: B2B, B2G або B2C, місце заснування сторін, виняток і перехідний період.
- З’ясуйте вимоги одержувача: формат, профіль, Buyer Reference, Leitweg-ID, номер замовлення та канал.
- Створіть актуальний формат: чинна версія XRechnung і підтримуваний синтаксис або профіль ZUGFeRD, сумісний з EN 16931.
- Внесіть обов’язкові дані у структуровану частину: повні назви й адреси, податковий номер або VAT ID постачальника, дата, унікальний номер, опис і дата послуги, суми нетто, ставка й сума ПДВ або підстава звільнення. Можуть знадобитися додаткові дані.
- Проведіть технічну перевірку: XML-схема, списки кодів, EN 16931 і правила профілю.
- Перевірте зміст: технічна правильність не підтверджує одержувача, податок, підсумки чи банківський рахунок.
- Використайте потрібний канал: e-mail, інтерфейс або портал у B2B; часто портал чи Peppol для влади. Федеральні рахунки можуть вимагати ZRE або OZG-RE.
- Зберігайте структурований оригінал: він має лишатися неушкодженим у первісному форматі. Строк для німецького ПДВ загалом становить вісім років від кінця року виставлення.
Контрольний список
- Операцію та правила B2B/B2G визначено
- Обрано актуальну версію XRechnung або ZUGFeRD
- Використано профіль ZUGFeRD, придатний для е-рахунку
- Обов’язкові дані повні у структурованій частині
- Buyer Reference, Leitweg-ID і замовлення відповідають вимогам
- ПДВ, підсумки, одиниці, платіж і банк перевірено
- XML перевірено за схемою, кодами та правилами
- PDF ZUGFeRD порівняно з XML
- Використано правильний канал і зафіксовано статус
- Структурований оригінал цілісний і машинозчитуваний
Типові помилки
Вважати звичайний PDF е-рахунком: він не містить структурованих даних і з 2025 року є «іншим рахунком».
Правило «XRechnung для влади, ZUGFeRD для B2B»: обидва формати мають ширше застосування; прийняття визначає одержувач.
Використовувати MINIMUM або BASIC WL без перевірки: ці профілі не відповідають німецьким вимогам ПДВ до е-рахунку.
Розбіжність PDF і XML: у ZUGFeRD переважає XML. Правильний на вигляд PDF не виправляє помилковий XML.
Завжди вимагати кваліфікований підпис: це один зі способів гарантувати автентичність і цілісність, а не загальний обов’язок. Достатнім може бути надійний внутрішній аудиторський слід.
Архівувати лише PDF: структуровану частину треба зберігати цілісною; додаткова податкова інформація в PDF також зберігається.
Поширені запитання
Чи XRechnung завжди є XML?
Так. Він передається в дозволеному XML-синтаксисі, наприклад UBL або CII. Створений PDF — лише візуалізація.
Чи кожен ZUGFeRD є е-рахунком?
Ні. Важливі версія, профіль і фактична відповідність. Міністерство фінансів загалом визнає ZUGFeRD від 2.0.1, але виключає MINIMUM і BASIC WL.
Чи потрібен Leitweg-ID у B2B?
Зазвичай ні. Він адресує рахунки німецьким державним органам. У B2B поле BT-10 може містити інший Buyer Reference відповідно до вимог одержувача.
Чи потрібно підписувати е-рахунок електронно?
Не завжди. Походження, цілісність і читабельність треба гарантувати, але кваліфікований підпис — лише один із методів.
Чи достатньо технічної валідації?
Ні. Вона знаходить помилки формату, але не підтверджує послугу, ПДВ, одержувача чи банківський рахунок.
Як довго зберігати е-рахунок?
Загалом вісім років для німецького ПДВ. Структурована частина має лишатися цілісною, доступною та придатною до обробки.
Висновок
XRechnung — чистий структурований XML; ZUGFeRD поєднує XML і PDF/A-3. Обидва можуть відповідати вимогам, якщо узгоджені версія, профіль, обов’язкові дані й інструкції одержувача. Валідація, перевірка змісту та архівування оригіналу запобігають більшості відмов.
Наступний крок
До першого реального е-рахунку узгодьте з одержувачем формат, посилання та канал. Рахунки, пропозиції й документи можна централізовано впорядковувати в Motorica.io.
Джерела та дата перевірки
Перевірено 14 вересня 2026 року
- Міністерство фінансів Німеччини: FAQ про е-рахунок
- Закон Німеччини про ПДВ, § 14
- Закон Німеччини про ПДВ, § 14b
- Федеральна постанова про е-рахунки
- KoSIT: версії та пакети XRechnung
- KoSIT: FAQ XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- Міністерство фінансів: зміни GoBD
Стаття є загальним оглядом німецьких правил і не замінює індивідуальної юридичної чи податкової консультації.