Ein Termin bei der Steuerberatung wird nicht dadurch effizient, dass möglichst viele Dateien in einen Ordner gelegt werden. Entscheidend ist, dass Belege, Zahlungen und besondere Geschäftsvorfälle vollständig, nachvollziehbar und im vereinbarten Format vorliegen. „DATEV-Vorbereitung“ bedeutet deshalb zuerst: den Ablauf mit der Kanzlei klären und danach genau die Daten liefern, die sie tatsächlich weiterverarbeiten kann.
Dieser Leitfaden hilft Selbstständigen und kleinen Betrieben, die laufende Buchführung, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder den Jahresabschluss vorzubereiten. Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, entscheidet die Steuerkanzlei.
Kurz erklärt: Was sollte vor dem Termin fertig sein?
Vor dem Gespräch sollten Sie den Zeitraum festlegen, alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben erfassen, Zahlungen den zugehörigen Rechnungen zuordnen und offene Fragen markieren. Zusätzlich gehören Bank- und Zahlungsdienstleisterdaten, Kassenunterlagen, Verträge, Anlagegüter und gegebenenfalls Lohndaten in die Vorbereitung.
Wichtig: DATEV ist kein einzelnes Dateiformat. Kanzleien arbeiten zum Beispiel mit DATEV Unternehmen online, dem Buchungsdatenservice, weiteren DATEV-Datenservices oder dateibasierten Importen. Fragen Sie deshalb vor dem Export, welchen Übertragungsweg, welchen Zeitraum und welche Zusatzangaben Ihre Kanzlei erwartet.
1. Zuerst den Auftrag und den Zeitraum klären
„Termin beim Steuerberater“ kann sehr Unterschiedliches bedeuten: laufende Finanzbuchführung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung oder Lohnabrechnung. Die Unterlagenliste richtet sich nach dem Auftrag.
Klären Sie möglichst vorab:
- Welcher Zeitraum wird bearbeitet und bis zu welchem Stichtag müssen Unterlagen vorliegen?
- Soll die Kanzlei selbst buchen oder bereits vorbereitete Buchungsdaten übernehmen?
- Nutzt die Kanzlei DATEV Unternehmen online, einen DATEV-Datenservice oder einen Dateiimport?
- Werden Belegbilder, strukturierte Rechnungsdaten, Buchungssätze oder nur Auswertungen benötigt?
- Welche Kontenrahmen-, Kostenstellen- oder Steuerschlüsselvorgaben gelten?
- Wie sollen Rückfragen und fehlende Belege gekennzeichnet werden?
Damit vermeiden Sie doppelte Arbeit. Ein PDF-Ordner kann für eine Kanzlei passend sein, während eine andere strukturierte Daten mit Belegverknüpfungen erwartet.
2. Ausgangsrechnungen vollständig bereitstellen
Sammeln Sie alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums, einschließlich Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum, Kunde, Netto- und Steuerbetrag sowie Zahlungsstatus. Dazu gehören auch:
- Storno- und Korrekturrechnungen,
- Gutschriften und Preisnachlässe,
- Anzahlungs- und Schlussrechnungen,
- innergemeinschaftliche oder sonstige grenzüberschreitende Umsätze,
- steuerfreie Umsätze und Reverse-Charge-Fälle,
- Forderungen, die am Periodenende noch offen sind.
Löschen oder überschreiben Sie eine bereits versandte Rechnung nicht. Eine nachvollziehbare Korrektur ist für die Buchführung wertvoller als eine nachträglich „saubere“ Datei ohne Änderungshistorie.
3. Eingangsrechnungen und sonstige Belege ordnen
Zu jeder betrieblichen Ausgabe gehört ein geeigneter Beleg. Sammeln Sie Eingangsrechnungen, Kassenbons, Quittungen, Gebührenabrechnungen und andere buchungsrelevante Nachweise. Prüfen Sie, ob Aussteller, Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag und – soweit erforderlich – Umsatzsteuerangaben lesbar sind.
Besonders oft fehlen:
- digital eingegangene Rechnungen aus E-Mail-Postfächern oder Kundenportalen,
- Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Online-Marktplätzen,
- wiederkehrende Software-, Telefon- und Versicherungsrechnungen,
- Bewirtungs-, Reise-, Fahrzeug- und Fortbildungsbelege,
- Zoll- und Einfuhrunterlagen,
- Belege für gemischt privat und betrieblich genutzte Ausgaben.
Reichen Sie bei gemischter Nutzung nicht nur den Gesamtbetrag ein. Notieren Sie den betrieblichen Anteil und die Berechnungsgrundlage. Die steuerliche Beurteilung übernimmt die Kanzlei.
4. Zahlungen mit Rechnungen abgleichen
Eine Rechnung belegt den Geschäftsvorfall; ein Kontoauszug belegt die Zahlung. Für eine saubere Buchführung werden in der Regel beide Informationen benötigt. Stellen Sie deshalb für den betreffenden Zeitraum bereit:
- vollständige Geschäftskontoauszüge,
- Kreditkartenabrechnungen,
- PayPal-, Stripe-, Klarna-, Amazon- oder vergleichbare Zahlungsdienstleisterberichte,
- Informationen zu Gebühren, Rückerstattungen und Zahlungsdifferenzen,
- Kennzeichnungen für private Einlagen und Entnahmen,
- eine Liste ungeklärter oder noch offener Zahlungen.
Führen Sie einen Zahlungsabgleich durch: Stimmen Anfangs- und Endbestand, fehlen Tage oder Auszüge, sind Sammelzahlungen aufgeschlüsselt und lassen sich Zahlungen den Rechnungen zuordnen? Screenshots einzelner Umsätze sind kein Ersatz für vollständige Auszüge oder exportierbare Transaktionsdaten.
5. Kasse, Anlagegüter und Verträge nicht vergessen
Wenn Sie Bargeld annehmen oder ausgeben, benötigt die Kanzlei die vereinbarten Kassenunterlagen. Je nach Betrieb können dazu Kassenbuch, Kassenberichte, Z-Bons, Protokolle und Kassendatenexporte gehören. Erfassen Sie Barvorgänge zeitnah und verändern Sie abgeschlossene Aufzeichnungen nicht ohne dokumentierte Korrektur.
Für länger nutzbare Anschaffungen wie Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, Computer oder Geschäftsausstattung sammeln Sie Rechnung, Zahlungsnachweis, Anschaffungsdatum und Angaben zur Nutzung. Leasing- und Finanzierungsverträge, Darlehen, Miet- und Versicherungsverträge sowie größere Vorauszahlungen können ebenfalls relevant sein.
Melden Sie außerdem außergewöhnliche Vorgänge ausdrücklich, etwa Betriebsaufgabe, Fahrzeugverkauf, größere Forderungsausfälle, Entschädigungen, Fördermittel oder private Nutzung betrieblicher Gegenstände. Solche Fälle sind in einer Belegmenge leicht zu übersehen.
6. Personal- und Lohndaten nur vollständig übergeben
Beschäftigen Sie Mitarbeitende, klären Sie mit der Lohnstelle den monatlichen Annahmeschluss. Benötigt werden je nach Fall Stammdaten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Ein- und Austritte, variable Vergütungen, Sachbezüge, Reisekosten und Änderungen bei Bank- oder Sozialversicherungsdaten. Übermitteln Sie besonders schützenswerte Personaldaten nur über den von der Kanzlei vorgesehenen sicheren Kanal.
Vermischen Sie Lohnunterlagen nicht unkommentiert mit der Finanzbuchführung. Kennzeichnen Sie Zeitraum, Person und Art der Änderung eindeutig.
7. E-Rechnungen und digitale Originale richtig behandeln
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dies gilt grundsätzlich auch bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Für den Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Eine E-Rechnung ist jedoch nicht bloß ein PDF, sondern enthält strukturierte Daten in einem zulässigen Format.
Bewahren Sie eine empfangene E-Rechnung in ihrer ursprünglichen elektronischen Form auf. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich; eine sichtbare PDF-Darstellung allein ersetzt die Originaldaten nicht. Speichern Sie auch relevante Anhänge und sorgen Sie dafür, dass Dateien während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar bleiben.
Die GoBD verlangen nachvollziehbare, nachprüfbare, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Ein ungeordneter Download kurz vor dem Termin erfüllt diese Ziele schlechter als ein laufender, dokumentierter Prozess.
8. Aufbewahrungsfristen richtig einordnen
Nach § 147 AO sind Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen fallen grundsätzlich unter eine zehnjährige Frist; andere steuerlich relevante Unterlagen können sechs Jahre aufzubewahren sein. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden beziehungsweise der Abschluss erstellt wurde.
Löschen Sie Unterlagen nicht allein, weil eine Standardfrist rechnerisch abgelaufen scheint. Bei laufenden Prüfungen, offenen Steuerfestsetzungen oder anderen gesetzlichen Pflichten kann eine längere Aufbewahrung nötig sein. Klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Kanzlei.
9. DATEV-Übergabe vorbereiten: Diese Fragen gehören auf die Liste
Bitten Sie Ihre Kanzlei um eine kurze Übergabespezifikation. Praktisch sind Antworten auf folgende Fragen:
- Welche DATEV-Anwendung oder welcher Datenservice wird genutzt?
- Benötigt die Kanzlei Belegbilder, Rechnungsdaten, Buchungssätze, Stammdaten oder alles zusammen?
- Welche Berater- und Mandantennummern beziehungsweise Bestände gelten?
- Werden SKR03, SKR04 oder ein individueller Kontenrahmen und welche Kostenstellen verwendet?
- Wie werden Beleglinks, Rechnungsnummern und Zahlungsinformationen zugeordnet?
- Welches Dateiformat, welche Zeichenkodierung und welches Datumsformat werden erwartet?
- Soll die Kanzlei unklare Fälle buchen, zurückstellen oder in einer Rückfragenliste sammeln?
Motorica kann Rechnungen, Belege und Zahlungsinformationen organisieren und Daten für die Steuerberatung beziehungsweise DATEV-Exporte vorbereiten. Die direkte Übertragung aller Dokumente an DATEV befindet sich in einer Beta- und Vorbereitungsphase und ist nicht allgemein freigeschaltet. Stimmen Sie den tatsächlichen Übergabeweg daher immer mit Ihrer Kanzlei ab.
10. Ein praxistauglicher Ablauf in sieben Tagen
Sieben Tage vorher: Auftrag, Zeitraum und Übertragungsweg bestätigen. Zugänge und Berechtigungen testen.
Fünf Tage vorher: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, E-Rechnungen und sonstige Belege vollständig sammeln.
Vier Tage vorher: Bank, Kreditkarte, Kasse und Zahlungsdienstleister abstimmen. Fehlende Zeiträume ergänzen.
Drei Tage vorher: Anlagegüter, Verträge, Auslandsfälle, private Anteile und außergewöhnliche Vorgänge kennzeichnen.
Zwei Tage vorher: Daten im vereinbarten Format exportieren und stichprobenartig prüfen: Öffnen sich Belege, stimmen Summen und Zeitraum, funktionieren Beleglinks?
Einen Tag vorher: Eine kurze Rückfragenliste senden. Darin nur Sachverhalte beschreiben, nicht selbst steuerlich „lösen“.
Im Termin: Zuständigkeiten, Fristen und den nächsten monatlichen Übergabetermin festhalten.
Checkliste für die Übergabe
- Auftrag, Zeitraum und Abgabefrist mit der Kanzlei bestätigt
- Alle Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Korrekturen erfasst
- Alle Eingangsrechnungen und sonstigen Belege vollständig
- E-Rechnungen im ursprünglichen strukturierten Format gespeichert
- Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsdienstleisterdaten vollständig
- Zahlungen den Rechnungen zugeordnet; offene Fälle markiert
- Kassenunterlagen und Bargeldvorgänge abgestimmt
- Anlagegüter, Verträge und Finanzierungen gekennzeichnet
- Private Einlagen, Entnahmen und gemischte Ausgaben erläutert
- Auslands-, Reverse-Charge- und außergewöhnliche Fälle aufgelistet
- Lohndaten vollständig und sicher bereitgestellt, falls relevant
- DATEV-Übertragungsweg und Importvorgaben getestet
Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Nur Belege, aber keine Zahlungsdaten: Kontoauszüge und Zahlungsdienstleisterberichte ergänzen und den Zahlungsabgleich dokumentieren.
„DATEV-CSV“ ohne Abstimmung exportieren: Vorher klären, welcher DATEV-Import und welche Felder tatsächlich benötigt werden.
E-Rechnung nur als PDF speichern: Die ursprüngliche strukturierte Datei aufbewahren und weitergeben.
Fehlende Belege durch erfundene Angaben ersetzen: Den Vorgang markieren und mit der Kanzlei besprechen. Eigenbelege kommen nur in eng begrenzten Fällen in Betracht.
Private und betriebliche Zahlungen vermischen: Einlagen, Entnahmen und gemischte Nutzung transparent kennzeichnen.
Ungeklärte Sachverhalte verstecken: Eine kurze Rückfragenliste spart meist mehr Zeit als stillschweigende Annahmen.
Häufige Fragen
Brauche ich vor dem Termin ein eigenes DATEV-Konto?
Nicht immer. Das hängt vom Arbeitsmodell der Kanzlei ab. Bei DATEV Unternehmen online oder bestimmten Datenservices werden Bestand, Rechte und Zugang gemeinsam mit der Kanzlei eingerichtet. Fragen Sie vorab, welche Lösung sie nutzt.
Reichen Kontoauszüge ohne Rechnungen?
In der Regel nicht. Ein Kontoauszug zeigt die Zahlung, ersetzt aber meist nicht den zugrunde liegenden Beleg und dessen steuerlich relevante Angaben.
Soll ich Papierbelege im Original mitbringen?
Folgen Sie dem Prozess Ihrer Kanzlei. Bei digitaler Zusammenarbeit werden Papierbelege häufig lesbar und vollständig digitalisiert. Bewahren Sie aufbewahrungspflichtige Originale beziehungsweise die maßgeblichen digitalen Originaldateien regelkonform auf.
Was mache ich mit einer fehlenden Rechnung?
Fordern Sie zunächst eine Zweitschrift oder einen erneuten Download beim Aussteller an. Bleibt der Beleg unauffindbar, dokumentieren Sie Zahlung, Anlass und Empfänger und besprechen Sie mit der Kanzlei, welcher Nachweis akzeptabel ist.
Muss ich vor dem Termin alle Konten selbst buchen?
Nur wenn dies ausdrücklich vereinbart ist. Viele Kanzleien übernehmen die Kontierung. Wichtiger sind vollständige Belege, klare Zahlungszuordnungen und nachvollziehbare Hinweise.
Kann ich Unterlagen per normaler E-Mail senden?
Nutzen Sie den von der Kanzlei vorgesehenen sicheren Übertragungsweg. Steuer-, Bank- und Personaldaten gehören nicht ungeschützt in beliebige E-Mail-Verteiler.
Fazit
Eine gute DATEV-Vorbereitung ist kein einmaliger Export, sondern ein abgestimmter Prozess: vollständige Belege, vollständige Zahlungsdaten, klare Sonderfälle und ein technisch passender Übertragungsweg. Wer diese vier Punkte vorbereitet, reduziert Rückfragen und schafft eine belastbare Grundlage für die Arbeit der Steuerkanzlei.
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Quellen und Stand
Stand: 5. Oktober 2026
- DATEV – digitale Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
- DATEV – Datenservices einrichten
- BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen
- BMF – GoBD, zweite Änderung vom 14. Juli 2025
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Unternehmensberatung. Maßgeblich sind der konkrete Sachverhalt und die Anforderungen Ihrer Steuerkanzlei.