E-račun u Njemačkoj: što mala poduzeća trebaju pripremiti?

Od 1. siječnja 2025. u Njemačkoj vrijede nova pravila za elektroničke račune. Važno je razlikovati primanje i izdavanje: poduzeća već moraju moći primati e-račune, dok za izdavanje još postoje prijelazna razdoblja. Ovaj vodič opisuje stanje na dan 14. rujna 2026. i razlikuje malo poduzeće od njemačkog poreznog statusa “Kleinunternehmer” prema § 19 UStG-a.

1. Na koje se račune odnosi novo pravilo?

Njemačka obveza e-računa u sustavu PDV-a u pravilu se odnosi na usluge i isporuke između poduzetnika ako su i isporučitelj i primatelj poslovno nastanjeni u Njemačkoj te postoji porezna obveza izdavanja računa. Riječ je prvenstveno o domaćim B2B transakcijama.

Računi privatnim potrošačima nisu obuhvaćeni tom B2B obvezom. Ako jedna strana nije nastanjena u Njemačkoj, domaća obveza ne primjenjuje se automatski. Za javne naručitelje mogu vrijediti zasebna B2G pravila.

Sama veličina poduzeća nije presudna. Malo poduzeće može biti obuhvaćeno, dok Kleinunternehmer u posebnom njemačkom poreznom smislu može koristiti iznimku pri izdavanju.

2. Koji rokovi vrijede 2026., 2027. i 2028.?

Raspored prema § 27 st. 38 UStG-a:

• Od 1. siječnja 2025.: svi domaći poduzetnici moraju moći primati e-račune, uključujući Kleinunternehmer.
• Do 31. prosinca 2026.: svaki izdavatelj još može koristiti papirnate račune za domaće B2B transakcije. Običan PDF ili drugi nestrukturirani elektronički format moguć je uz suglasnost primatelja.
• Tijekom 2027.: prijelaz traje za izdavatelje čiji ukupni promet u prethodnoj kalendarskoj godini nije prelazio 800.000 eura. Za druge obuhvaćene izdavatelje e-račun u pravilu postaje obvezan.
• Od 1. siječnja 2028.: obuhvaćeni domaći B2B računi u pravilu se moraju izdavati kao e-računi. Zakonske iznimke ostaju.

Granica od 800.000 eura samo odgađa početak obveze izdavanja u 2027. Nije opća granica koja ukida obvezu primanja u 2025. ili 2026.

3. Koje su iznimke važne malim poduzećima?

Ne mora svaki račun biti e-račun. Drugi oblik i dalje je moguć, osobito za:

• usluge privatnim potrošačima,
• račune do 250 eura bruto,
• prijevozne karte koje vrijede kao račun,
• mnoge transakcije oslobođene PDV-a prema § 4 točkama 8–29 UStG-a,
• usluge koje pruža Kleinunternehmer prema § 19 UStG-a.

Iznimka za izdavanje Kleinunternehmera propisana je u § 34a UStDV-a. Ipak, od 2025. mora moći primati e-račune. Prelaskom na redovno oporezivanje može nastati i obveza izdavanja.

4. Što je e-račun, a što nije?

Prema § 14 UStG-a, e-račun je račun u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje elektroničku obradu. Od 2025. običan PDF, skenirani dokument ili fotografija samo je “drugi račun”, a ne e-račun u zakonskom smislu.

Uobičajeni dopušteni formati:

• XRechnung: strukturirana XML datoteka bez ugrađene PDF slike,
• ZUGFeRD: čitljiv PDF s ugrađenim strukturiranim XML podacima; odgovarajući profili od verzije 2.0.1 ispunjavaju uvjete, osim MINIMUM i BASIC-WL,
• drugi dogovoreni formati ako se obvezni PDV podaci mogu ispravno i potpuno izdvojiti.

Tehnička validacija nije uvijek uvjet poreznog priznavanja, ali pomaže otkriti pogreške prije slanja.

5. Odmah uredite pouzdano primanje

Za zakonsku mogućnost primanja načelno je dovoljan sandučić e-pošte. U praksi treba:

1. Odrediti stalnu adresu, primjerice rechnung@unternehmen.de.
2. Obavijestiti dobavljače i nadzirati spam i karantenu.
3. Odrediti tko provjerava, odobrava i knjiži XML datoteke.
4. Testirati XRechnung i ZUGFeRD u pregledniku; porezna uprava nudi ELSTER preglednik.
5. Sačuvati izvornu primljenu datoteku i povezati je s narudžbom, odobrenjem i plaćanjem.

B2B zakon ne propisuje jedan kanal prijenosa. Mogući su e-pošta, sučelje, portal ili drugi dogovoreni put. Ne postoji opća obveza traženja formalne potvrde primitka za svaki e-račun.

6. Pripremite izdavanje i matične podatke

Čak i ako 2026. koristite prijelazno pravilo, provedite test. Provjerite izrađuje li program XRechnung ili odgovarajući ZUGFeRD profil te nalaze li se svi obvezni podaci u strukturiranom dijelu. Ovisno o slučaju to su nazivi i adrese, porezni broj ili PDV ID, datum, jedinstveni broj računa, vrsta i datum isporuke, neto iznosi, stopa i iznos poreza ili napomena o oslobođenju.

Zabilježite i željene kanale poslovnih kupaca. Leitweg-ID u običnom B2B-u uglavnom nije potreban; važan je prvenstveno za javna tijela. Testirajte razmjenu s važnim kupcima prije roka.

7. Čuvajte račune osam godina

Računi se prema § 14b UStG-a čuvaju osam godina. Razdoblje počinje na kraju kalendarske godine u kojoj je račun izdan.

Najmanje strukturirani dio e-računa mora ostati neoštećen u izvornom obliku. XRechnung se zato ne smije čuvati samo kao prikaz na zaslonu ili ispisani PDF. Kod ZUGFeRD-a odlučuju ugrađeni strukturirani podaci; ako se XML razlikuje od vizualnog dijela, strukturirani dio u pravilu ima prednost. Pristupi, izmjene i obrada trebaju biti sljedivi.

8. Posebno provjerite javni sektor i inozemstvo

Porezna B2B obveza ne zamjenjuje pravila za javne naručitelje. Savezna, pokrajinska i lokalna tijela mogu zahtijevati portal, Leitweg-ID, pragove i lokalna pravila. Provjerite dokumente narudžbe i E-Rechnung Bund.

Ne primjenjujte automatski domaće pravilo na prekogranične transakcije. Mogu vrijediti druga pravila PDV-a, posebni podaci i strani zahtjevi. Takve slučajeve provjerite zasebno, po potrebi s poreznim savjetnikom.

9. Praktičan plan za 30 dana

• 1. tjedan: utvrdite redovni PDV ili status Kleinunternehmer, B2B transakcije i relevantan rok.
• 2. tjedan: postavite sandučić, odgovornosti, preglednik i nepromijenjeno čuvanje izvornih datoteka.
• 3. tjedan: uredite podatke tvrtke i kupaca te izradite probni XRechnung i ZUGFeRD.
• 4. tjedan: validirajte datoteke, uskladite postupak s računovodstvom ili savjetnikom i testirajte razmjenu s dobavljačem i kupcem.

Ukratko dokumentirajte primitak, provjeru, ispravak, odobrenje, plaćanje i arhiviranje kako postupak ne bi ovisio o jednoj osobi.

10. Izbjegnite česte pogreške

• “Mali smo, pa se to na nas ne odnosi.” Malo poduzeće nije isto što i Kleinunternehmer prema § 19 UStG-a.
• “Naš PDF već je e-račun.” Bez strukturiranih strojno čitljivih podataka to je drugi račun.
• “Možemo čekati do 2028.” Primanje je potrebno od 2025.; za veće izdavatelje izdavanje može postati obvezno 2027.
• “Dovoljno je sačuvati vidljivi PDF.” Izvorni strukturirani dio mora se čuvati.
• “XRechnung je samo za tijela vlasti.” Može se koristiti i u B2B-u; B2G donosi dodatna pravila.
• “Program automatski ispravno sastavlja svaki račun.” Provjera formata ne zamjenjuje točne poslovne, uslužne i porezne podatke.

Motorica podržava izradu XRechnung i ZUGFeRD računa te organizaciju podataka i arhive. Razvrstavanje konkretne transakcije ostaje odgovornost poduzeća i, prema potrebi, poreznog savjetnika.

Izvori i stručna napomena

Glavni izvori: FAQ Saveznog ministarstva financija, ožujak 2026., dopis BMF-a od 15. listopada 2025., § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG i § 34a UStDV.

Stanje 14.09.2026. Članak pruža opće informacije o njemačkim pravilima i nije porezni ni pravni savjet. Konkretan slučaj i kasnije promjene provjerite s kvalificiranim stručnjakom ili nadležnim tijelom.