Na računu malog poduzetnika mora biti jasno tko kome obračunava koje proizvode ili usluge i po kojoj cijeni. Za transakciju oslobođenu PDV-a prema § 19 UStG ne iskazuje se PDV zasebno, nego se navodi napomena o oslobođenju. Ovaj vodič objašnjava zahtjeve za uobičajene domaće transakcije u Njemačkoj i donosi primjer računa koji možete prilagoditi.
Ukratko objašnjeno
Od 2025. § 34a UStDV propisuje pojednostavnjene zahtjeve za račune malih poduzetnika za transakcije oslobođene PDV-a. PDV identifikacijski broj nije obvezan: porezni broj Steuernummer koji dodjeljuje njemačka porezna uprava dopuštena je alternativa. Broj računa i datum usluge ne ulaze u taj poseban minimalni popis, ali su korisni za pregledno knjigovodstvo.
Njemački režim oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung) odnosi se na PDV, a nije pravni oblik ni oslobođenje od svih poreza. Za poduzetnike sa sjedištem u Njemačkoj relevantni promet u pravilu ne smije premašiti 25.000 eura u prethodnoj i 100.000 eura u tekućoj kalendarskoj godini. Važan je promet, a ne dobit. Već cijela transakcija kojom se prelazi tekući prag više nije oslobođena prema § 19 UStG. U godini početka poslovanja primjenjuje se prag od 25.000 eura. Tko se valjano odrekao režima primjenjuje redovna pravila PDV-a.
Sljedeći zahtjevi odnose se na račune za transakcije koje su stvarno oslobođene prema § 19 UStG. Za međunarodne transakcije, prijenos porezne obveze (Reverse Charge) ili račune javnim naručiteljima provjerite dodatna pravila.
Korak po korak
1. Unesite zakonske podatke
Prema § 34a UStDV, takva račun mora sadržavati najmanje:
- Vaše puno ime ili naziv i potpuna adresa te puno ime ili naziv i potpuna adresa primatelja. Za poduzetnika pojedinca sam trgovački naziv nije dovoljan.
- Steuernummer koji dodjeljuje njemačka porezna uprava, PDV identifikacijski broj (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ili identifikacijski broj malog poduzetnika (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer). Dovoljan je jedan od tih brojeva. Osobni porezni identifikacijski broj ne zamjenjuje poslovni Steuernummer.
- Datum izdavanja računa.
- Količina i vrsta isporučenih artikala ili opseg i vrsta pružene usluge. Sama "usluga" obično je previše neprecizna; “Dizajniranje logotipa uključujući dva kruga ispravaka” je razumljivo.
- Naknada za isporuku ili uslugu u jednom iznosu, kao i napomena da se oslobođenje od plaćanja poreza odnosi na mala poduzeća u skladu s Odjeljkom 19 UStG.
- Oznaku „Gutschrift” ako račun prema dogovorenom postupku samoizdavanja izdaje kupac ili treća osoba koju je ovlastio. Riječ je o izdavanju računa od strane kupca, a ne o ispravku prethodnog računa.
Posebna pojednostavnjenja iz §§ 33 i 34 UStDV i dalje vrijede za račune do 250 eura i putne karte. Predložak s potpunim podacima koristan je i za male iznose.
2. Dodajte referencu na § 19 UStG
Moguća formulacija je:
Za ovu uslugu primjenjuje se oslobođenje malih poduzetnika od PDV-a prema § 19 UStG.
Značenje mora biti jasno; nije potrebna posebna formulacija. Nemojte koristiti poziciju PDV-a od 7 ili 19 posto. "0% PDV-a" također je neprikladan kao deklaracija jer brka izuzeće za mala poduzeća s nultom stopom poreza. Pokažite ukupni iznos koji treba platiti i dodajte bilješku o izuzeću.
Ako ipak zasebno iskažete PDV, prema § 14c UStG može nastati obveza njegove uplate. Ako uočite pogrešku, pravodobno dogovorite ispravak s poreznim savjetnikom. Poslovni kupac ne može odbiti pretporez iz pravilno izdanog računa malog poduzetnika jer PDV nije obračunan.
3. Koristite značajne dodatne informacije
Jedinstveni broj računa, datum ili razdoblje usluge, broj kupca, dogovoreni rok plaćanja i bankovni podaci olakšavaju povezivanje dokumenata i uplatu. Ne pripadaju posebnom minimumu iz § 34a UStDV. Ostale zakonske obveze, primjerice podaci društva u poslovnim dopisima, i ugovorne odredbe i dalje vrijede.
Dodijelite brojeve računa prema razumljivom sustavu, na primjer 2026-0042. Opišite usluge na način da ih kupac može pridružiti narudžbi. Ako ima više artikala, količina, pojedinačna cijena i ukupna vrijednost trebaju se matematički podudarati.
4. Praktičan primjer računa malog poduzetnika
Sljedeća imena i adrese su izmišljeni. Zamijenite rezervirana mjesta svojim stvarnim podacima. Ovdje su navedeni broj, datum usluge i rok plaćanja kao korisne dodatne informacije.
Račun broj 2026-0042
Izdavatelj: Lara Beispiel · Grafički dizajn · Musterstraße 10 · 10115 Berlin
Porezni broj: [vaš porezni broj tvrtke]
Primatelj: Max Muster · Beispielweg 5 · 10117 Berlin
Datum računa: 5. listopada 2026
Datum usluge: 30. rujna 2026
Usluga: Dizajn logotipa s dva kruga korekcija
Količina: 1 ·Cijena: 450,00 EUR
Iznos računa: 450,00 EUR
Za ovu uslugu primjenjuje se oslobođenje malih poduzetnika od PDV-a prema § 19 UStG.
Molimo uplatite 450,00 EUR do 19.10.2026. na dogovoreni bankovni račun: [vlasnik računa i IBAN]. U opis plaćanja unesite 2026-0042.
Neće se dodavati PDV. Kupac plaća ukupno 450,00 eura. Uzorak odgovara jednostavnoj usluzi koja je u Njemačkoj oslobođena poreza; to nije predložak koji odgovara svima za prekogranične ili druge specifične transakcije.
5. Odaberite odgovarajući format računa
Za transakcije oslobođene prema § 19 UStG mali poduzetnici na temelju § 34a UStDV i dalje mogu izdavati nestrukturirane račune („sonstige Rechnung”), primjerice na papiru ili kao običan PDF. Za elektroničko slanje takvog PDF računa potrebna je suglasnost primatelja, koja može proizlaziti i iz njegova ponašanja. Ta iznimka od obveze izdavanja strukturiranih e-računa nije samo prijelazno pravilo za 2026.
Od 1. siječnja 2025. i domaći mali poduzetnici moraju moći primati e-račune za svoje poslovne kupnje. Za to je uglavnom dovoljan pretinac e-pošte. Jednostavan PDF nije strukturirani e-račun. Uobičajeni formati su XRechnung i odgovarajući ZUGFeRD profili. Provjerite možete li čitati, pregledavati i zadržati strukturirane podatke.
Za račune za javne naručitelje mogu se primjenjivati neovisne specifikacije e-računa. Ako prijeđete na standardno oporezivanje, morate preispitati važeće zahtjeve, uključujući moguća prijelazna razdoblja.
6. Pošaljite i pohranite na sljedivi način
Kopije izdanih računa i primljene račune u pravilu čuvajte osam godina. Rok prema § 14b UStG počinje krajem kalendarske godine u kojoj je račun izdan. Za račun iz listopada 2026. u pravilu završava 31. prosinca 2034. Porezno važne okolnosti mogu zahtijevati dulje čuvanje.
Digitalni računi moraju ostati čitljivi i provjerljivi tijekom cijelog roka čuvanja. Posebno se strukturirani dio e-računa mora sačuvati neizmijenjen u izvornom obliku; sam ispis na papiru nije dovoljan. Povežite račun, narudžbu i uplatu te dokumentirajte naknadne ispravke umjesto neprimjetnog prepisivanja već poslane verzije.
Kontrolni popis
- Usluga je zapravo oslobođena poreza prema Odjeljku 19 UStG-a.
- Imena i adrese obiju strana su potpuni.
- Naveden je važeći porezni broj izdavatelja.
- Datum računa, opis usluge i ukupni iznos su točni.
- Uključena je referenca na izuzeće za mala poduzeća.
- PDV nije prikazan zasebno.
- Korisne dodatne informacije kao što su broj računa i datum plaćanja su provjerene.
- Razjašnjeni su format dostave, skladištenje i sva posebna pravila.
Tipične greške
- Smatrati PDV broj obveznim:Porezni broj tvrtke je dopuštena alternativa. Ne čekajte bespotrebno PDV ID ako već imate odgovarajući porezni broj.
- Koristiti predložak koji obračunava PDV:Zajedno provjerite stavke PDV-a, zbrojeve i napomene. Napomena o oslobođenju ne uklanja automatski posljedice pogrešnog iskazivanja PDV-a.
- Sve male poduzetnike tretirati jednako:Kleinunternehmerregelung i Kleingewerbe su različiti pojmovi. Vaš status PDV-a ključan je za određenu uslugu.
- Neprecizne usluge ili nedostaju podaci o primatelju:Zatražite točne podatke i izdajte ispravak koji se može pratiti. Formalna pogreška računa ne ukida automatski pravo na naplatu predmetne transakcije.
Često postavljana pitanja
Trebam li apsolutno uzastopni broj računa?
Ne prema minimalnim zahtjevima § 34a UStDV. Ipak, pregledan sustav numeriranja pomaže organizirati i jednoznačno povezati dokumente. Kod redovnog oporezivanja PDV-om opći zahtjevi za račune drukčiji su.
Mogu li izdati račun na drugom jeziku?
Račun se načelno može izdati na stranom jeziku. Podaci moraju biti razumljivi i potpuni; porezna uprava može zatražiti prijevod. Za njemačke poslovne kupce često je praktičan njemački ili dvojezični račun. Prijevod ne mijenja primjenu njemačkih poreznih pravila.
Je li mala tvrtka isto što i rad bez poreza?
Ne. Režim se odnosi na PDV za obuhvaćene transakcije. Porez na dohodak, eventualni njemački porez na poslovnu djelatnost (Gewerbesteuer) i druge obveze ostaju. Određene međunarodne transakcije također mogu stvoriti obveze PDV-a.
Što učiniti ako kupac zatraži račun s porezom na promet?
Nemojte iskazivati PDV samo zato što to kupac traži. Najprije provjerite je li transakcija stvarno oslobođena. Odricanje od režima Kleinunternehmerregelung porezna je odluka koja utječe na cijelo poslovanje i u pravilu obvezuje najmanje pet kalendarskih godina.
Zaključak
Ispravan račun malog poduzetnika treba sadržavati točne podatke o strankama i usluzi, dopušteni porezni broj, datum računa, ukupan iznos i napomenu o § 19 UStG. Jedinstveni broj, jasan rok plaćanja i pouzdano čuvanje olakšavaju svakodnevni rad vama i kupcu.
Sljedeći korak
Uz Motorica.io možete organizirati račune i podatke o kupcima na jednom mjestu. Prije prvog slanja provjerite odgovaraju li porezni status i podaci u predlošku računa vašem poslovanju.
Izvori i stanje
Pravni status: 5. listopada 2026. Ovaj članak pruža opće informacije o njemačkom zakonu i ne zamjenjuje pojedinačne porezne ili pravne savjete.
- § 34a UStDV – Računi malih poduzetnika
- § 19 UStG – Oslobođenje od plaćanja poreza za mala poduzeća
- § 14 UStG – Oblici i slanje računa
- § 14b UStG – Čuvanje računa
- § 14c UStG – Pogrešno ili neovlašteno iskazivanje PDV-a
- BMF – Pitanja i odgovori o e-računima
- BMF – novi propisi za male poduzetnike od 2025