Račun za njemačko javno tijelo nije običan PDF poslan na bilo koju e-adresu. Mnogi javni ugovori zahtijevaju XRechnung, strukturirani XML za automatsku obradu. Jednako su važni ispravan Leitweg-ID, propisani kanal i validacija.
Vodič opisuje njemačka B2G pravila i ne zamjenjuje ugovor ni pravno ili porezno savjetovanje.
Najvažnije
- XRechnung je XML prema EN 16931 i njemačkim pravilima; običan PDF nije XRechnung.
- U rujnu 2026. vrijedi XRechnung 3.0, specifikacija 3.0.2 i KoSIT Bundle 3.0.2 od 31. kolovoza 2026. Verzija 4.0 tek je predizdanje.
- Za dobavljače savezne uprave obveza općenito vrijedi od 27. studenoga 2020. ERechV sadrži iznimke, uključujući određene izravne narudžbe do 1.000 EUR, ali ugovor ipak može tražiti e-račun.
- Savezne zemlje i općine imaju različite portale i pravila. Provjeri dokumente primatelja.
- B2B prijelazna razdoblja od 2025. ne ukidaju B2G zahtjeve.
Traži li svako tijelo XRechnung?
Ne. OZG-RE je središnji ulaz za neposrednu saveznu upravu. Zemlje, općine, sveučilišta i javne tvrtke mogu koristiti druge portale, formate i iznimke. Pregled KoSIT-a pomaže, ali narudžba i ugovor su mjerodavni.
§ 3 ERechV obuhvaća neke izravne narudžbe do 1.000 EUR, povjerljive račune i određene inozemne nabave. To nije opća dozvola za PDF.
Podaci koje treba zatražiti
- puni naziv i adresa za račun,
- Leitweg-ID ili Buyer Reference,
- broj dobavljača i narudžbe, ako postoje,
- ugovorna, projektna i narudžbena referenca,
- portal i točan kanal,
- potrebne elektroničke adrese prodavatelja i kupca,
- razdoblje usluge, uvjeti uplate, bankovni račun i pravila privitaka.
Reference prepiši točno; jedan pogrešan znak može onemogućiti usmjeravanje.
Ispravan Leitweg-ID
Leitweg-ID usmjerava račun nadležnoj jedinici. Na saveznom računu ide u BT-10 „Buyer reference”. Daje ga tijelo; dobavljač ne treba vlastiti. Jedno tijelo može imati više ID-jeva.
Leitweg-ID, broj narudžbe i broj dobavljača različita su polja. Sam unos u tekst ili PDF često nije dovoljan.
Obvezni sadržaj
XML strukturirano sadrži prodavatelja i kupca s adresama, datum i jedinstveni broj, vrstu i količinu usluge, datum/razdoblje, neto iznose, PDV kategorije i stope, porez, ukupno te potrebne navode o oslobođenju ili reverse charge.
Za saveznu razinu § 5 ERechV dodatno traži Leitweg-ID, bankovne podatke, uvjete plaćanja i elektronički kontakt izdavatelja. Brojevi dobavljača i narudžbe uključuju se ako su dostavljeni. XRechnung 3.0 traži elektroničke adrese obiju strana. Obvezni podaci ne smiju ostati samo u privitku.
XRechnung, ZUGFeRD i PDF
XRechnung je UBL ili UN/CEFACT CII XML. Čitljiv prikaz pomaže provjeri, ali nije sam XRechnung. ZUGFeRD obično spaja PDF/A-3 i XML; tijelo ga ne mora prihvatiti ni kada je porezno valjan. Običan PDF nije strukturirani e-račun.
Izrada u Motorici
- Dodaj tijelo kao klijenta i ispuni primatelja.
- Prenesi Leitweg-ID te brojeve narudžbe i dobavljača.
- Unesi stavke, razdoblje, porez, uvjete uplate i račun.
- Provjeri čitljiv pregled.
- Putem E-račun izvezi XRechnung CII XML; ZUGFeRD koristi samo ako je prihvaćen.
- Validiraj i pošalji propisanim kanalom.
- Sačuvaj XML, potvrdu, status i odbijanje.
Sve jezične verzije prikazuju isti kontrolirani Backoffice kadar s cijelim naslovom i kontrolama.
Kanal, validacija i privitci
Nije dovoljno poslati XML na opću e-adresu. OZG-RE nudi web-unos, upload, Peppol i vlastiti e-mail kanal s adresom i pravilima platforme; privitke možda treba ugraditi. Druga tijela mogu imati druge portale. Test ne šalji u produkciju.
Validacija provjerava XML shemu, EN 16931, XRechnung pravila i kodove prema aktualnom Bundleu. „Valid” ne potvrđuje uslugu, PDV ni bankovni račun: usporedi narudžbu, dokaz, prihvat i iznose. Privitak ne zamjenjuje strukturirane podatke.
Slanje i čuvanje
Sačuvaj poslani XML neizmijenjen s vremenom, kanalom, ID-jem transakcije i statusom. Tehnički primitak nije odobrenje ni obećanje uplate. Nakon odbijanja ispravi izvorne podatke i stvori novu datoteku.
Za njemački PDV računi se općenito čuvaju osam godina od kraja godine izdavanja; drugi propisi mogu tražiti dulje. Ispis XML-a ili samo PDF ne zamjenjuju elektronički izvornik.
Česte pogreške
- PDF nazvati XRechnung,
- stara verzija ili pogrešan portal,
- zamijeniti Leitweg-ID, narudžbu i dobavljača,
- ID samo u tekstu/privitku,
- izostaviti elektroničku adresu,
- obvezni podaci samo u PDF-u,
- nedosljedni zbrojevi zbog zaokruživanja,
- opći e-mail umjesto portala,
- tehnički primitak shvatiti kao uplatu,
- ne arhivirati XML i potvrdu.
Kontrolni popis
- Tijelo i adresa su točni
- Aktualni Leitweg-ID je u BT-10
- Reference su u pravim poljima
- Broj, datum i razdoblje su potpuni
- Stavke, količine, jedinice i opisi su jasni
- PDV kategorije, stope, iznosi i zbrojevi slažu se
- Uvjeti, rok i bankovni račun su uneseni
- Elektroničke adrese stranaka postoje
- XML je validiran aktualnim pravilima
- Portal, kanal, privitci i ograničenja odgovaraju narudžbi
- Datoteka i potvrda bit će arhivirane
Česta pitanja
Traži li svaki javni ugovor XRechnung?
Ne. Ovisi o pravnoj osnovi, primatelju i ugovoru; savezna razina, zemlje i općine razlikuju se.
Mogu li poslati PDF?
Samo ako je dopušten. Običan PDF ne zamjenjuje XML.
Trebam li vlastiti Leitweg-ID?
Ne. Tijelo daje ID narudžbe; na saveznom računu ide u BT-10.
Prihvaća li se ZUGFeRD?
Ponekad, ako profil, sadržaj i kanal odgovaraju. Ne automatski.
Koja verzija vrijedi u rujnu 2026.?
XRechnung 3.0, specifikacija 3.0.2 i Bundle od 31. kolovoza 2026. Predizdanje 4.0 još nije produkcijski standard.
Znači li „tehnički prihvaćeno” uplatu?
Ne. Slijede sadržajna provjera, povezivanje s narudžbom i odobrenje.
Službeni izvori i datum
Stanje: 16. rujna 2026.; izvori su na njemačkom.
- KoSIT: XRechnung i verzije
- ERechV
- § 14 UStG i § 14b
- BMF FAQ
- OZG-RE za izdavatelje i kanali
- Leitweg-ID FAQ i primjena u zemljama
Sljedeći korak
Zatraži Leitweg-ID, reference i kanal pri prihvatu posla. Zatim izradi račun u Motorici, izvezi XRechnung, validiraj i sačuvaj s potvrdom.
Ovo su opće informacije o Njemačkoj, a ne individualni pravni ili porezni savjet.