Račun za poslovni događaj u Njemačkoj mora sadržavati podatke propisane za taj slučaj. Na uobičajeni račun iznad 250 € načelno se primjenjuje § 14 st. 4 njemačkog Zakona o PDV-u (UStG). Posebna pojednostavnjenja vrijede za male iznose i pravilo „njemački režim oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung)”. Ovaj vodič objašnjava njemačko pravo.
Obvezni podaci u uobičajenom računu
- Puni naziv ili ime i prezime te potpuna adresa pružatelja i primatelja.
- Njemački porezni broj (Steuernummer) ili PDV identifikacijski broj pružatelja. Osobni Steuer-ID nije zamjena.
- Datum izdavanja i jedinstven broj dodijeljen u uzastopnom nizu. Može postojati više nizova, ali broj mora jasno označiti samo jedan račun.
- Količina i uobičajeni trgovački naziv robe ili vrsta i opseg usluge. Samo „usluga” nije dovoljno određeno.
- Datum ili razdoblje isporuke odnosno usluge. Prema § 31 st. 4 UStDV može biti dovoljan kalendarski mjesec; kod predujma može biti važan poznati datum primitka uplate.
- Iznos bez PDV-a, razvrstan prema stopama i oslobođenjima, te unaprijed dogovoreni popusti koji već nisu uključeni.
- Primjenjiva stopa i iznos PDV-a ili napomena o odgovarajućem oslobođenju.
U posebnim slučajevima dodaju se drugi podaci: obavijest privatnom kupcu o dvogodišnjem čuvanju isprave za određene radove povezane s nekretninama; riječ „Gutschrift” ako račun prema dogovoru izdaje kupac; dodatne napomene ili PDV brojevi prema § 14a UStG za neke poslove unutar EU-a i prijenos porezne obveze.
E-adresa, telefon, IBAN, rok plaćanja i fizičko mjesto izvršenja usluge nisu opći obvezni podaci. Mogu biti korisni ili potrebni u pojedinom slučaju. Njemački propisi o PDV-u ne zahtijevaju automatski račun na jeziku kupca; prijevod ne smije izmijeniti pravno bitne podatke.
Jednostavan primjer s PDV-om od 19 %
Poduzeće obračunava 100,00 € bez PDV-a za jasno opisanu uslugu na koju se doista primjenjuje stopa 19 %. Na računu navodi 19,00 € PDV-a i 119,00 € ukupno. Potrebni su i ostali podaci, uključujući obje adrese, porezni broj ili PDV ID pružatelja, broj računa i datum usluge. Primjerena stopa ne vrijedi za sve usluge.
Račun do 250 € s PDV-om
Ako ukupni iznos ne prelazi 250 €, § 33 UStDV u pravilu zahtijeva samo naziv i adresu pružatelja, datum izdavanja, količinu i vrstu robe ili vrstu i opseg usluge te ukupni iznos sa stopom PDV-a ili napomenom o oslobođenju. Ime kupca, porezni broj i broj računa obično nisu potrebni. Pojednostavnjenje ne vrijedi, među ostalim, za isporuke unutar EU-a, neke prodaje na daljinu i prijenos porezne obveze. Blagajnički račun može biti takav račun ako sadrži tražene podatke.
Račun malog poduzetnika
Za promet oslobođen prema § 19 UStG, § 34a UStDV zahtijeva nazive i adrese obiju strana; Steuernummer, PDV ID ili identifikacijski broj malog poduzetnika; datum; konkretan opis; ukupan iznos i napomenu o oslobođenju prema § 19 UStG. PDV se za takav promet ne iskazuje zasebno. § 34a u pravilu ne zahtijeva broj računa ni datum isporuke; i dalje se može primijeniti pravilo za iznose do 250 €. Ako račun izdaje kupac, dodaje se „Gutschrift”.
E-račun i prijelazno razdoblje
Obični PDF od 2025. nije strukturirani e-račun u smislu njemačkog PDV-a. Prikladni mogu biti XRechnung i odgovarajući profili ZUGFeRD. Njemačka poduzeća od 1. siječnja 2025. moraju moći primati e-račune; za početak je dovoljna e-poštanska adresa.
Za domaće B2B poslove na koje se u načelu odnosi obveza izdavanja e-računa, druge vrste računa dopuštene su do 31. prosinca 2026. Ako je promet izdavatelja u prethodnoj godini bio najviše 800.000 €, rok traje do 31. prosinca 2027. Za obični PDF tijekom tih razdoblja potreban je pristanak primatelja; papir je dopušten. Obveza ne ovisi jednostavno o iznosu trenutačnog računa ili jednom pragu prometa. Iznimke obuhvaćaju račune do 250 €, usluge malih poduzetnika i neke oslobođene poslove. Za javna tijela mogu vrijediti posebna pravila B2G. Svi obvezni porezni podaci e-računa moraju biti u strukturiranom dijelu.
Izdavanje, ispravak i čuvanje
Utvrdi strane, vrstu posla i porezni tretman. Jasno opiši isporuku te provjeri datum, iznose, stopu, adrese i broj. Odaberi dopušten format i način slanja. Za neke B2B poslove i usluge povezane s nekretninama račun se u pravilu mora izdati u roku od šest mjeseci.
Preslike izdanih i primljene račune prema § 14b UStG načelno čuvaj osam godina. Rok počinje krajem godine izdavanja i može se produljiti zbog nedovršenog poreznog postupka. Sačuvaj strukturirani izvornik e-računa. Pogrešku ispravi dokumentom koji se jasno poziva na izvorni račun (§ 31 st. 5 UStDV); nemoj potajno zamijeniti već poslani izvornik. Nije za svaku tipografsku pogrešku potreban potpuni storno.
Provjera prije slanja
- Je li riječ o uobičajenom, malom, računu malog poduzetnika ili posebnom slučaju?
- Jesu li nazivi, adrese, porezni identifikator, datum i potreban broj točni?
- Jesu li roba ili usluga te vrijeme isporuke jasni?
- Odgovaraju li neto iznos, porezni tretman, PDV i ukupni iznos?
- Jesu li dodane potrebne napomene o oslobođenju, prijenosu porezne obveze ili „Gutschrift”?
- Jesu li format, slanje i arhiviranje primjereni?
Česta pitanja
Je li IBAN obvezan?
Ne. Olakšava uplatu, ali nije opći obvezni podatak prema § 14 st. 4 UStG.
Moraju li brojevi računa biti bez praznina?
Broj mora biti jedinstven, dodijeljen u uzastopnom nizu i označavati račun. Važan je slijed koji se može pratiti; ne znači da svaki vidljivi brojčani niz mora biti bez preskoka.
Smije li račun biti na engleskom?
Njemački propisi o PDV-u općenito ne traže njemački jezik. Obvezni podaci moraju ostati jasni i provjerljivi; zasebno provjeri zahtjeve primatelja.
Izvori i područje primjene
Provjereno 16. rujna 2026. prema § 14 UStG, § 14a, § 14b, § 31 UStDV, § 33, § 34a i FAQ njemačkog Ministarstva financija o e-računu. Ovo je opći prikaz njemačkog prava, a ne individualni porezni ili pravni savjet. Za prekogranične i posebne slučajeve potraži stručnu pomoć.