XRechnung i ZUGFeRD dva su ustaljena načina razmjene strukturiranih elektroničkih računa u Njemačkoj. Ključna je razlika u spremniku: XRechnung je čista XML datoteka, dok ZUGFeRD spaja strukturirani XML s čitljivim PDF/A-3 dokumentom. Pravi izbor ovisi o propisima, tehničkim zahtjevima primatelja i dogovorenom kanalu, a ne samo o tome je li primatelj tijelo vlasti ili tvrtka.
Ovaj vodič objašnjava njemačka pravila i ne zamjenjuje pojedinačno pravno ili porezno savjetovanje.
Ukratko
Od 1. siječnja 2025. e-račun u smislu njemačkog PDV-a mora biti u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje automatiziranu obradu. Običan PDF zato više nije e-račun, nego „drugi račun”.
XRechnung je njemačka primjena europske norme EN 16931. Sadrži samo strukturirane podatke i može koristiti XML sintaksu UBL ili UN/CEFACT CII. Razvijen je ponajprije za javnu upravu, ali se može koristiti i u B2B-u.
ZUGFeRD/Factur-X hibridni je format: strukturirani XML ugrađen je u PDF/A-3. Ljudi čitaju PDF, a računovodstveni program obrađuje XML. ZUGFeRD i francuski Factur-X tehnički su identični.
Na datum provjere aktualni su XRechnung 3.0 s paketom 3.0.2 te ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2. ZUGFeRD 2.5.2 vrijedi od 1. rujna 2026.
Ključna razlika
XRechnung je strukturirani XML. PDF prikaz nije dio formata te je potreban preglednik; njemačka porezna uprava nudi ga putem ELSTER-a.
U ZUGFeRD-u su PDF i XML u istom PDF/A-3 spremniku. Od 2025., ako se razlikuju, strukturirani podaci mjerodavni su za porez. Oba dijela zato treba izraditi iz istog izvora i usporediti prije slanja.
XRechnung nije rezerviran za tijela vlasti, a ZUGFeRD nije ograničen na B2B. ZUGFeRD je načelno prikladan za B2B, B2G i B2C. Za javna tijela primatelj ipak određuje profil i kanal. Savezna uprava može prihvatiti profil ZUGFeRD XRECHNUNG kao čisti XML; bilo koji hibridni PDF nije automatski dovoljan.
Koji ZUGFeRD profili jesu e-račun?
ZUGFeRD ima pet profila: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 i EXTENDED. XRECHNUNG je dodatni, šesti referentni profil. Za njemački PDV ZUGFeRD od verzije 2.0.1 načelno ispunjava uvjete, osim profila MINIMUM i BASIC WL.
EN 16931 često odgovara uobičajenim domaćim računima. BASIC sadrži manje podataka, EXTENDED pokriva dodatne potrebe, a XRECHNUNG slijedi njemačka pravila. Naziv datoteke ili logotip nisu dokaz: XML mora stvarno odgovarati profilu, EN 16931 i poslovnim pravilima.
Što vrijedi 2026.?
Poduzeća sa sjedištem u Njemačkoj od 1. siječnja 2025. moraju moći primati e-račune. U B2B-u može biti dovoljan e-mail sandučić. I njemački „Kleinunternehmer” moraju ih primati, iako su njihove usluge izuzete od obveze izdavanja.
Za izdavanje postoje prijelazna razdoblja. Do 31. prosinca 2026. u domaćem B2B-u još su dopušteni papir ili, uz suglasnost primatelja, običan PDF. Ako promet izdavatelja u prethodnoj godini nije prelazio 800.000 eura, mogućnost načelno traje do kraja 2027. Nakon primjenjivog razdoblja obuhvaćene domaće B2B transakcije zahtijevaju e-račun.
Iznimke uključuju račune do 250 eura bruto, prijevozne karte, usluge Kleinunternehmera, mnoge transakcije oslobođene PDV-a i B2C.
Javna nabava podliježe i saveznim, pokrajinskim i lokalnim pravilima. Savezna uredba načelno zahtijeva e-račun od 27. studenoga 2020., osim izravnih narudžbi do 1.000 eura. Ta B2G pravila nisu B2B prijelazna razdoblja.
Kako odabrati i poslati pravi format
- Razvrstajte transakciju: B2B, B2G ili B2C, sjedišta stranaka, iznimka i prijelaz.
- Zatražite zahtjeve primatelja: format, profil, Buyer Reference, Leitweg-ID, narudžbu i kanal.
- Izradite aktualan format: važeća verzija XRechnung i podržana sintaksa ili ZUGFeRD profil usklađen s EN 16931.
- Uključite obvezne podatke strukturirano: puni nazivi i adrese, porezni broj ili PDV ID dobavljača, datum, jedinstven broj, opis i datum usluge, neto iznosi, stopa i iznos PDV-a ili napomena o oslobođenju. Mogu biti potrebni dodatni podaci.
- Tehnički validirajte: XML shemu, popise kodova, EN 16931 i pravila profila.
- Provjerite sadržaj: tehnička valjanost ne potvrđuje primatelja, porez, ukupne iznose ili bankovni račun.
- Koristite traženi kanal: e-mail, sučelje ili portal u B2B-u; često portal ili Peppol za vlasti. Savezni računi mogu zahtijevati ZRE ili OZG-RE.
- Sačuvajte strukturirani izvornik: mora ostati cjelovit u izvornom formatu. Njemački PDV rok načelno je osam godina od kraja godine izdavanja.
Kontrolni popis
- Transakcija i B2B/B2G pravila utvrđeni
- Odabrana aktualna verzija XRechnung ili ZUGFeRD
- Korišten ZUGFeRD profil koji vrijedi kao e-račun
- Obvezni podaci potpuni u strukturiranom dijelu
- Buyer Reference, Leitweg-ID i narudžba prema primatelju
- PDV, ukupni iznosi, jedinice, plaćanje i banka provjereni
- XML validiran prema shemi, kodovima i pravilima
- ZUGFeRD PDF uspoređen s XML-om
- Korišten pravi kanal i zabilježen status
- Strukturirani izvornik cjelovit i strojno čitljiv arhiviran
Česte pogreške
Običan PDF smatrati e-računom: nema strukturirane podatke i od 2025. je „drugi račun”.
Pravilo „XRechnung za vlast, ZUGFeRD za B2B”: oba imaju širu uporabu; prihvat određuje primatelj.
Koristiti MINIMUM ili BASIC WL bez provjere: ne ispunjavaju njemačke PDV uvjete za e-račun.
Razlika PDF-a i XML-a: u ZUGFeRD-u prevladava XML. Ispravan PDF ne popravlja pogrešan XML.
Uvijek tražiti kvalificirani potpis: to je moguća metoda za autentičnost i cjelovitost, ne opća obveza. Pouzdan unutarnji revizijski trag može biti dovoljan.
Arhivirati samo PDF: strukturirani dio mora ostati cjelovit; čuvaju se i dodatne porezne informacije iz PDF-a.
Česta pitanja
Je li XRechnung uvijek XML?
Da. Šalje se u dopuštenoj XML sintaksi kao što je UBL ili CII. Generirani PDF samo je prikaz.
Je li svaki ZUGFeRD e-račun?
Ne. Važni su verzija, profil i stvarna usklađenost. Njemačko ministarstvo općenito priznaje ZUGFeRD od 2.0.1, osim MINIMUM i BASIC WL.
Treba li Leitweg-ID u B2B-u?
U pravilu ne. Služi adresiranju njemačkih javnih tijela. U B2B-u BT-10 može sadržavati drugi Buyer Reference prema zahtjevu primatelja.
Mora li e-račun biti elektronički potpisan?
Ne uvijek. Podrijetlo, cjelovitost i čitljivost moraju biti osigurani, ali kvalificirani potpis samo je jedna metoda.
Je li tehnička validacija dovoljna?
Ne. Otkriva pogreške formata, ali ne potvrđuje uslugu, PDV, primatelja ili račun banke.
Koliko se dugo čuva?
Načelno osam godina za njemački PDV. Strukturirani dio mora ostati cjelovit, dostupan i obradiv.
Zaključak
XRechnung je čisti strukturirani XML; ZUGFeRD spaja XML i PDF/A-3. Oba mogu ispuniti uvjete ako se podudaraju verzija, profil, obvezni podaci i upute primatelja. Validacija, provjera sadržaja i arhiviranje izvornika sprečavaju većinu odbijanja.
Sljedeći korak
Prije prvog stvarnog e-računa s primateljem potvrdite format, reference i kanal. Račune, ponude i dokumente možete centralno organizirati u Motorica.io.
Izvori i datum provjere
Provjereno 14. rujna 2026.
- Njemačko Ministarstvo financija: FAQ o e-računu
- Njemački Zakon o PDV-u, § 14
- Njemački Zakon o PDV-u, § 14b
- Savezna uredba o e-računu
- KoSIT: verzije i paketi XRechnung
- KoSIT: FAQ XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- Ministarstvo financija: izmjena GoBD-a
Članak daje opći pregled njemačkih pravila i ne zamjenjuje individualno pravno ili porezno savjetovanje.