İyi bir aylık rutin küçük bir yıl sonu kapanışı değildir. Faturaları, muhasebe belgesi veya makbuzları, ödemeleri ve süreleri ayrıntılar henüz kolayca açıklanabilirken birbiriyle uyumlu hâle getirir. Böylece KDV ön beyannamesi, EÜR, vergi danışmanına devir ve nakit planlaması kolaylaşır.
Her vergi yükümlülüğü aylık değildir. KDV ön beyannamesini aylık, üç aylık veya düzenli olarak hiç vermemeniz; durumunuza ve Finanzamt kararlarına bağlıdır. Aylık rutin verileri hazırlar, fakat gerçek süreleri kararlarınız ve ELSTER takvimi belirler.
Ay sonunda dört soru
- Tamamlanan bütün işler faturalandı ve kontrol edildi mi?
- Gelen faturalar ile diğer muhasebe belgeleri eksiksiz ve özgün formatında saklandı mı?
- Banka, kasa, ödemeler ve ödenmemiş faturalar birbiriyle uyuşuyor mu?
- Sırada hangi beyan, avans ödemesi ve vergi karşılığı var?
Ay sonundan sonraki ilk iş günü gibi sabit bir zaman belirleyin. Nakit hareketlerini o güne bırakmayın: AO § 146 uyarınca kasa giriş ve çıkışları günlük kaydedilmelidir.
Önce hazırlanacak belgeler
Banka hareketlerini, kasa kayıtlarını, giden ve gelen faturaları, makbuzları, alacak dekontlarını, iptal belgelerini ve işletme ödemelerinin kanıtlarını toplayın. Ödemenin nedenini açıklayan sözleşme veya iş kanıtlarını ekleyin. Özel işlemleri işletme giderlerine sessizce karıştırmak yerine ayrı işaretleyin.
Elektronik faturada size ulaşan özgün dosyayı saklayın. 2025'ten beri basit bir PDF, Alman KDV hukuku açısından E‑Rechnung değildir. XRechnung ve izin verilen ZUGFeRD sürümleri yapılandırılmış veri içerir; en az bu yapılandırılmış bölüm bozulmadan özgün formatında arşivlenmelidir.
Adım 1: Giden faturaları tamamlayın
Tamamlanmış fakat henüz faturalanmamış işleri bulun ve faturaları gecikmeden düzenleyin. UStG § 14(2)'de bazı zorunlu faturalar için yer alan altı aylık süre, günlük iş akışının hedefi değil son sınırdır.
Normal bir faturada ad ve adresleri, vergi numarası veya USt-IdNr.'yi, tarihi, benzersiz fatura numarasını, açık iş tanımını, hizmet tarihini, net tutarları, vergi oranını ve KDV tutarını ya da doğru istisna açıklamasını kontrol edin. Toplamı 250 avroya kadar olan küçük faturalar için UStDV § 33 kolaylık sağlar. Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) kapsamındaki faturalar UStDV § 34a'ya uyar ve KDV'yi ayrı göstermez.
Gönderilmiş faturanın üzerine yazmayın. İlk belge, düzeltme ve yeni sürüm arasındaki bağlantıyı koruyan bir iptal veya düzeltme düzenleyin.
Adım 2: Gelen faturaları ve makbuzları kontrol edin
Her muhasebe belgesi veya makbuzu doğru işletme işlemine bağlayın. Tedarikçi, tarih, tutar, işletmeyle bağlantı, vergi oranı ve girdi KDV'si için gereken bilgileri kontrol edin. Eksik veya hatalı faturayı hemen isteyin. Banka ekstresi ödemeyi kanıtlar, ancak tek başına faturanın ya da harcamanın içeriğine ilişkin kanıtın yerini her zaman tutmaz.
Tarama veri girişini kolaylaştırır. Ancak elektronik doğmuş belgenin aslı yine elektroniktir. XRechnung için yalnız ekran görüntüsünü veya görüntülenmiş PDF'yi saklamayın; yapılandırılmış dosya ile hizmeti açıklayan ekleri arşivleyin.
Adım 3: Banka ve kasayı uzlaştırın
Ödeme mutabakatı sırasında her işletme hesabı hareketini bir fatura veya belgeli işlemle eşleştirin. Müşteri ödemelerini ödenmemiş faturalara bağlayın; kısmi ödemeleri, masrafları, iadeleri, iade edilen tahsilatları ve özel para giriş-çıkışlarını ayrı kaydedin. Bilinmeyen hareketleri toplu bir hesapta unutmayın.
EÜR kullanan birçok işletme için gerçek ödeme tarihi önemlidir: gelir kural olarak tahsil edildiği, gider ödendiği yılda dikkate alınır (EStG § 11). Yıl dönümündeki bazı düzenli ödemeler için istisnalar vardır. Bilanço esasına göre çalışanlarda farklı dönemleme kuralları uygulanır.
Adım 4: Açık faturaları ve likiditeyi inceleyin
Ödenmemiş, vadesi geçmiş ve ihtilaflı faturaları ayırın. Vadeyi, gerçek ödeme girişini ve önceki yazışmaları kontrol edin. Dostça bir ödeme hatırlatması ile daha resmî ödeme ihtarı aynı değildir; aşamaları ayrı belgeleyin.
Beklenen tahsilatları yaklaşan gider ve vergi tarihlerine karşılaştırın. Kesilmiş faturadaki ciro kullanılabilir nakit değildir. Kısa vadeli planı gerçekçi tahsilatlara göre yapın ve şüpheli alacakları işaretleyin.
Adım 5: KDV ve E‑Rechnung yükümlülüğünü belirleyin
KDV ön beyannamesi vermeniz gerekiyorsa normal beyan ve ödeme süresi dönemi izleyen ayın onuncu gününde biter (UStG § 18). Onaylı Dauerfristverlängerung süreyi bir ay uzatır. Dönem aylık ya da üç aylık olabilir veya Finanzamt sizi düzenli beyandan muaf tutabilir.
Kleinunternehmerregelung basitleştirilmiş gelir vergisi beyannamesi değildir; Alman KDV muafiyetidir. 2025'ten beri önceki yıl toplam cirosu 25.000 avroyu ve cari yıl cirosu 100.000 avroyu aşmayan işletmeler için kural olarak uygulanır. Cari yıl sınırı yıl içinde etkisini gösterir. Bu kapsamdaki işletmeler 1 Ocak 2025'ten beri E‑Rechnung alabilmeli, ancak kendi hizmetleri için E‑Rechnung düzenleme zorunluluğundan muaftır.
Almanya içi B2B işlemlerde geçiş vardır: genel olarak 2026 sonuna kadar başka fatura türleri kullanılabilir; düzenleyenin önceki yıl cirosu 800.000 avroyu aşmıyorsa bu imkân çoğunlukla 2027 sonuna kadar sürer. Alma hazırlığı ise 2025'ten beri zorunludur.
Adım 6: Vergi tarihlerini ve karşılıkları güncelleyin
Yalnız işletmenize uygulanan tarihleri kaydedin. Finanzamt tarafından belirlenen gelir vergisi avansları normalde 10 Mart, 10 Haziran, 10 Eylül ve 10 Aralık'ta ödenir (EStG § 37). Ticari işletmelerde ticaret vergisi avansları normalde 15 Şubat, 15 Mayıs, 15 Ağustos ve 15 Kasım'dadır (GewStG § 19). Tutarı vergi kararları belirler.
KDV ve kazanç vergileri için ayırdığınız parayı ayrı bir hesaba aktarın veya açıkça işaretleyin. Bu bir vergi hesabı değildir, ama vergi parasının serbest nakit gibi görünmesini engeller. Kâr önemli ölçüde değiştiyse vergi danışmanı ile avansların uyarlanmasını değerlendirin.
Adım 7: Ayı güvenceye alın ve devredin
Açıklanmamış hareketleri, eksik belgeleri, ihtilafları, gönderilmiş beyannameleri ve ödeme kanıtlarını kısa bir ay dosyasında tutun. Dışa aktarımın tam ve yedeğin gerçekten geri yüklenebilir olduğunu kontrol edin. Tek bir indirme klasörü veya dizüstü bilgisayar sağlam yedek değildir.
Vergi danışmanına devre özel kullanım paylarını, büyük alımları, yurtdışı işlemleri, reverse-charge durumlarını, şüpheli alacakları ve eksik belgeleri ekleyin. Motorica vergi verilerinin hazırlanmasını ve düzenli devri destekler; vergi danışmanlığı sunmaz.
45 dakikalık kısa rutin
- 10 dakika: eksik faturaları düzenleyin, numaraları kontrol edin.
- 10 dakika: gelen faturaları ve makbuzları kaydedip özgün dosyaları saklayın.
- 10 dakika: ödeme mutabakatı yapın, belirsiz hareketleri işaretleyin.
- 5 dakika: açık ve vadesi geçmiş faturaları kontrol edin.
- 5 dakika: KDV, vergi tarihleri ve karşılıkları inceleyin.
- 5 dakika: ay dosyasını, dışa aktarımı, yedeği ve devri tamamlayın.
Aylık kontrol listesi
- Tamamlanan işler faturalandı veya açık olarak belgelendi.
- Fatura numarası, hizmet tarihi, KDV ve özel açıklamalar kontrol edildi.
- Gelen faturalar ve muhasebe belgeleri eksiksiz ve doğru işleme bağlı.
- Yapılandırılmış E‑Rechnung dosyaları ve ekleri özgün formatında saklandı.
- Kasa giriş ve çıkışları günlük kaydedildi ve uzlaştırıldı.
- Banka hareketleri, kısmi ödemeler, masraflar ve iadeler eşleştirildi.
- Açık ve vadesi geçmiş faturalar incelendi; hatırlatma ile ihtar ayrıldı.
- Bu dönem için gerekiyorsa KDV ön beyannamesi ve ödeme hazırlandı.
- Gelir ve ticaret vergisi tarihleri takvimde.
- Vergi ve likidite karşılıkları güncel rakamlara uyarlandı.
- Eksik belgeler ve teknik sorular için sonraki adım belirlendi.
- Ay dosyası, dışa aktarım, yedek ve danışman devri kontrol edildi.
Sık yapılan hatalar
Her şeyi ay sonunda kaydetmek: kasa için çok geçtir ve eksik belgeyi bulmayı zorlaştırır. Sürekli kayıt ve ay sonu kontrolünü birleştirin.
PDF görüntüsünü tüm E‑Rechnung sanmak: yapılandırılmış XML verileri belirleyicidir. Özgün dosyayı bozulmadan saklayın.
Faturayı ödemeyle aynı saymak: kesilmiş fatura para girişi değildir. Olayları bağlayın ama birleştirmeyin.
Her vergiyi aylık görev yapmak: KDV, gelir ve ticaret vergisinin dönemleri farklıdır. Karar ve ELSTER süresini izleyin.
Eski saklama süresini kullanmak: faturalar ve muhasebe fişleri 2025'ten beri genel olarak sekiz yıl saklanır. Defter ve yıllık hesaplar on, ticari yazışmalar çoğunlukla altı yıldır; açık vergi süreçleri süreyi uzatabilir.
Sık sorulan sorular
Bu rutin ne sıklıkta yapılmalı?
En az ayda bir; günlük veya zamanında kayıt gereken alanlarda sürekli. Çok sayıda belge ve ödemede haftalık ara kontrol faydalıdır.
Faturalar ne kadar saklanır?
Gelen ve giden faturalar UStG § 14b'ye göre genel olarak sekiz yıl saklanır. Süre faturanın düzenlendiği takvim yılının sonunda başlar. AO § 147 başka belgeler için on, sekiz ve altı yıllık süreler belirler.
E‑Rechnung çıktısı yeterli mi?
Hayır. En az yapılandırılmış bölüm özgün elektronik formatında bozulmadan kalmalıdır. Çıktı veya görsel PDF kaynak dosyanın yerini tutmaz.
Her serbest çalışan aylık KDV beyannamesi verir mi?
Hayır. Dönem aylık veya üç aylık olabilir; Finanzamt bazı işletmeleri düzenli beyandan muaf tutabilir. Kleinunternehmerregelung için de özel durumlar saklıdır.
Belge eksikse ne yapılır?
Önce tedarikçiden fatura veya kopya isteyin. Kendi düzenlediğiniz açıklama yalnız uygun ve doğrulanabilir olaylarda son çaredir; usulüne uygun fatura olmadan girdi KDV indirimi sağlamaz.
Kapanmış ay sonra düzeltilebilir mi?
Evet. İlk kaydı sessizce değiştirmeyin; nedeni ve düzeltmeyi belgeleyin. Vergi verileri gönderildiyse düzeltme beyannamesi gerekip gerekmediğini kontrol edin.
Resmî kaynaklar ve inceleme tarihi
23 Eylül 2026 tarihinde kontrol edilmiştir.
- UStG § 14 ve § 14b – fatura ve saklama
- UStG § 14b – faturaların saklanması
- UStG § 18 – KDV ön beyannamesi
- UStG § 19 – Kleinunternehmerregelung
- UStDV § 33 ve § 34a – küçük faturalar
- UStDV § 46 – Dauerfristverlängerung
- AO § 146 ve § 147 – kayıt ve saklama
- EStG § 11 – tahsilat ve ödeme zamanı
- EStG § 37 – gelir vergisi avansları
- GewStG § 19 – ticaret vergisi avansları
- Federal Maliye Bakanlığı – E‑Rechnung SSS, Mart 2026
- Federal Maliye Bakanlığı – GoBD değişikliği, 14 Temmuz 2025
Bu genel rehber, Almanya'daki bireysel vergi veya hukuk danışmanlığının yerini tutmaz. Sizin için geçerli kararlar ve süreler belirleyicidir.