Teklif ve fatura kısaca
Teklif, yapılacak işi, fiyatı ve koşulları önerir. Fatura, teslim edilen mal veya hizmet için düzenlenen hesap belgesidir. Sözleşme, birbirine uygun irade beyanlarıyla, örneğin teklif ve kabul ile kurulabilir; faturanın kendisi sözleşme değildir.
Ne işe yarar?
- Teklif: İşi ve şartlarını önerir.
- Fatura: Teslim edilen mal veya hizmeti hesaplar.
Ne zaman düzenlenir?
- Teklif: Genellikle sözleşme kurulmadan önce.
- Fatura: Çoğunlukla işten sonra; avans veya ara ödeme faturası da mümkündür.
Her zaman gerekli mi?
- Teklif: Hayır. Yazılı teklif olmadan da sözleşme kurulabilir.
- Fatura: Özellikle başka bir işletmeye yapılan belirli vergiye tabi işlemlerde kanunen gereklidir.
Hukuken belirleyici olan nedir?
- Teklif: Yeterince belirli ve bağlayıcı teklif kabul edilirse sözleşme kurulabilir.
- Fatura: Hesaplamayı belgeler; teklifin veya kabulün yerini almaz.
Teklif ne zaman bağlayıcı olur?
Alman Medeni Kanunu’nun (BGB) 145. maddesine göre yeterince belirli bir teklif, bağlayıcılığı açıkça kaldırılmadıkça teklif vereni kural olarak bağlar. Süresinde kabul sözleşmeyi kurabilir (BGB §§ 147–148). Müşteri fiyatı veya iş kapsamını değiştirirse bu yeni bir teklif sayılır ve ayrıca kabul edilmelidir (BGB § 150/2). Kabaca verilen fiyat tahmini her zaman bağlayıcı teklif değildir.
İşin kapsamını, miktarları, fiyatı, KDV uygulamasını, teslim tarihini ve varsa kabul süresini açık yazın. Kabulü ve sonraki değişiklikleri saklayın. Sözleşme e-posta veya sözlü görüşmeyle de kurulabilir.
Faturanın amacı ve düzenlenme zamanı
UStG § 14/1 uyarınca fatura, adı ne olursa olsun mal veya hizmeti hesaplayan belgedir. Kabulün yerini almaz ve müşterinin her kalemi kabul ettiğini tek başına kanıtlamaz. Faturadan önce yazılı teklif bulunması genel bir şart değildir.
Fatura çoğunlukla hizmetten sonra düzenlenir. Kararlaştırılmış avans veya ara ödeme için daha erken fatura mümkündür. Başka bir işletmeye verilen belirli vergiye tabi hizmetlerde, UStG § 14/2 gereği faturanın genellikle hizmetten sonraki altı ay içinde düzenlenmesi gerekir.
Faturadaki zorunlu bilgiler
UStG § 14/4 kapsamındaki normal faturada genellikle tarafların adları ve adresleri; düzenleyenin vergi numarası veya KDV kimlik numarası; tarih; benzersiz ardışık fatura numarası; malın miktarı ve türü veya hizmetin kapsamı; teslim/hizmet tarihi; bedel; uygulanacak KDV oranı ve tutarı ya da muafiyet nedeni bulunur. Kararlaştırılan indirimler de anlaşılır olmalıdır. Toplamı 250 avroyu aşmayan küçük tutarlı faturalar ve küçük işletme faturaları için sadeleştirilmiş kurallar vardır (UStDV §§ 33, 34a). Teklif numarası eşleştirmeye yardımcı olur ancak genel bir yasal zorunluluk değildir.
2026 yılında Almanya’da e-fatura
Almanya’da yerleşik işletmeler arasındaki birçok işlem için yapılandırılmış e-fatura öngörülür. Basit PDF bu anlamda e-fatura değildir. Yerli işletmeler 2025’ten beri e-fatura alabilmelidir. Düzenleme için geçiş kuralları vardır: 2026 sonuna kadar başka fatura türleri kullanılabilir; önceki yıl cirosu en çok 800.000 avro olanlar için bu imkân kural olarak 2027 sonuna dek sürer. Geçişte kâğıt kullanılabilir; PDF gibi basit elektronik belge için alıcının onayı gerekir. Küçük işletmeler dahil istisnalar ayrıca incelenmelidir. Bu kurallar teklifin biçimine uygulanmaz.
Küçük işletmeler ve saklama süresi
Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) kapsamındaki işlemlerde KDV ayrıca gösterilmez (UStG § 19). UStDV § 34a, muafiyet bilgisini faturada ister ve başka tür faturaya izin verir. Sınır ötesi işlerde ek bilgiler veya farklı vergi kuralları gerekebilir.
UStG § 14b uyarınca düzenlenen faturaların kopyaları ve alınan faturalar kural olarak sekiz yıl saklanır; süre düzenleme yılının sonunda başlar. Başka saklama yükümlülükleri veya devam eden işlemler de etkili olabilir. Teklifi, kabulü ve değişiklikleri de delil olarak koruyun.
Pratik iş akışı
- Teklifte iş kapsamını, fiyatı, vergiyi ve koşulları yazın.
- Müşterinin aynen kabulünü veya önerdiği değişiklikleri kaydedin.
- Yapılan işi ve sonradan kararlaştırılan ek işleri belgeleyin.
- Gerçek işi veya kararlaştırılmış avansı faturalandırın; bilgileri ve biçimi kontrol edin.
- Teklif, anlaşma, fatura ve ödemeyi aynı dosyada eşleştirin.
Örnek: Onarım için 500 avro artı uygulanacak KDV teklif edilir. Müşteri kabul eder, sonra 80 avroluk ek işi yazılı olarak onaylar. Fatura ek işi gösterebilir; değişiklik de izlenebilir olmalıdır. Faturanın kendisi ek işin sözleşmesi değildir.
Sık sorulan sorular ve hatalar
Teklif olmadan fatura kesilebilir mi? Evet. Yazılı teklif genel şart değildir; kararlaştırılmış ve faturalanabilir işlem ile doğru fatura gerekir.
İmzalı fatura sipariş onayı mıdır? Anlamı beyana ve koşullara bağlıdır; tek başına her fiyatın kabul edildiğini göstermez.
Her teklifte KDV gösterilmeli mi? Teklif için faturadaki zorunlu bilgi listesi yoktur, ancak fiyat ve vergi açık olmalıdır. Tüketici fiyat kuralları ayrıca uygulanabilir.
Yaygın hatalar: tahmini bağlayıcı teklif sanmak, onaysız ek işi faturalamak, PDF’yi otomatik e-fatura saymak ve vergi numarası yeterli olabilecekken mutlaka KDV kimlik numarası istemek.
Resmî kaynaklar ve tarih
Bilgi tarihi: 17 Eylül 2026. Alman hukuku hakkında genel bilgi; özel durumlar ayrıca değerlendirilmelidir.