Що таке XRechnung?
XRechnung — це електронний рахунок у структурованому форматі XML. Вона дозволяє автоматичну обробку даних про рахунки, такі як отримувач, номер рахунку, суми, податкові ставки та інформацію про оплату.
XRechnung, XML та публічні замовники
XRechnung: формат, обов'язкові дані та застосування в B2G та B2B
Що характеризує XML-формат за EN 16931, коли публічні замовники вимагають XRechnung і що компанії у B2B-сфері повинні врахувати.
Автор фото: Markus Winkler ©
XRechnung є електронним рахунком у структурованому XML-форматі. На відміну від звичайного PDF, він не створюється для прямого перегляду людьми, а для автоматичної обробки машинами. Це дозволяє автоматично читати та подальше обробляти дані рахунку, такі як відправник, отримувач, номер рахунку, суми, податкові ставки, інформацію про оплату та дані про послуги.
Для самостійних працівників та малого бізнесу XRechnung стає особливо важливою, коли вони надсилають рахунки публічним замовникам або готовяться до обов'язкового використання електронних рахунків. Важливо зазначити: XRechnung не є просто PDF-рахунок із іншим назвою. Ключові дані про рахунок повинні бути включені у структурованому XML-части. Лише тоді рахунок може бути електронно перевірений, оброблений і архівований. Motorica допомагає структурувати дані про рахунки, підготувати е-рахунки та уникнути типових помилок в процесі формування рахунків.
Приклад файлу XRechnung з Motorica
Цей приклад був створений безпосередньо за допомогою генератора XRechnung Motorica та використовує формат XRechnung 3.0 у CII.
Що таке XRechnung?
XRechnung є німецькою реалізацією європейського стандарту EN 16931 для електронних рахунків. У цій статті обговорюється версія XRechnung 3.0.2. Дані про рахунок представлені у форматі XML та можуть бути автоматично оброблені. Особливо важливим є цей формат для рахунків публічних замовників; в сегменті B2B XRechnung є одним із можливих, але не єдиним стандартом EN 16931.
- XRechnung — це структурований електронний формат рахунку
- Дані представлені у форматі XML
- Стандарт базується на EN 16931
- Ця стаття обговорює версію XRechnung 3.0.2
- Особливо важливим є XRechnung для публічних замовників
- У сфері B2B можливі інші формати, що відповідають стандартам
- Звичайний PDF не є XRechnung
- Для перевірки змісту зазвичай потрібен переглядач
XRechnung, PDF та ZUGFeRD: відмінності
Звичайний PDF може здаватися як рахунок, але не містить структурованих даних для електронного рахункового документа. XRechnung складається з XML-даних і без переглядача важко її прочитати людинам. ZUGFeRD об'єднує дві сфери: читабельний PDF для людей та вбудовані структуровані дані для систем. XRechnung зосереджена на машинній обробці даних.
- PDF: добре читабельний для людей, але без структурованих рахункових даних не є електронним рахунком
- XRechnung: базується на XML, машиночитабельний і підходить для автоматичної обробки
- ZUGFeRD: PDF з вбудованими структурованими рахунковими даними
- Для читання XRechnung зазвичай потрібен переглядач
- У випадку гібридних електронних рахунків важливими є структуровані дані
- Для організацій державного управління часто потрібна XRechnung або інший формат, що відповідає стандарту EN 16931
Коли мені потрібна XRechnung?
XRechnung особливо важлива, коли ви надаєте рахунки публічним органам. Це можуть бути країнські органи влади, місцеві органи влади або інші публічні установи. У звичному B2B-бізнесі між компаніями XRechnung не єдиний можливий формат. Там можуть бути інші структуровані формати, такі як ZUGFeRD або згодом підкорені формати, якщо вони задовольняють законодавчі вимоги. Важливо, щоб рахунок можна було електронно обробити та містив всі необхідні дані у структурованому форматі.
- Перевірка рахунків для публічних органів
- Запитайте ідентифікатор маршруту прийому замовлень від державного замовника, якщо це необхідно
- Приймайте до уваги вимоги конкретної платформи для отримання рахунків
- У сфері B2B згодаєте формат з бізнес-партнером
- Не помиляйте PDF-рахунок і електронний рахунок
- Перевірте перехідні правила та винятки окремо для кожного випадку
- У разі сумнівів звертайтеся до фіскального консультанта або замовника
Що входить в склад XRechnung?
XRechnung повинен містити структуровані дані, необхідні для податкового та фахового підходу до рахунків. Важливі деталі не можна приховувати в додатках або у текстових коментарях. Основні обов'язкові дані повинні бути доступні для автоматичного аналізу та обробки, зокрема інформація про випускача рахунку, отримувача, номер рахунку, дату видачі рахунку, послуги або товари, суми транзакцій, податки та інформацію про оплату.
- Назва та адреса розслідувача рахунку
- Назва та адреса отримувача рахунку
- Податковий номер або Ідентифікаційний номер платника податків, якщо це необхідно
- Номер рахунку
- Дата видачі рахунку
- Дата виконання послуг або період виконання
- Опис послуг
- Чиста сума, податковий відсоток та бруттосума
- Податкова ставка або попередження про надмірність податків
- Умови оплати та банківська інформація
- Для органів влади часто важлива є ID-шлях або інші дані отримувача
ID-шлях: важливий при публічних замовниках
ID-шлях служить для однозначного перенаправлення електронної рахунку в органах влади до правильного отримувача рахунків. Важливий особливо у сфері B2G, тобто при рахунках для органів влади та публічних замовників. У звичному B2B-секторі між компаніями загалом не потрібен ID-шлях. Якщо ви абітурієте до публічної установи, вам слід перед розсиленням рахунку уточнити ID-шлях та вимоговий шлях пересилання.
- Запитайте ID-шлях при публічному замовнику
- Правильно вказуйте ID-шлях у XRechnung
- Не помиляйте отримувача рахунку з контактним особою
- Придержуйтесь вимог платформи, наприклад OZG-RE
- Неправильний або відсутній ID-шлях може призвести до відмови
- У B2B-секторі зазвичай не потрібен ID-шлях
- При сумнівах перед відправкою запитайте у замовника
Створення та валідація XRechnung
Перед відправкою XRechnung слід проходити валідацію. Це означає, що фактура перевіряється з точки зору технічних та специфічних правил. Валідація не обмежується лише наявністю читання XML-документа. Також важливими є обов'язкові поля, суми, податки, дані отримувача, шлях ідентифікації, електронні адреси та формальні вимоги. Добре сформоване XRechnung зменшує ризик її відмови отримувачем або платформою.
- Повноцінне заповнення даних фактури
- Створення XML-документа в правильному форматі
- Перевірка обов'язкових полів
- Контроль сум та податків
- Перевірка шляху ідентифікації та даних отримувача
- Валідація XRechnung перед відправкою
- Не ігноруйте помилкові повідомлення, а скоригуйте їх професійно
- Враховувати версію та вимоги платформи отримувача
Отримання та перегляд XRechnung
XRechnung зазвичай приходить у форматі XML-документа. Без спеціального програмного забезпечення ця документація складна для читання людьми. Тому вам потрібен переглядач або програмне забезпечення, яке зручно візуалізує XML-дані. Важливо: структурований XML-документ залишається ключевим елементом фактури. Його не слід замінювати скріншотами, друками або ручним створенням PDF.
- Не видаляйте XML-файл чи зберігайте його лише у форматі PDF
- Перегляд XRechnung за допомогою переглядача або спеціального програмного забезпечення
- Перевірка даних про рахунок у структурованому відомості
- Керуватися надсилачем, сумою, податком на додану та інформацією про оплату
- Зберегти входящий рахунок у початковому форматі
- У разі несумісності між виглядом та XML-файлом, враховувати структуровані дані
- Входящі електронні рахунки увімкнути до процесу бухгалтерського обліку
Зберігання та GoBD: не втрачайте XML-файл
При XRechnung структурований частина повинна зберігатися таким чином, щоб була доступною, читабельною та безпосередньо відтворюваною протягом терміну зберігання. Для цілей податкового обліку входящі та виходящі рахунки загалом мають бути збережені на 8 років. Випадкове друковане PDF або чистий графічний перегляд недостатні, якщо цим втрачається оригінальний XML-файл. Зберігання повинно бути організоване таким чином, щоб пізніше можна було знайти рахунок, XML-файл, результат перевірки та інші документи.
- Зберегти оригінальний XML-файл
- Дані про рахунок повинні бути доступними протягом терміну зберігання
- Не вважайте відображення переглядача за оригінальний рахунок
- Документувати зміни та корекції для подальшого аналізу
- Зберегти входящі та виходящі рахунки у порядку
- Сенсово зберегти протоколи перевірки або результати валідації
- Зберігати дані для подацького консультаційного процесу та бухгалтерської перевірки доступними
Звичайні помилки при використанні XRechnung
Багато проблем з XRechnung не пов'язані саме з XML-форматом, але з неповними чи суперечливими реквізитами рахунку. Якщо відсутні обов'язкові поля, суми не сходяться, код шляху неправильний або отримувач не однозначно адресован, рахунок може бути відмовлено у прийнятті. Особливо критично є помилкове вважання PDF-рахунку за електронну XRechnung або неправильне зберігання XML-файлу після надсилання.
- Вважати PDF за XRechnung
- Не перевіряти XML-файл на валідність
- Неповноцінно заповнювати обов'язкові поля
- Забувати або неправильно вносити код шляху
- Використовувати невірного отримувача рахунку
- Нетто, податок на додану вартість та брутто не збігаються
- Відсутнє дата або опис послуги
- Невизначені банківська адреса чи умови оплати
- Зберігати XML-файл лише як PDF після надсилання
- Ігнорувати повідомлення про помилки платформи
Перевірка перед відправкою XRechnung
Перед відправкою рекомендується перевірити кожну XRechnung. Перевірка не повинна бути складною, але систематичною. Відповідають дані клієнта, отримувача, суми, податковий розрахунок, період послуг та інформація про оплату? Потрібен код шляху? Як технічно валідна XRechnung? Особливо важлива є перевірка при використанні публічних замовників, оскільки помилкові рахунки часто не можуть бути просто вручені для обробки, але відмовлено у прийнятті системою.
- Чи вказаний правильний отримувач рахунку?
- Чи є відома ID-щосе (Leitweg-ID) у відповідних органи?
- Чи правильно вказані номер та дата рахунку?
- Чи вказаний період надання послуг або товарів?
- Чи зрозуміла опис даних послуг або товарів?
- Чи відповідають позитивні, податкові та загальні суми?
- Чи правильно вказані умови оплати та рахунок банку?
- Чи перевірена XRechnung?
- Чи правильно збережено XML-файл?
- Чи надіслано рахунок за правильним каналом передачі?
Як Motorica допомагає з XRechnung
Motorica структурує дані рахунків та підтримує виведення та технічну перевірку XRechnung. Перед надсиланням слід перевірити також вимоги отримувача, обов'язкові дані та вказаний канал передачі. Motorica створює ZUGFeRD-рахунки безпосередньо з підтримуваних даних рахунків.
- Структуроване введення даних рахунків
- Використовувати дані клієнтів та послуг повторно
- Створення XRechnung
- Технічна валідація XRechnung
- Перевірка обов'язкових даних та сум перед відправкою
- Відокремлене визначення умов отримувача та шляху надсилання
- Зберігання XML-файлів у порядковому порядку
FAQ
Часто задавані питання щодо XRechnung
Чи є PDF-документ XRechnung?
Ні. Простий PDF-файл не є XRechnung. XRechnung складаються з структурованих XML-даних. Незважаючи на те, що PDF може виглядати як рахунок, він не задовольняє вимоги до електронного рахунку без структурованих даних.
Яка є різниця між XRechnung та ZUGFeRD?
XRechnung — це XML-рахунок без власної PDF-представництва. ZUGFeRD об'єднує читану PDF-файл з усередині вбудованими структурованими даними рахунків. Обидва формати можуть бути важливими для електронних рахунків, якщо вони задовольняють законодавчі вимоги.
Коли мені потрібна ідентифікація шляху?
Ідентифікація шляху, зокрема, необхідна при виплаті рахунків публічним замовникам. Вона забезпечує передачу електронного рахунку у правильне управління отримувачем. У звичному B2B-секторі між компаніями загалом не потрібна ідентифікація шляху.
Чи як самостійний працедавець, повинен я мати можливість отримувати XRechnung?
Від 1 січня 2025 року всі вкраїнські підприємства повинні мати можливість отримувати електронні рахунки. За офіційними даними МФУ достатньо для приймання цих документів використовувати поштовий ящик електронної пошти, але для обробки та зберігання таких документів все ж таки потрібна спеціалізована організація.
Чи кожну розрахунок від 2025 року слід формувати як XRechnung?
Ні. XRechnung не є єдиним дозволеним форматом електронних рахунків. Також існують переходні правила та винятки. У сфері B2B можуть бути дозволені інші структуровані формати, такі як ZUGFeRD, якщо вони задовольняють вимоги.
Як можна прочитати XRechnung?
XRechnung є XML-файлом і для людин без спеціального програмного забезпечення складний для читання. Ви маєте використовувати переглядач або програмне забезпечення, яке може зрозуміло відобразити XML-дані. Сам XML-файл все ж таки слід зберігатися як оригінал.
Чому XRechnung повинна бути перевірена?
Перевірка XRechnung визначає, чи задовольняє вона технічні та змістовні вимоги. Це дозволяє виявляти пропущені обов'язкові поля, неправильні суми, недійсні дані про отримувача або форматні помилки перед надсиланням рахунку.
Як слід зберігати XRechnung?
Структурований XML-файл повинен бути збережений як оригінал. Чистий PDF-вигляд або друк не замінюють XRechnung. Важливо, щоб розрахунок за час зберігання залишався доступним, читабельним і можливим для перевірки.
Чи підтримує Motorica XRechnung?
Так. Motorica підтримує структуроване введення рахунків, а також виведення та технічну перевірку XRechnung. Перед надсиланням все ж таки слід перевірити особливості отримувача, податкові питання і шляхи передачі. Motorica створює ZUGFeRD-рахунки безпосередньо з підтримуваних рахункових даних.