GoBD — це роз’яснення податкової адміністрації Німеччини щодо ведення та зберігання електронних книг, записів і документів, а також доступу до даних. Вони стосуються податково значущих матеріалів і при розрахунку прибутку за EÜR, і при застосуванні німецького режиму звільнення малого бізнесу від ПДВ (Kleinunternehmerregelung). Певна програма або загальний офіційний «сертифікат GoBD» не вимагаються.
Основні правила
- Відображайте операції повно, правильно, упорядковано й перевірювано; кожному запису потрібен доступний обліковий документ або чек.
- Виправлення мають зберігати можливість встановити первинний зміст. Непомітне видалення чи перезапис не підходять.
- Отримані цифрові документи зазвичай зберігайте в отриманому цифровому форматі. Для електронного рахунку важливі структуровані дані.
- Враховуйте вид документа: звичайні строки становлять десять, вісім або шість років і, як правило, починаються наприкінці відповідного календарного року.
На кого поширюються GoBD?
Вимоги охоплюють податково значущі книги, записи й документи незалежно від розміру компанії. Малому бізнесу також потрібен надійний порядок для рахунків, касових чеків, банківських даних та інших матеріалів. Точний обсяг залежить від діяльності й облікових обов’язків. Податковий консультант може перевірити процедуру, але відповідальність залишається за компанією.
Вчасно фіксуйте й пов’язуйте документи
Збирайте вхідні й вихідні рахунки, касові чеки та підтвердження платежів у визначених місцях і пов’язуйте їх з операціями. Готівкові операції зазвичай фіксуються щоденно. Якщо бухгалтерські проведення виконуються лише періодично, безготівкові операції, як правило, спочатку слід внести до первинних записів протягом десяти днів і захистити документи від втрати. Це не загальний десятиденний строк для кожного проведення. Впорядковане зберігання може підтримувати первинні записи у відповідних випадках.
Оформлюйте скасування й виправлення з посиланням на початкову операцію. Папка, яку можна вільно змінювати без історії, ризикована як єдиний архів. Важливі повнота, права доступу, журнал змін і зв’язок документа із записом.
Зберігайте цифрові оригінали та електронні рахунки
Зазвичай недостатньо роздрукувати отриманий електронною поштою рахунок і видалити цифровий файл. Податково важливі електронні документи, як правило, зберігають в отриманому форматі; допустиме перетворення має зберегти необхідні дані. Для електронного рахунку за § 14 UStG зазвичай достатньо структурованої частини, наприклад XML-файлу. Якщо читабельна частина містить додаткові податково значущі дані, збережіть і їх. Роздруківка PDF не замінює структурованих даних.
Паперові документи можна сканувати за описаною процедурою. Перевірте читабельність і повноту та чи інша норма не вимагає зберегти паперовий оригінал. Звичайна папка з фотографіями не є універсальним надійним рішенням.
Строки зберігання
За § 147 AO книги, інвентарні описи та річну фінансову звітність зазвичай зберігають десять років. Для бухгалтерських підтвердних документів загалом діє вісім років; § 14b UStG також вимагає вісім років для отриманих і виставлених рахунків. Ділове листування та деякі інші документи часто зберігають шість років. Строк зазвичай починається після завершення року, коли виник документ, зроблено останній запис або отримано чи відправлено лист. Спеціальні правила чи незавершена податкова перевірка можуть його подовжити. Перевірте обставини перед видаленням.
Опис процесу, резервні копії та доступ
Опишіть, як документи надходять, перевіряються, обліковуються, виправляються, зберігаються, резервуються й експортуються. Зазначте програми, ролі, права доступу та зміни процедури. Обсяг опису може відповідати малому бізнесу, але фактичний процес має бути зрозумілим. Заплануйте відновлення з копії та зміну системи. Хмарний сервіс або податкова фірма не забирають відповідальність компанії.
Дані повинні лишатися читабельними й доступними протягом строку зберігання. Під час податкової перевірки орган може отримати доступ до відповідних електронних даних у межах закону. Перед зміною програми перевірте експорт документів, зв’язків і потрібних даних.
Шість практичних кроків
- Визначте, куди надходять паперові документи, вкладення листів та електронні рахунки.
- Вчасно фіксуйте операцію і присвоюйте документ та унікальне посилання.
- Тримайте цифрові оригінали і структуровані дані рахунків у захищеному архіві.
- Журналюйте виправлення замість непомітного перезапису.
- Регулярно перевіряйте пошук, читабельність, відновлення й експорт.
- Запишіть процедуру та оновлюйте її при змінах.
Поширені запитання
Чи потрібна сертифікована програма GoBD?
Ні. Загальної офіційної сертифікації програм за GoBD немає. Важливий фактичний процес, що відповідає вимогам і піддається перевірці.
Чи достатньо PDF або роздруківки електронного рахунку?
Ні, якщо при цьому втрачається структурована частина. Зберігайте оригінальні податкові дані та додаткову важливу інформацію з читабельної частини.
Чи діють правила для EÜR та малого бізнесу?
Так, наскільки потрібно вести й зберігати податково значущі записи та документи. Вид і обсяг обов’язків можуть різнитися.
Які наслідки недоліків?
Вони залежать від випадку й серйозності. Брак доказів ускладнює перевірку; істотні недоліки можуть поставити облік під сумнів і призвести до оцінки податкової бази. Дрібна формальна помилка не спричиняє автоматичного штрафу.