Eine Rechnung als Kleinunternehmer muss klar zeigen, wer wem welche Leistung zu welchem Preis berechnet. Umsatzsteuer weist du bei einer nach § 19 UStG steuerfreien Leistung nicht gesondert aus. Dafür gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung. Dieser Ratgeber erklärt die aktuellen Pflichtangaben für gewöhnliche Inlandsgeschäfte in Deutschland und zeigt eine ausfüllbare Musterrechnung.
Kurz erklärt
Seit 2025 enthält § 34a UStDV eigene, vereinfachte Rechnungsanforderungen für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dabei nicht zwingend: Deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer genügt als eine der zulässigen Alternativen. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind in dieser besonderen Mindestliste nicht vorgeschrieben, bleiben für eine nachvollziehbare Buchhaltung aber sehr sinnvoll.
Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Regelung, keine Rechtsform und keine allgemeine Steuerbefreiung. Für in Deutschland ansässige Unternehmer gilt grundsätzlich: Der maßgebliche Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Es geht um Umsatz, nicht um Gewinn. Der Umsatz, mit dem die laufende Grenze überschritten wird, ist bereits nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Bei einer Neugründung gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro. Wer wirksam auf die Regelung verzichtet hat, rechnet nach den Regeln der Regelbesteuerung ab.
Die folgenden Angaben beziehen sich auf Rechnungen für Leistungen, die tatsächlich unter die Steuerbefreiung nach § 19 UStG fallen. Bei Auslandsgeschäften, Reverse Charge oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber musst du die jeweils zusätzlichen Regeln prüfen.
Schritt für Schritt
1. Die gesetzlichen Pflichtangaben eintragen
Nach § 34a UStDV muss eine solche Rechnung mindestens enthalten:
- Deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift sowie den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Bei einem Einzelunternehmen reicht ein Fantasiename allein nicht aus.
- Deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Eine dieser Angaben genügt. Die persönliche steuerliche Identifikationsnummer ist kein Ersatz für die betriebliche Steuernummer.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistung. „Dienstleistung“ allein ist meist zu ungenau; „Gestaltung eines Logos einschließlich zwei Korrekturrunden“ ist nachvollziehbar.
- Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung in einer Summe sowie einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
- Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung im vereinbarten Gutschriftverfahren ausstellt. Gemeint ist die Abrechnung durch den Kunden, nicht eine umgangssprachlich so bezeichnete Rechnungskorrektur.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bleiben die besonderen Vereinfachungen der §§ 33 und 34 UStDV anwendbar. Eine Vorlage mit den vollständigen Angaben ist auch bei kleinen Beträgen praktisch.
2. Den Hinweis auf § 19 UStG ergänzen
Eine mögliche Formulierung lautet:
Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Der Sinn muss eindeutig sein; ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Verwende keine Umsatzsteuerposition mit 7 oder 19 Prozent. Auch „0 % Umsatzsteuer“ ist als Erklärung ungeeignet, weil es die Kleinunternehmerbefreiung mit einem Nullsteuersatz verwechseln lässt. Weise den zu zahlenden Gesamtbetrag aus und ergänze den Befreiungshinweis.
Wer trotzdem Umsatzsteuer gesondert ausweist, kann sie nach § 14c UStG schulden. Entdeckst du einen solchen Fehler, kläre die Berichtigung zeitnah mit deiner Steuerberatung. Dein Geschäftskunde kann aus einer ordnungsgemäßen Kleinunternehmerrechnung keine Vorsteuer abziehen, weil keine Umsatzsteuer berechnet wird.
3. Sinnvolle Zusatzangaben verwenden
Eine eindeutige Rechnungsnummer, das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum, eine Kundennummer, das vereinbarte Zahlungsziel und deine Bankverbindung erleichtern die Zuordnung und Zahlung. Sie gehören nicht zur besonderen umsatzsteuerlichen Mindestliste des § 34a UStDV. Andere gesetzliche Angaben, etwa auf Geschäftsbriefen einer eingetragenen Gesellschaft, sowie vertragliche Vereinbarungen bleiben davon unberührt.
Vergib Rechnungsnummern nach einem nachvollziehbaren System, zum Beispiel 2026-0042. Beschreibe Leistungen so, dass der Kunde sie dem Auftrag zuordnen kann. Bei mehreren Positionen sollten Menge, Einzelpreis und Gesamtsumme rechnerisch zusammenpassen.
4. Praktisches Beispiel einer Kleinunternehmerrechnung
Die folgenden Namen und Anschriften sind erfunden. Ersetze alle Platzhalter durch deine tatsächlichen Angaben. Die Nummer, das Leistungsdatum und das Zahlungsziel sind hier als nützliche Zusatzangaben enthalten.
Rechnung Nr. 2026-0042
Aussteller: Lara Beispiel · Grafikdesign · Musterstraße 10 · 10115 Berlin
Steuernummer: [deine betriebliche Steuernummer]
Empfänger: Max Muster · Beispielweg 5 · 10117 Berlin
Rechnungsdatum: 05.10.2026
Leistungsdatum: 30.09.2026
Leistung: Gestaltung eines Logos einschließlich zwei Korrekturrunden
Menge: 1 · Preis: 450,00 EUR
Rechnungsbetrag: 450,00 EUR
Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Bitte überweise 450,00 EUR bis zum 19.10.2026 auf die vereinbarte Bankverbindung: [Kontoinhaber und IBAN]. Gib als Verwendungszweck 2026-0042 an.
Es wird keine Umsatzsteuer hinzugerechnet. Der Kunde zahlt insgesamt 450,00 Euro. Das Muster passt zu einer einfachen, in Deutschland steuerfreien Dienstleistung; es ist keine Universalvorlage für grenzüberschreitende oder andere besondere Umsätze.
5. Das richtige Rechnungsformat wählen
Für nach § 19 UStG steuerfreie Leistungen dürfen Kleinunternehmer nach § 34a UStDV weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen, beispielsweise auf Papier oder als einfaches PDF. Für die elektronische Übermittlung einer solchen PDF-Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich; sie kann auch durch schlüssiges Verhalten erteilt werden. Diese Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht nur eine Übergangsregel für 2026.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch inländische Kleinunternehmer E-Rechnungen für ihre betrieblichen Einkäufe empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Übliche Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile. Stelle sicher, dass du die strukturierten Daten lesen, prüfen und aufbewahren kannst.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können eigenständige E-Rechnungsvorgaben gelten. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung musst du die dann geltenden Anforderungen einschließlich möglicher Übergangsfristen neu prüfen.
6. Versenden und nachvollziehbar aufbewahren
Bewahre eine Kopie deiner Ausgangsrechnung und die erhaltenen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre auf. Die Frist nach § 14b UStG beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für eine Rechnung vom Oktober 2026 endet sie daher grundsätzlich am 31. Dezember 2034. Steuerlich relevante Umstände können eine längere Aufbewahrung erfordern.
Digitale Rechnungen müssen während der Aufbewahrung lesbar und nachvollziehbar bleiben. Bei einer E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unversehrt erhalten bleiben; ein Ausdruck allein genügt dafür nicht. Verknüpfe Rechnung, Auftrag und Zahlung und dokumentiere spätere Korrekturen, statt die bereits versandte Fassung unbemerkt zu überschreiben.
Checkliste
- Die Leistung ist tatsächlich nach § 19 UStG steuerfrei.
- Namen und Anschriften beider Seiten sind vollständig.
- Eine zulässige steuerliche Nummer des Ausstellers ist angegeben.
- Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Gesamtbetrag stimmen.
- Der Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung ist enthalten.
- Es wird keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen.
- Nützliche Zusatzangaben wie Rechnungsnummer und Zahlungsziel sind geprüft.
- Versandformat, Ablage und gegebenenfalls Sonderregeln sind geklärt.
Typische Fehler
- USt-ID als zwingende Voraussetzung ansehen: Die betriebliche Steuernummer ist eine zulässige Alternative. Warte nicht unnötig auf eine USt-ID, wenn du bereits eine passende Steuernummer hast.
- Eine Vorlage mit Umsatzsteuer übernehmen: Prüfe Steuerzeilen, Summen und Fußtexte gemeinsam. Ein Befreiungshinweis macht einen widersprüchlichen Steuerausweis nicht automatisch unschädlich.
- Alle kleinen Betriebe gleich behandeln: Kleinunternehmerregelung und Kleingewerbe sind unterschiedliche Begriffe. Entscheidend ist dein umsatzsteuerlicher Status für die konkrete Leistung.
- Unpräzise Leistungen oder fehlende Empfängerdaten: Bitte um die korrekten Angaben und stelle eine nachvollziehbare Berichtigung aus. Eine formell fehlerhafte Rechnung lässt den zugrunde liegenden Zahlungsanspruch nicht automatisch entfallen.
Häufige Fragen
Brauche ich zwingend eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Nicht als Mindestangabe nach § 34a UStDV. Für deine Organisation und eine eindeutige Zuordnung ist ein nachvollziehbares Nummernsystem trotzdem empfehlenswert. Die allgemeinen Rechnungsanforderungen bei Regelbesteuerung unterscheiden sich davon.
Darf ich eine Rechnung in einer anderen Sprache schreiben?
Grundsätzlich ist eine fremdsprachige Rechnung möglich. Die Angaben müssen verständlich und vollständig sein; das Finanzamt kann eine Übersetzung verlangen. Für deutsche Geschäftskunden ist eine deutsche oder zweisprachige Fassung oft praktisch. Eine Übersetzung ändert nichts daran, dass deutsche Steuerregeln gelten.
Ist Kleinunternehmer dasselbe wie steuerfrei arbeiten?
Nein. Die Regelung betrifft die Umsatzsteuer auf die erfassten Umsätze. Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer und andere Pflichten bleiben bestehen. Auch für bestimmte Auslandssachverhalte können Umsatzsteuerpflichten entstehen.
Was mache ich, wenn der Kunde eine Rechnung mit Umsatzsteuer verlangt?
Weise nicht allein auf Kundenwunsch Umsatzsteuer aus. Prüfe zuerst, ob die Leistung tatsächlich steuerfrei ist. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Entscheidung mit Folgen für das ganze Unternehmen und bindet grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.
Fazit
Eine gute Kleinunternehmerrechnung braucht korrekte Beteiligten- und Leistungsangaben, eine zulässige steuerliche Nummer, das Rechnungsdatum, den Gesamtbetrag und den Hinweis auf § 19 UStG. Mit einer eindeutigen Nummer, einem klaren Zahlungsziel und einer verlässlichen Ablage wird daraus ein Dokument, das dir und deinem Kunden im Alltag hilft.
Nächster Schritt
Mit Motorica.io kannst du Rechnungen und Kundendaten an einem Ort organisieren. Prüfe vor dem ersten Versand, ob dein Steuerstatus und die Angaben in deiner Rechnungsvorlage zu deinem Betrieb passen.
Quellen und Stand
Rechtsstand: 5. Oktober 2026. Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zum deutschen Recht und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
- § 14 UStG – Rechnungsformen und Übermittlung
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- BMF – Neuregelung für Kleinunternehmer ab 2025