Eine Rechnung ist offen, das Zahlungsziel ist abgelaufen – ist der Kunde damit schon im Verzug? Nicht immer. Wer in Deutschland selbstständig arbeitet, sollte Zahlungsziel, Fälligkeit und Mahnung auseinanderhalten. Davon hängt ab, wann du Zahlung verlangen und wann du Verzugszinsen oder Kosten geltend machen kannst.
Die wichtigsten Begriffe
- Zahlungsziel: die eingeräumte Zahlungsfrist oder der vereinbarte Zahlungstermin, etwa „14 Tage nach Zugang der Rechnung“.
- Fälligkeit: der Zeitpunkt, ab dem du die geschuldete Zahlung verlangen kannst.
- Überfällig: eine fällige Forderung ist noch unbezahlt. Das allein beweist noch keinen rechtlichen Zahlungsverzug.
- Mahnung: eine eindeutige Aufforderung, eine bereits fällige Forderung zu bezahlen.
- Zahlungsverzug: ein rechtlicher Zustand mit zusätzlichen Voraussetzungen und Folgen, insbesondere möglichen Verzugszinsen.
Zahlungsziel vereinbaren und Fälligkeit prüfen
Vereinbare Zahlungsbedingungen möglichst schon im Angebot oder Vertrag. Übernimm die wirksame Vereinbarung anschließend in die Rechnung. Ein erstmals einseitig aufgedrucktes Datum ersetzt nicht ohne Weiteres eine vertragliche Vereinbarung und löst nicht automatisch Verzug ohne Mahnung aus. Das hat der Bundesgerichtshof für einen Verbraucherfall ausdrücklich klargestellt (III ZR 91/07).
Eine allgemeine gesetzliche Zahlungsfrist von 14 oder 30 Tagen gibt es nicht. Ist keine Leistungszeit vereinbart und ergibt sie sich auch nicht aus den Umständen, gilt grundsätzlich die sofortige Fälligkeit nach § 271 BGB. Besondere Regeln gehen vor: Bei einem Werkvertrag wird die Vergütung grundsätzlich mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Einwendungen und Zurückbehaltungsrechte müssen berücksichtigt werden.
Sehr lange Zahlungsfristen lassen sich nicht beliebig vereinbaren. § 271a BGB enthält Grenzen, insbesondere für Fristen über 60 Tage und für öffentliche Auftraggeber; zusätzlich kann die AGB-Kontrolle eingreifen.
Ein Beispiel mit konkreten Daten
Ihr habt wirksam „Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung“ vereinbart. Die Leistung ist erbracht, die Rechnung geht am 2. November 2026 zu, und es bestehen keine Einwendungen. Der Zugangstag wird bei dieser Frist nicht mitgezählt: Die Frist endet am 16. November 2026. Bei ausbleibender Zahlung kann unter diesen Voraussetzungen ab dem 17. November Verzug ohne zusätzliche Mahnung eintreten (§ 286 Absatz 2 Nummer 2 BGB).
Fällt ein maßgeblicher Fristablauf auf Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag am Leistungsort, ist grundsätzlich § 193 BGB zu beachten. Plane bei Überweisungen außerdem ausreichend Banklaufzeit ein.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Die Überschrift entscheidet nicht: Auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann rechtlich eine Mahnung sein, wenn sie die fällige Forderung eindeutig benennt und deren Bezahlung verlangt. Eine Mahnung muss grundsätzlich nicht schriftlich erfolgen; Text und Zugang sollten aber aus Beweisgründen dokumentiert werden. Drei Mahnungen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben.
Ein kurzes Muster für eine tatsächlich fällige Rechnung:
Zu unserer Rechnung [Nummer] vom [Datum] sind noch [Betrag] Euro offen. Die Forderung ist seit [Datum] fällig. Bitte begleiche den offenen Betrag bis zum [konkretes Datum] auf das bekannte Konto mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Falls du bereits gezahlt hast oder Einwendungen bestehen, teile uns dies bitte mit.
Eine zusätzliche Zahlungsfrist ist für eine Mahnung nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber die Kommunikation. Passe das Muster an den Fall an und kündige nur Kosten oder Schritte an, die tatsächlich berechtigt sind.
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Nach § 286 BGB setzt Verzug grundsätzlich eine fällige, durchsetzbare Forderung, eine Mahnung nach Fälligkeit und die ausbleibende Zahlung voraus. Der Schuldner gerät nicht in Verzug, solange er die Nichtleistung nicht zu vertreten hat.
Eine Mahnung kann entbehrlich sein, beispielsweise bei einem wirksam vereinbarten festen Zahlungstag oder einer angemessenen, ab einem Ereignis kalendermäßig berechenbaren Zahlungsfrist. Eine bloße Datumsangabe auf der Rechnung genügt dafür nicht automatisch.
Daneben gilt für Entgeltforderungen die 30-Tage-Regel: Verzug tritt spätestens ein, wenn nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung 30 Tage ohne Zahlung vergangen sind. Bei Verbrauchern gilt dieser Automatismus nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Bei Nichtverbrauchern kann bei unsicherem Rechnungszugang stattdessen die Frist von 30 Tagen nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung maßgeblich sein. Ein früherer Verzug, etwa durch Mahnung, bleibt möglich. Die Regel gewährt also keine allgemeine kostenlose Zahlungsfrist.
Verzugszinsen und Mahnkosten
§ 288 BGB unterscheidet:
- Grundregel: fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz pro Jahr.
- Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.
- 40-Euro-Pauschale: bei Verzug mit einer Entgeltforderung, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie fällt nicht für jedes Mahnschreiben erneut an und wird auf ersatzfähige Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
Prozentpunkte sind keine Prozentaufschläge. Verwende den für den jeweiligen Verzugszeitraum geltenden Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank und berücksichtige Änderungen während des Zeitraums.
Die Kosten einer Mahnung, die den Verzug erst begründet, sind grundsätzlich kein ersatzfähiger Verzugsschaden. Bei weiteren notwendigen Mahnungen können tatsächlich entstandene angemessene Auslagen wie Porto und Papier ersatzfähig sein; eigene Personal- und Verwaltungskosten gehören nicht dazu. Eine beliebige Pauschale pro E-Mail ist damit nicht gerechtfertigt.
Deine Prüfliste vor der Mahnung
- Vertrag, Leistung und gegebenenfalls Abnahme geprüft.
- Vereinbartes Zahlungsziel und tatsächliche Fälligkeit ermittelt.
- Rechnungszugang, Teilzahlungen und Gutschriften abgeglichen.
- Einwendungen, Stundungen und Zurückbehaltungsrechte berücksichtigt.
- Verbraucherstatus und Voraussetzungen des Verzugs geprüft.
- Forderung, Zahlungsaufforderung und Zugang nachvollziehbar dokumentiert.
- Zinsen und Kosten nur mit tragfähiger Grundlage angesetzt.
Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Bei drohendem Fristablauf oder einer bestrittenen Forderung solltest du rechtzeitig rechtliche Unterstützung hinzuziehen.
Rechnungsregeln nicht mit Zahlungsfristen verwechseln
Die umsatzsteuerlichen Rechnungsvorschriften legen keine allgemeine zivilrechtliche Zahlungsfrist fest. § 14a UStG betrifft zusätzliche Rechnungspflichten in besonderen Fällen, nicht besondere allgemeine Fälligkeitstermine.
Für Unternehmer gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine achtjährige Rechnungsaufbewahrung, beginnend mit dem Ende des Ausstellungsjahres; gesetzliche Verlängerungen bleiben möglich. Wer die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG anwendet, weist für diese steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert aus und benötigt den entsprechenden Befreiungshinweis (§ 34a UStDV).
Häufige Fragen
Darf ich nach Ablauf des Zahlungsziels sofort mahnen?
Wenn die Forderung tatsächlich fällig und durchsetzbar ist, grundsätzlich ja. Prüfe vorher Zahlungseingänge und mögliche Einwendungen. Eine zusätzliche allgemeine Wartefrist gibt es nicht.
Muss eine Mahnung „Mahnung“ heißen?
Nein. Entscheidend ist die klare Zahlungsaufforderung für eine bestimmte fällige Forderung, nicht die Überschrift.
Hilft Rechnungssoftware bei der rechtlichen Prüfung?
Motorica.io hilft dir, Rechnungen und Zahlungsvorgänge zu organisieren. Ob Verzug vorliegt und welche Kosten du verlangen darfst, hängt aber weiterhin vom Vertrag und dem konkreten Fall ab.
Quellen
Dieser Beitrag erläutert deutsches Recht und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
- BGB § 271
- BGB § 271a
- BGB § 641
- BGB § 187
- BGB § 188
- BGB § 193
- BGB § 286
- BGB § 288
- BGB § 204
- UStG § 14a
- UStG § 14b
- UStDV § 34a
- BGH, III ZR 91/07
- Deutsche Bundesbank
- IHK Frankfurt am Main
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