Une pièce comptable ou reçu rattache une opération à sa preuve : facture reçue ou émise, ticket de caisse ou justificatif de paiement. Classer les documents dès leur arrivée facilite les recherches et l'explication des écritures. Ce guide concerne les entreprises et indépendants en Allemagne ; les obligations exactes dépendent des règles fiscales et commerciales applicables.
L'essentiel
- Prévoyez un point d'entrée pour le papier et les fichiers numériques et rattachez rapidement chaque pièce à l'opération.
- Conservez en principe sous forme numérique les documents reçus numériquement. Les données structurées d'une véritable facture électronique ne sont pas remplacées par une impression.
- Les durées usuelles sont dix ans pour livres et comptes annuels, huit pour pièces comptables et factures, six pour correspondance commerciale. Qualifiez d'abord le document.
- Assurez lisibilité, protection contre les modifications discrètes, sauvegardes et export.
De la réception à l'archivage
Définissez un circuit commun pour courrier, pièces jointes, factures téléchargées et photos de documents papier prises en déplacement. Vérifiez toutes les pages, l'émetteur, l'opération concernée et si le document est une facture ou une simple confirmation de paiement. Conservez également les factures émises et corrections. Le relevé bancaire prouve le paiement, mais ne remplace pas automatiquement la facture.
Utilisez un lien vérifiable : date, fournisseur ou client, type de document et numéro d'opération. Des dossiers par année et par type facilitent la recherche ; le lien avec l'écriture comptable est essentiel. Distinguez dépenses privées et professionnelles. Vérifiez régulièrement la preuve de chaque paiement enregistré. N'inventez pas une facture manquante : clarifiez l'opération et, si c'est admis, établissez une pièce interne indiquant motif, date et montant.
Papier, numérisation et factures électroniques
Sous les conditions GoBD, le papier peut être capturé sous forme d'image, y compris par photo. Contrôlez intégralité et lisibilité, décrivez le processus et empêchez les changements non détectés. La destruction du papier dépend aussi d'autres règles et de la situation. Numérisez rapidement les tickets thermiques qui pâlissent et gardez l'original tant qu'il est nécessaire.
Conservez en principe les documents reçus électroniquement dans leur format de réception. Un PDF ou l'impression d'une véritable facture électronique ne remplace pas ses données structurées. Selon les GoBD actuelles, il suffit généralement de conserver la partie structurée d'une facture électronique au sens du droit allemand de la TVA si les exigences GoBD sont respectées ; les informations supplémentaires pertinentes pour l'impôt dans une autre partie doivent aussi être conservées. Tout PDF envoyé par e-mail n'est pas une telle facture. Une boîte mail ou un dossier modifiable seul ne constitue pas un processus fiable.
Combien de temps conserver ?
Le § 147 AO prévoit en principe dix ans pour livres, inventaires et comptes annuels, huit pour pièces comptables, six pour lettres commerciales et autres documents cités. Le § 14b UStG exige généralement huit ans pour les factures émises et reçues. Le délai commence normalement à la fin de l'année où la pièce est née ou la lettre reçue ou envoyée. Une pièce comptable de 2026 reste donc généralement jusqu'à fin 2034. Une procédure fiscale encore ouverte peut prolonger la durée ; vérifiez les exceptions avant suppression.
Un système fiable
Notez brièvement qui reçoit, contrôle, enregistre, corrige, sauvegarde et exporte les pièces. Indiquez logiciels, droits d'accès et changements de procédure. Les corrections doivent laisser l'opération initiale traçable. Testez recherche, lisibilité, sauvegarde, restauration et export. Après un changement de système, les données utiles à un contrôle doivent rester disponibles. Un service cloud ou un conseiller fiscal peut aider, mais l'entreprise reste responsable.
Liste de contrôle
- Définir l'entrée du papier, des e-mails et téléchargements.
- Enregistrer les pièces complètes et lisibles, liées aux opérations.
- Conserver les originaux numériques et données structurées des factures.
- Vérifier type et durée avant suppression.
- Garder les corrections traçables.
- Tester sauvegarde, restauration, recherche et export.
Questions fréquentes
Une photo du ticket de caisse suffit-elle ?
Une photo lisible peut faire partie d'une procédure documentée. Elle doit être complète et visuellement fidèle au papier ; vérifiez si l'original doit être gardé pour d'autres raisons.
Dois-je utiliser ELSTER ?
Non. ELSTER sert surtout à communiquer électroniquement avec l'administration fiscale. La qualité de l'archivage dépend du processus réel, pas d'un logiciel précis.
Est-ce applicable à l'EÜR et à la Kleinunternehmerregelung ?
Oui, lorsque les obligations d'enregistrement correspondantes s'appliquent. Un calcul simplifié du bénéfice ou le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung) ne les supprime pas de façon générale.
Sources officielles et date
Vérifié le 17 septembre 2026 : § 147 AO · § 14b UStG · Ministère fédéral des Finances : modification GoBD du 14 juillet 2025 · FAQ sur la facture électronique. Information générale ; consultez un professionnel pour votre cas.