Un rendez-vous avec le conseiller fiscal est efficace lorsque les pièces comptables ou reçus, les paiements et les opérations particulières sont complets, traçables et transmis dans le format convenu. La préparation DATEV commence donc par l’accord sur le processus avec le cabinet, et non par l’accumulation de fichiers dans un dossier.
Ce guide s’adresse aux indépendants et petites entreprises qui préparent en Allemagne une comptabilité courante, une déclaration de TVA ou une clôture annuelle. La liste exacte dépend toujours de la mission et des exigences du cabinet.
En bref : que faut-il préparer ?
Définissez la période, enregistrez toutes les recettes et dépenses professionnelles, rapprochez les paiements des factures et signalez les cas non résolus. Ajoutez les données bancaires, cartes et prestataires de paiement, les écritures de caisse, contrats, immobilisations et, si nécessaire, données de paie.
DATEV n’est pas un format de fichier unique. Le cabinet peut utiliser DATEV Unternehmen online, un service de données DATEV ou un import de fichiers. Demandez le canal, la période et les champs attendus avant tout export.
1. Clarifier la mission et la remise
Le rendez-vous peut concerner la comptabilité mensuelle, une déclaration préalable de TVA, une EÜR, les comptes annuels, la déclaration de revenus ou la paie. Confirmez la période, le délai, la personne qui comptabilise, l’application DATEV utilisée, les images de pièces ou données structurées nécessaires, le plan comptable et la façon de signaler les questions.
Vous évitez ainsi les doublons : un dossier PDF peut convenir à un cabinet, alors qu’un autre attend des données structurées reliées aux pièces d’origine.
2. Réunir les factures de vente
Fournissez toutes les factures avec numéro, date, période de prestation, client, montants net et TVA et statut du paiement. Ajoutez avoirs, annulations, corrections, acomptes, factures finales, opérations transfrontalières, exonérations, autoliquidation et créances encore ouvertes.
Ne remplacez pas silencieusement une facture déjà envoyée. Une correction traçable est plus utile qu’un fichier sans historique.
3. Classer les achats et autres pièces comptables ou reçus
Chaque dépense professionnelle doit être justifiée. Rassemblez factures fournisseurs, tickets, décomptes de frais et autres preuves. Vérifiez la lisibilité de l’émetteur, de la prestation, de la date, du montant et, le cas échéant, de la TVA.
Les oublis fréquents concernent les factures dans les e-mails ou portails, les relevés des prestataires de paiement, les abonnements logiciels et assurances, les frais de déplacement, les documents douaniers et les dépenses mixtes privées/professionnelles. Pour une utilisation mixte, indiquez la part professionnelle et la méthode de calcul ; le conseiller fiscal apprécie le traitement fiscal.
4. Effectuer le rapprochement des paiements
La facture prouve l’opération ; le relevé prouve le paiement. Transmettez les relevés complets des comptes professionnels et cartes ainsi que les rapports de PayPal, Stripe, Klarna, Amazon ou services similaires. Identifiez frais, remboursements, écarts, apports et prélèvements privés et paiements non expliqués.
Contrôlez les soldes d’ouverture et de clôture, les périodes manquantes, les paiements groupés et l’affectation des paiements aux factures. Une capture d’écran isolée ne remplace pas un relevé complet.
5. Ajouter caisse, immobilisations, contrats et paie
En cas d’espèces, fournissez le livre de caisse, les rapports journaliers, tickets Z et exports convenus. Pour machines, véhicules, ordinateurs et autres immobilisations, joignez facture, preuve de paiement, date d’acquisition et utilisation. Signalez contrats de financement, leasing, location et assurance, ainsi que ventes d’actifs, créances irrécouvrables, aides ou usage privé.
Avec des salariés, convenez de la date limite et communiquez changements de données, heures, absences, entrées et sorties, rémunérations variables et avantages. Envoyez les données sensibles uniquement par le canal sécurisé du cabinet.
6. Conserver correctement les factures électroniques
Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises établies en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; cela concerne en principe aussi le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung). Une boîte e-mail peut suffire pour la réception, mais une facture électronique n’est pas un simple PDF : elle contient des données structurées.
Conservez le fichier électronique d’origine. Pour un format hybride comme ZUGFeRD, la partie structurée est déterminante ; le PDF visible ne la remplace pas. Les GoBD exigent des enregistrements traçables, vérifiables, complets, exacts, enregistrés en temps utile et ordonnés.
7. Comprendre les durées de conservation
Selon le § 147 AO, les pièces comptables se conservent en principe huit ans. Les livres, inventaires, bilans d’ouverture, comptes annuels et documents d’organisation nécessaires se conservent généralement dix ans ; d’autres documents fiscaux peuvent relever d’un délai de six ans. Le délai commence normalement à la fin de l’année concernée.
Ne supprimez rien uniquement parce qu’un délai standard semble expiré : un contrôle ou une imposition encore ouverte peut imposer une conservation plus longue.
8. Convenir du transfert DATEV
Demandez une spécification courte : application ou service DATEV, types de données, numéros de conseiller et de client, SKR03/SKR04 ou plan individuel, liens vers les pièces, format, encodage et format de date.
Motorica organise les factures, pièces et paiements et facilite la préparation des données fiscales pour les exports DATEV. Le transfert direct de tous les documents vers DATEV est encore en phase bêta et de préparation et n’est pas généralement disponible. Convenez toujours du canal réel avec le cabinet.
Liste de contrôle
- Mission, période et délai confirmés
- Factures de vente, avoirs et corrections complets
- Achats et autres pièces complets
- Factures électroniques conservées dans le format structuré d’origine
- Données bancaires, cartes et prestataires complètes
- Rapprochement des paiements terminé, cas ouverts signalés
- Caisse rapprochée
- Immobilisations, contrats et financements identifiés
- Apports, prélèvements et dépenses mixtes expliqués
- Cas transfrontaliers et autoliquidation listés
- Données de paie transmises en sécurité si nécessaire
- Canal DATEV et exigences d’import testés
Erreurs fréquentes
Des pièces sans paiements : ajoutez les relevés et rapports et effectuez le rapprochement.
Un « CSV DATEV » non validé : demandez d’abord quel import et quels champs sont nécessaires.
Uniquement le PDF d’une facture électronique : conservez le fichier structuré d’origine.
Des données inventées pour une pièce manquante : demandez une copie, documentez les faits et consultez le conseiller fiscal.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d’un compte DATEV ?
Pas toujours. L’accès dépend du processus du cabinet et peut être configuré ensemble.
Les relevés bancaires suffisent-ils sans factures ?
En général non. Ils prouvent le paiement mais ne remplacent pas la facture et ses informations fiscales.
Que faire si une facture manque ?
Demandez un duplicata ou téléchargez-la à nouveau. Sinon, documentez le paiement, le motif professionnel et le destinataire et demandez au cabinet quelle preuve est acceptable.
Conclusion
Une bonne préparation DATEV repose sur des pièces complètes, des paiements complets, des cas particuliers clairement signalés et un canal techniquement adapté. Motorica.io réunit factures, pièces comptables et paiements et prépare les données DATEV pour leur traitement ultérieur. Essayer Motorica.
Sources et date
Mise à jour : 5 octobre 2026
- DATEV – collaboration numérique avec le conseiller fiscal
- DATEV – configuration des services de données
- Ministère fédéral des Finances – FAQ facture électronique
- § 147 AO – conservation
- § 257 HGB – conservation
- Ministère fédéral des Finances – modification GoBD du 14 juillet 2025
Cet article est général et ne remplace pas un conseil fiscal, juridique ou entrepreneurial individuel. Le cas concret et les exigences de votre cabinet sont déterminants.