Questionnaire d’immatriculation fiscale en Allemagne : préparer sa demande

Vous avez commencé à travailler à votre compte, mais vous n’avez pas encore de numéro fiscal allemand pour votre activité ? Le questionnaire d’immatriculation fiscale (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) permet de déclarer l’activité au service des impôts et de fournir les informations nécessaires à son traitement fiscal. Ce n’est ni la déclaration annuelle ni une simple liste de numéros existants. Ce guide concerne les entreprises individuelles en Allemagne, y compris l’activité libérale (freiberufliche Tätigkeit).

1. Respectez le délai d’un mois

En principe, transmettez le questionnaire dans le mois suivant le début de l’activité, sans attendre un courrier. La déclaration commerciale ne le remplace pas. Selon ELSTER, des actes préparatoires, comme la location d’un local, peuvent déjà constituer le début de l’activité. Vérifiez la date réelle et prévoyez le temps nécessaire à l’inscription. La base légale est le § 138, alinéas 1b et 4, AO.

2. Choisissez l’accès ELSTER et le bon formulaire

Dans Mein ELSTER, sélectionnez le questionnaire pour entreprises individuelles ; un autre formulaire existe pour les UG ou GmbH. Si vous n’avez pas de numéro fiscal professionnel, choisissez la demande d’un nouveau numéro. Ne le confondez pas avec l’identifiant fiscal personnel ou le numéro d’identification à la TVA (USt-IdNr.). ELSTER propose aussi une inscription par e-mail uniquement pour transmettre ce questionnaire. Ce compte limité devra ensuite être étendu pour utiliser d’autres formulaires fiscaux. L’envoi électronique est la règle ; un envoi papier pour difficulté excessive nécessite une demande et l’accord du service des impôts.

3. Rassemblez les données au préalable

Préparez vos données personnelles, identifiant fiscal, adresses, coordonnées bancaires, date de début et description précise de l’activité. Écrivez par exemple « traduction de manuels techniques » plutôt que seulement « services ». Ajoutez, si nécessaire, les informations sur les salariés et les entreprises existantes. Si la qualification commerciale ou libérale est incertaine, consultez un conseiller fiscal.

4. Estimez séparément chiffre d’affaires et bénéfice

Établissez des prévisions justifiées pour l’année de début et la suivante. Le chiffre d’affaires correspond aux recettes des prestations ; le bénéfice reste après déduction des dépenses professionnelles. Exemple simplifié sans TVA : 12 000 euros de recettes moins 4 000 euros de dépenses courantes déductibles donnent 8 000 euros de bénéfice. N’inscrivez pas 12 000 euros partout. Tenez compte des mois réels d’activité de la première année et conservez vos hypothèses. Les estimations peuvent influencer les acomptes d’impôt.

5. Décidez de la TVA en connaissance de cause

Examinez séparément le régime allemand de franchise de TVA pour les petites entreprises (Kleinunternehmerregelung). L’année de création, le seuil de chiffre d’affaires est de 25 000 euros ; l’opération qui le dépasse relève déjà du régime normal. Pour les entreprises existantes, le § 19 UStG prévoit 25 000 euros l’année précédente et 100 000 euros l’année en cours. La franchise exclut généralement la déduction de la TVA sur les achats. Une renonciation volontaire engage pour au moins cinq années civiles. En cas d’opérations internationales ou d’investissements importants, demandez conseil avant de choisir.

6. Vérifiez, envoyez et gardez la preuve

Vérifiez la date, le service compétent, les montants et le choix de TVA. Enregistrez la version envoyée et le compte rendu de transmission. Un brouillon enregistré n’est pas un dépôt. Le service vérifie les données puis communique le numéro fiscal ; une attribution immédiate n’est pas garantie. Répondez aux questions et discutez des changements importants de prévisions avec le service ou votre conseiller.

Erreurs fréquentes

N’attendez ni la première facture ni un numéro fiscal professionnel déjà attribué. Ne confondez pas chiffre d’affaires et bénéfice et ne recopiez pas les choix de TVA d’autrui sans vérification. Le numéro de TVA n’est pas une condition générale pour remplir le questionnaire.

Liste finale

Début d’activité et délai d’un mois vérifiés.
Accès ELSTER et formulaire individuel choisis.
Données et prévisions distinctes préparées.
Choix de TVA vérifié.
Formulaire effectivement envoyé, preuve conservée.

Pour une qualification incertaine ou des choix fiscaux, consultez un conseiller fiscal. Ce guide décrit la procédure allemande et ne remplace pas un conseil individuel.

Sources officielles

Photo : Diva Plavalaguna / Pexels. Image d’illustration. Pexels