Bir muhasebe belgesi veya makbuz, ticari işlemi kanıtlar: gelen ya da düzenlenen fatura, kasa fişi veya ödeme kaydı. Belgeleri geldikleri anda düzenli saklamak, daha sonra aramayı kolaylaştırır ve kayıtların açıklanmasını sağlar. Bu rehber Almanya'daki işletmeler ve serbest çalışanlar içindir; hangi belgelerin saklanacağı somut duruma ve ilgili hukuk kurallarına bağlıdır.
Kısa özet
- Kağıt ve dijital belgeler için belirli bir giriş noktası kullanın; her belgeyi ilgili işlemle zamanında ilişkilendirin.
- Dijital alınan belgeleri kural olarak dijital saklayın. Gerçek bir e-faturanın yapılandırılmış verileri korunmalıdır; çıktı bunun yerine geçmez.
- Genellikle defter ve yıllık mali tablolar için on, muhasebe belgeleri ve faturalar için sekiz, ticari yazışmalar için altı yıl geçerlidir. Önce belge türünü belirleyin.
- Belgeleri okunabilir, izinsiz değişikliklere karşı korumalı, yedekli ve dışa aktarılabilir tutun.
Belge girişinden arşive
Posta, e-posta ekleri, indirilen faturalar ve yolda çekilen kağıt belge fotoğrafları için sabit bir akış tanımlayın. Her sayfanın okunabilirliğini, düzenleyeni, ilgili işlemi ve belgenin fatura mı yoksa yalnızca ödeme teyidi mi olduğunu kontrol edin. Düzenlediğiniz faturaları ve ilgili düzeltmeleri de saklayın. Banka ekstresi ödemeyi gösterir; faturanın yerini otomatik olarak almaz.
Tarih, tedarikçi veya müşteri, belge türü ve işlem numarası gibi izlenebilir bir bağlantı kurun. Yıl ve belge türüne göre klasörler aramayı kolaylaştırabilir; esas olan muhasebe kaydıyla bağın korunmasıdır. Özel ve ticari giderler ayırt edilebilir olsun. Kayıtlı her ödeme için dayanak belgeyi düzenli kontrol edin. Eksik fatura uydurmayın; işlemi araştırın ve uygun olduğunda gerekçe, tarih ve tutarı içeren bir öz belge düzenleyin.
Kağıt, tarama ve e-fatura
GoBD şartları altında kağıt belgeler fotoğrafla da dijitalleştirilebilir. Tamlık ve okunabilirliği kontrol edin, tarama sürecini yazılı açıklayın ve fark edilmeden değişiklik yapılmasını önleyin. Kağıdın sonra imha edilip edilemeyeceği başka kurallara ve duruma bağlıdır. Solabilen termal fişleri erken tarayın ve gerektiği sürece asıllarını saklayın.
Elektronik alınan belgeleri kural olarak alındıkları biçimde saklayın. Gerçek bir e-faturanın PDF çıktısı yapılandırılmış verileri ikame etmez. Güncel GoBD'ye göre Alman KDV hukukundaki e-faturanın yapılandırılmış kısmı, GoBD gerekleri karşılanıyorsa, kural olarak yeterlidir; başka bölümde ek vergi açısından önemli bilgiler varsa bunları da koruyun. E-postayla gelen her PDF böyle bir e-fatura değildir. Yalnızca posta kutusu veya değiştirilebilir klasör güvenilir bir saklama süreci değildir.
Saklama süreleri
AO § 147 uyarınca defter, envanter ve yıllık mali tablolar kural olarak on; muhasebe belgeleri sekiz; ticari yazışmalar ve belirtilen diğer belgeler altı yıl saklanır. UStG § 14b düzenlenen ve alınan faturalar için genel olarak sekiz yıl öngörür. Süre, örneğin belgenin oluştuğu veya yazının alındığı yılın sonunda başlar. 2026 tarihli bir muhasebe belgesi bu nedenle kural olarak 2034 sonuna kadar korunur. Henüz kapanmamış bir vergi işlemi süreyi uzatabilir; silmeden önce özel kuralları kontrol edin.
Düzen nasıl güvenilir kalır?
Belgeleri kimin aldığı, kontrol ettiği, kaydettiği, düzelttiği, yedeklediği ve dışa aktardığını kısaca yazın. Yazılımları, erişim haklarını ve süreç değişikliklerini kaydedin. Düzeltme eski işlemi izlenebilir bırakmalıdır. Arama, okunabilirlik, yedekten geri yükleme ve dışa aktarmayı test edin. Sistem değişse de denetim için gerekli belgeler erişilebilir kalmalıdır. Bulut sağlayıcısı veya vergi danışmanı yardımcı olabilir; sorumluluk işletmededir.
Günlük kontrol listesi
- Kağıt, e-posta ve indirmeler için belge girişini belirleyin.
- Tam ve okunabilir belgeleri işlemlerle ilişkilendirin.
- Dijital asılları ve yapılandırılmış e-fatura verilerini koruyun.
- Silmeden önce belge türünü ve süresini kontrol edin.
- Düzeltmeleri izlenebilir tutun.
- Yedek, geri yükleme, arama ve dışa aktarmayı test edin.
Sık sorulan sorular
Fiş fotoğrafı yeterli mi?
Okunabilir fotoğraf, belgelenmiş bir tarama sürecinin parçası olabilir. Tam ve kağıt aslına uygun olmalıdır; başka nedenle aslın gerekip gerekmediğini kontrol edin.
Bunun için ELSTER gerekli mi?
Hayır. ELSTER vergi idaresiyle elektronik iletişim içindir. Belge düzeni belirli bir yazılıma değil gerçek işleyişe bağlıdır.
EÜR veya Kleinunternehmerregelung için de geçerli mi?
İlgili kayıt ve saklama yükümlülükleri varsa evet. Basit kâr hesabı veya Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) bu yükümlülükleri genel olarak kaldırmaz.
Resmî kaynaklar ve tarih
Kontrol: 17 Eylül 2026. AO § 147 · UStG § 14b · Federal Maliye Bakanlığı: 14 Temmuz 2025 GoBD değişikliği · E-fatura soruları. Genel bilgidir; bireysel durumunuzu uzman vergi danışmanıyla görüşün.