Vergi danışmanı ile yapılacak görüşme, muhasebe belgeleri veya makbuzlar, ödemeler ve özel işlemler eksiksiz, izlenebilir ve kararlaştırılan biçimde hazır olduğunda verimli olur. Bu nedenle DATEV hazırlığı, mümkün olduğunca çok dosyayı tek klasöre koymakla değil, mali müşavirlik bürosuyla çalışma yöntemini netleştirmekle başlar.
Bu rehber Almanya’da devam eden muhasebe, KDV ön beyannamesi veya yıl sonu işlemlerini hazırlayan serbest çalışanlar ve küçük işletmeler içindir. Somut belge listesi her zaman verilen hizmete ve büronun taleplerine bağlıdır.
Kısaca: Randevudan önce ne hazır olmalı?
Dönemi belirleyin, tüm ticari gelir ve giderleri kaydedin, ödemeleri ilgili faturalarla eşleştirin ve açık soruları işaretleyin. Banka, kart ve ödeme hizmeti verilerini, kasa kayıtlarını, sözleşmeleri, demirbaşları ve gerekiyorsa bordro bilgilerini ekleyin.
DATEV tek bir dosya biçimi değildir. Büro DATEV Unternehmen online, bir DATEV veri servisi veya dosya içe aktarımı kullanabilir. Bu yüzden dışa aktarmadan önce aktarım yolunu, dönemi ve gerekli alanları sorun.
1. Hizmeti ve teslim sürecini netleştirin
Randevu; aylık muhasebe, KDV ön beyannamesi, gelir fazlası hesabı, yıllık kapanış, gelir vergisi beyannamesi veya bordro için olabilir. Şunları önceden doğrulayın:
- dönem ve son teslim tarihi;
- kayıtları büronun mu yapacağı, yoksa hazırlanmış kayıt verilerinin mi alınacağı;
- DATEV Unternehmen online, veri servisi veya dosya içe aktarımından hangisinin kullanıldığı;
- belge görüntüsü, yapılandırılmış fatura verisi, kayıt satırı veya rapor gerekip gerekmediği;
- hesap planı, masraf merkezi ve vergi anahtarları;
- eksik belgelerin ve soruların nasıl işaretleneceği.
2. Satış faturalarını ve düzeltmeleri toplayın
Dönemdeki tüm satış faturalarını; fatura numarası, tarih, teslim/hizmet dönemi, müşteri, net tutar, vergi ve ödeme durumuyla birlikte hazırlayın. İadeleri, iptal ve düzeltme faturalarını, avans ve kapanış faturalarını, sınır ötesi işlemleri, vergiden istisna veya reverse-charge durumlarını ve dönem sonunda açık kalan alacakları ekleyin.
Gönderilmiş bir faturayı silmeyin veya üzerine yazmayın. İzlenebilir bir düzeltme, değişiklik geçmişi olmayan “temiz” bir dosyadan daha değerlidir.
3. Alış faturalarını ve diğer muhasebe belgelerini düzenleyin
Her ticari gider için uygun bir muhasebe belgesi veya makbuz gerekir. Tedarikçi faturalarını, kasa fişlerini, ücret dökümlerini ve diğer kanıtları toplayın. Düzenleyenin, açıklamanın, tarihin, tutarın ve gerekiyorsa KDV bilgilerinin okunabilir olduğunu kontrol edin.
E-postalarda veya portallarda kalan faturalar, ödeme sağlayıcısı ve pazar yeri dökümleri, yazılım ve sigorta faturaları, seyahat ve araç giderleri, gümrük belgeleri ile özel/ticari karışık giderler sık unutulur. Karışık kullanımda ticari oranı ve hesaplama yöntemini not edin; vergisel değerlendirmeyi vergi danışmanı yapmalıdır.
4. Ödeme mutabakatını tamamlayın
Fatura işlemi, banka ekstresi ise ödemeyi kanıtlar. Eksiksiz ticari banka ve kredi kartı ekstrelerini, PayPal, Stripe, Klarna, Amazon veya benzeri hizmetlerin işlem raporlarını sunun. Ücretleri, iadeleri, farkları, özel para giriş-çıkışlarını ve açıklanamayan ödemeleri gösterin.
Başlangıç ve bitiş bakiyelerinin uyduğunu, eksik dönem olmadığını, toplu ödemelerin ayrıştırıldığını ve ödemelerin faturalarla eşleştiğini kontrol edin. Tek işlem ekran görüntüsü tam ekstre veya dışa aktarılabilir veri yerine geçmez.
5. Kasa, demirbaş, sözleşme ve özel işlemleri ekleyin
Nakit kullanıyorsanız büroyla kararlaştırılan kasa defteri, günlük rapor, Z raporu ve veri dışa aktarımlarını hazırlayın. Nakit hareketlerini zamanında kaydedin ve sonraki düzeltmeleri belgeleyin.
Makine, araç, bilgisayar veya diğer uzun süreli varlıklar için fatura, ödeme kanıtı, edinim tarihi ve kullanım bilgisini verin. Finansman, leasing, kira ve sigorta sözleşmeleri de önemli olabilir. Araç satışı, değersiz alacak, teşvik, tazminat, işletme kapanışı veya ticari varlığın özel kullanımı gibi olağan dışı durumları ayrıca belirtin.
Çalışan varsa bordro son teslim tarihini öğrenin; özlük değişiklikleri, çalışma saatleri, devamsızlıklar, giriş-çıkışlar, değişken ücretler ve yan hakları eksiksiz verin. Hassas personel verilerini yalnızca güvenli kanal üzerinden gönderin.
6. E-faturaları ve dijital asılları doğru saklayın
Almanya’daki işletmeler 1 Ocak 2025’ten beri e-fatura alabilmelidir; bu, genel olarak Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesini (Kleinunternehmerregelung) kullananları da kapsar. Alım için bir e-posta kutusu yeterli olabilir. Ancak e-fatura yalnızca PDF değildir; kabul edilen bir formatta yapılandırılmış veri içerir.
Orijinal elektronik dosyayı saklayın. ZUGFeRD gibi hibrit biçimde yapılandırılmış bölüm belirleyicidir; görünen PDF tek başına onun yerine geçmez. GoBD’ye göre kayıtlar izlenebilir, doğrulanabilir, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olmalıdır.
7. Saklama sürelerini doğru anlayın
AO § 147’ye göre muhasebe fişleri genel olarak sekiz yıl; defterler, kayıtlar, envanterler, açılış ve yıllık bilançolar ile bunları açıklayan organizasyon belgeleri genel olarak on yıl saklanır. Diğer vergiyle ilgili belgeler altı yıllık süreye tabi olabilir. Süre çoğunlukla ilgili takvim yılının sonunda başlar.
Standart süre dolmuş görünse bile denetim, açık vergi tarhı veya başka bir yükümlülük daha uzun saklamayı gerektirebilir. Emin değilseniz büroya sorun.
8. DATEV teslimini kararlaştırın
Bürodan kısa bir teknik tanım isteyin: kullanılan DATEV uygulaması veya servisi, gerekli belge ve veri türleri, danışman/müşteri numarası, SKR03/SKR04 ya da özel hesap planı, belge bağlantıları, dosya biçimi, kodlama ve tarih biçimi.
Motorica; faturaları, muhasebe belgelerini ve ödemeleri düzenlemeye ve DATEV dışa aktarımları için vergi verilerinin hazırlanmasına yardımcı olur. Tüm belgelerin DATEV’ye doğrudan aktarımı şu anda beta ve hazırlık aşamasındadır ve genel kullanıma açık değildir. Gerçek aktarım yöntemini mutlaka büronuzla kararlaştırın.
Teslim kontrol listesi
- Hizmet, dönem ve son tarih onaylandı
- Tüm satış faturaları, iadeler ve düzeltmeler eklendi
- Tüm alış faturaları ve belgeler tamamlandı
- E-faturalar orijinal yapılandırılmış biçimde saklandı
- Banka, kart ve ödeme sağlayıcısı verileri eksiksiz
- Ödeme mutabakatı yapıldı, açık durumlar işaretlendi
- Kasa kayıtları uzlaştırıldı
- Demirbaşlar, sözleşmeler ve finansmanlar belirtildi
- Özel para giriş-çıkışları ve karışık giderler açıklandı
- Sınır ötesi, reverse-charge ve özel işlemler listelendi
- Gerekiyorsa bordro verileri güvenli biçimde teslim edildi
- DATEV aktarım yolu ve içe aktarma şartları test edildi
Sık yapılan hatalar
Ödeme verisi olmadan belge göndermek: Ekstreleri ve sağlayıcı raporlarını ekleyip ödeme mutabakatını tamamlayın.
Onay almadan “DATEV CSV” hazırlamak: Önce hangi içe aktarımın ve alanların gerektiğini sorun.
E-faturanın yalnızca PDF görünümünü saklamak: Orijinal yapılandırılmış dosyayı koruyun.
Eksik makbuz için bilgi uydurmak: Kopya isteyin, gerçek durumu belgeleyin ve kabul edilebilir kanıtı danışmanla görüşün.
Sık sorulan sorular
Kendi DATEV hesabım gerekli mi?
Her zaman değil. Erişim ve yetkiler büronun çalışma yöntemine bağlıdır ve birlikte kurulabilir.
Fatura olmadan banka ekstresi yeterli mi?
Genellikle hayır. Ekstre ödemeyi gösterir, fakat dayanak faturadaki vergisel bilgilerin yerini tutmaz.
Eksik faturada ne yapmalıyım?
Düzenleyenden kopya isteyin veya yeniden indirin. Bulunamazsa ödeme, ticari amaç ve alıcıyı belgeleyip büroya danışın.
Her hesabı kendim kaydetmeli miyim?
Yalnızca böyle kararlaştırıldıysa. Eksiksiz belgeler, açık ödeme eşleştirmesi ve anlaşılır notlar çoğu zaman daha önemlidir.
Sonuç
İyi DATEV hazırlığı; eksiksiz belgeler, eksiksiz ödeme verileri, açıkça işaretlenmiş özel durumlar ve teknik olarak uygun bir aktarım yoludur. Motorica.io faturaları, muhasebe belgelerini ve ödemeleri bir araya getirir ve DATEV verilerini sonraki işlem için hazırlar. Motorica’yı deneyin.
Kaynaklar ve güncellik
Güncellik: 5 Ekim 2026
- DATEV – vergi danışmanlığıyla dijital iş birliği
- DATEV – veri servislerini kurma
- Almanya Federal Maliye Bakanlığı – e-fatura soruları
- AO § 147 – belgelerin saklanması
- HGB § 257 – belgelerin saklanması
- Federal Maliye Bakanlığı – 14 Temmuz 2025 GoBD değişikliği
Bu yazı genel bilgi verir; kişisel vergi, hukuk veya işletme danışmanlığının yerini tutmaz. Somut durum ve vergi danışmanınızın talepleri belirleyicidir.