GoBD, Almanya'da elektronik defterlerin, kayıtların ve belgelerin tutulması, saklanması ve verilere erişim hakkındaki vergi idaresi ilkeleridir. Gelir-gider hesabı (EÜR) yapanlar ve Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) kapsamındakiler de vergisel belgelerini izlenebilir biçimde saklamalıdır. Belirli bir yazılım veya genel bir resmî “GoBD sertifikası” şart değildir.
Temel kurallar
- İşlemleri eksiksiz, doğru, düzenli ve izlenebilir kaydedin; her kayda bulunabilir bir muhasebe belgesi veya makbuz bağlayın.
- Düzeltmelerde ilk içeriği görünür tutun. Sessizce üzerine yazmak veya silmek uygun değildir.
- Dijital gelen belgeleri kural olarak alındıkları dijital biçimde saklayın. E-faturada yapılandırılmış veri önemlidir.
- Belge türüne göre genellikle on, sekiz veya altı yıllık saklama süresini uygulayın; süre çoğunlukla ilgili takvim yılının sonunda başlar.
GoBD kimleri ilgilendirir?
İlkeler, işletmenin büyüklüğünden bağımsız olarak vergi açısından önemli defter, kayıt ve belgeleri kapsar. Küçük bir işletme de faturalar, kasa makbuzları, banka verileri ve diğer ilgili belgeler için güvenilir bir süreç kurmalıdır. Gereken kapsam faaliyete ve kayıt yükümlülüklerine bağlıdır. Bir vergi danışmanı süreci inceleyebilir; belgelerden sorumluluk işletmede kalır.
Belgeleri zamanında kaydedin ve ilişkilendirin
Gelen ve giden faturaları, nakit makbuzları ve ödeme kanıtlarını belirlenmiş yerlerde toplayın; her belgeyi işlemine bağlayın. Nakit işlemler kural olarak günlük kaydedilir. Muhasebe yalnızca dönemsel yapılıyorsa nakit dışı işlemler öncelikle genel olarak on gün içinde temel kayıtlara alınmalı ve belgeler kayba karşı korunmalıdır. Bu, her muhasebe kaydı için genel bir on günlük son tarih değildir. Düzenli belge dosyalaması uygun durumlarda temel kayıtları destekleyebilir.
İptal ve düzeltmeleri ilk işleme atıfla kaydedin. Değişiklik geçmişi olmayan serbestçe düzenlenebilir bir klasör tek arşiv olarak risklidir. Eksiksizlik, erişim yetkileri, değişiklik kayıtları ve belge-kayıt bağlantısı önemlidir.
Dijital asılları ve e-faturaları koruyun
E-postayla gelen bir faturayı yalnızca yazdırıp dijital dosyayı atmak kural olarak yeterli değildir. Vergiyle ilgili elektronik belgeleri genellikle alındıkları formatta saklayın; izin verilen dönüştürmeler gerekli bilgileri korumalıdır. UStG § 14 kapsamındaki bir e-fatura için yapılandırılmış bölümün, örneğin XML dosyasının, saklanması genel olarak yeterlidir. Okunabilir bölüm ek vergi bilgisi içeriyorsa onu da saklayın. PDF çıktısı yapılandırılmış verinin yerini tutmaz.
Kağıt belgeler belgelenmiş bir tarama süreciyle dijitalleştirilebilir. Okunabilirliği ve eksiksizliği kontrol edin; başka bir kuralın kağıt aslı gerektirip gerektirmediğini değerlendirin. Açıklanmamış bir fotoğraf klasörü güvenilir bir genel çözüm değildir.
Saklama süreleri
AO § 147 uyarınca defterler, envanterler ve yıllık mali tablolar kural olarak on yıl saklanır. Muhasebe belgeleri için genel süre sekiz yıldır; UStG § 14b de alınan ve kesilen faturalar için sekiz yıl öngörür. Ticari yazışmalar ve sayılan başka belgeler için sıkça altı yıl geçerlidir. Süre genellikle belgenin oluştuğu, son kaydın yapıldığı veya mektubun alınıp gönderildiği takvim yılının sonunda başlar. Özel kurallar veya devam eden vergi incelemesi süreyi uzatabilir. Silmeden önce somut durumu kontrol edin.
Süreç belgesi, yedekleme ve veri erişimi
Yazılı süreç açıklaması belgelerin nasıl geldiğini, kontrol edildiğini, kaydedildiğini, düzeltildiğini, saklandığını, yedeklendiğini ve dışa aktarıldığını anlatmalıdır. Kullanılan uygulamaları, rolleri, erişim haklarını ve süreç değişikliklerini belirtin. Ayrıntı düzeyi küçük işletmeye uygun olabilir, ancak gerçek işleyiş anlaşılmalıdır. Yedekten geri yüklemeyi ve yazılım değişikliğini planlayın. Bulut hizmeti veya vergi bürosu işletmenin sorumluluğunu devralmaz.
Kayıtlar saklama süresince okunabilir ve erişilebilir olmalıdır. Vergi incelemesinde idare yasal çerçevede ilgili elektronik verilere erişebilir. Sistem değiştirmeden önce belgelerin, bağlantıların ve gerekli verilerin dışa aktarılabildiğini denetleyin.
Küçük işletmeler için altı adım
- Kağıt belgelerin, e-posta eklerinin ve e-faturaların nereden geldiğini belirleyin.
- İşlemleri zamanında kaydedin; her birine belge ve benzersiz referans atayın.
- Dijital asılları ve yapılandırılmış fatura verilerini korumalı bir arşivde tutun.
- Eski kayıtların üzerine sessizce yazmak yerine düzeltmeleri belgeleyin.
- Arama, okunabilirlik, yedekten dönüş ve dışa aktarmayı düzenli test edin.
- Süreci yazın ve değiştiğinde güncelleyin.
Sık sorulan sorular
Sertifikalı GoBD yazılımı gerekli mi?
Hayır. Yazılımlar için genel bir resmî GoBD sertifikası yoktur. Gerçek sürecin kuralları karşılaması ve denetlenebilmesi önemlidir.
E-faturanın PDF'i veya çıktısı yeterli mi?
Yapılandırılmış veri kayboluyorsa hayır. Vergi açısından gerekli özgün verileri ve okunabilir bölümdeki ek ilgili bilgileri saklayın.
EÜR veya küçük işletme KDV rejiminde de geçerli mi?
Evet, vergiyle ilgili kayıt ve belgelerin tutulması gerektiği ölçüde. Yükümlülüklerin türü ve kapsamı farklılaşabilir.
Eksiklik olursa ne olur?
Sonuç, hatanın niteliğine ve ağırlığına bağlıdır. Eksik kanıt incelemeyi zorlaştırır; ciddi kusurlar kayıtların güvenilirliğini zedeleyip tahmine yol açabilir. Her şekli hata otomatik ceza doğurmaz.