İşletme giderleri, Almanya'da serbest mesleki veya ticari faaliyet nedeniyle yapılan harcamalardır. Küçük bir harcama da önemli olabilir; iş hesabından ödenmiş olması ise özel bir harcamayı kendiliğinden işletme giderine dönüştürmez. Her işlemde iş amacını, tutarı ve ödemeyi sonradan açıklayabilecek belgeleri saklayın.
İşletme gideri ne demektir?
Alman Gelir Vergisi Kanunu'nun (EStG) 4. maddesinin 4. fıkrasına göre belirleyici olan işletmeyle ilgidir. Harcamanın mutlaka zorunlu olması gerekmez; ancak bazı giderler için özel indirim sınırları vardır. Geliri ve gideri karşılaştıran Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), gelir fazlası hesabıdır.
Her alışta neyin, ne zaman, kimden, kaç paraya ve hangi iş amacıyla alındığını kaydedin. Muhasebe belgesi veya makbuz (Beleg) ile fatura (Rechnung) ve ödeme kanıtı birbirine bağlanmalıdır. Banka hareketi tek başına alınan mal veya hizmeti çoğu zaman açıklamaz; fatura da ödeme tarihini her zaman kanıtlamaz.
Hangi masraflar kaydedilmeli?
Aşağıdaki örnekler otomatik vergi indirimi vaadi değildir. Fiili kullanım, kanıt ve özel sınırlamalar önemlidir.
Günlük işletme masrafları
- Malzeme ve çalışma araçları: Ofis malzemeleri, ambalaj, hammaddeler ve müşteri işleri için alınan mallar. Sipariş ile teslim belgesini faturaya bağlayın.
- Mekân ve hizmetler: İş yeri veya depo kirası, elektrik, internet, telefon, barındırma hizmeti, yazılım aboneliği ve işletme sigortaları. Özel kullanım varsa payını ayırın.
- Dış hizmet ve personel: Serbest çalışan ücretleri, muhasebe, mesleki danışmanlık, ücretler ve işveren giderleri. Sözleşme ve hizmet kanıtını da saklayın.
- Pazarlama: İnternet sitesi, reklam, basılı malzeme, fuar ve platform ücretleri. İş yemekleri ile hediyelerde özel kurallar vardır.
Yolculuk, seyahat ve iş yemekleri
İş yolculuğu için tarih, hedef, amaç, güzergâh ve ilgili müşteri veya siparişi kaydedin; bilet, otel ve park belgelerini saklayın. Özel kullanılan araç ile işletme aracı aynı kurallara tabi değildir. Hem iş hem tatil içeren yolculuklarda paylar makul biçimde ayrılır. Kendi yemek faturanızın tamamı doğrudan gider sayılamaz.
Müşterilerin iş amacıyla ağırlanmasında, EStG 4. maddenin 5. fıkrası uyarınca uygun ve kanıtlanmış giderin kural olarak yalnızca %70'i işletme gideri olabilir. Katılanları ve iş gerekçesini yazın; restoranda ağırlama için faturayı da saklayın. İndirilecek KDV ayrı incelenir. Çalışan olmayan kişilere verilen hediyeler için de sınırlar ve kayıt yükümlülükleri vardır.
Büyük alımlar ve amortisman
Bir yıldan uzun kullanılan bilgisayar, makine veya mobilyanın bedeli her zaman satın alma yılında tamamen düşülemez. Satın alma tarihini, maliyeti, işte kullanım oranını ve kullanım ömrünü kaydedin. Gerekirse maliyet amortisman (Absetzung für Abnutzung, AfA) yoluyla yıllara dağıtılır. EStG 6. maddenin 2. fıkrası, bağımsız kullanılabilen taşınır varlıklarda, indirilebilir girdi KDV'si hariç maliyet 800 €'yu aşmıyorsa belirli şartlarla hemen gider yazmaya izin verir. İndirilemeyen KDV maliyeti etkileyebilir.
Özel kullanım ve istisnaları ayırın
Telefon, internet veya çalışma aracı özel amaçla da kullanılıyorsa makul bir dağıtım yöntemi kaydedin: ayrı hat, kullanım kayıtları ya da açıklanabilir tahmin. Özel payı işletme gideri göstermeyin. Evde çalışma alanı, günlük götürü ve evden iş yerine ulaşım için ayrıca koşullar vardır. Kişisel yaşam giderleri, gelir vergisi ve işletmeden para çekme genel gider listesine girmez. İşletme açılmadan önceki masraflar ise planlanan faaliyetle açık bağlantı varsa ilgili olabilir; kuruluş niyetini gösteren belgeleri saklayın. Kendi düzenlediğiniz belge eksik işlemi açıklayabilir, fakat gerekli faturayı veya girdi KDV'si hakkını kendiliğinden yaratmaz.
İşletme gideri ile indirilecek KDV farklı sorulardır
Gelen faturada önce gelir vergisi açısından iş gerekçesini, sonra Alman KDV Kanunu (UStG) 15. madde uyarınca olası girdi KDV'sini inceleyin. İşte kullanım ve usulüne uygun fatura önemlidir. Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) uygulanıyorsa muaf satışlarla ilgili alışlarda kural olarak girdi KDV'si indirilemez. Buna rağmen işletme maliyeti gelir vergisi kârını azaltabilir. Kendi müşterinize düzenlediğiniz faturada KDV gösterilip gösterilmemesi bu alışın işletme gideri olup olmadığını belirlemez.
Örnek: Yalnızca işte kullanılan bir yazılım 119 € tutuyor; bunun 19 €'su KDV. İndirim hakkı ve uygun fatura varsa ilke olarak 100 € gider, 19 € girdi KDV'si söz konusudur. İndirim hakkı yoksa, başka bir yöntem gerekmiyorsa, 119 € işletme maliyeti olarak önemlidir.
Gider hangi yılda dikkate alınır?
EÜR'de temel kural ödeme esaslıdır: Gider ödeme yapılan takvim yılında dikkate alınır. EStG 11. madde, yıl değişimi civarında düzenli yinelenen ödemeler gibi istisnalar içerir. Amortisman ve bazı alımların ayrı kuralları vardır. Fatura, hizmet dönemi ve ödeme tarihini ayrı kaydedin. Bilanço tutanlar başka dönem kuralları uygular.
Hangi belgeler, ne kadar süre saklanır?
İşleme ait orijinal fatura veya makbuzu, varsa sözleşme ya da siparişi, ödeme kanıtını ve kısa iş gerekçesini birlikte tutun. Nakit ödemede kasa fişi önemlidir. E-faturanın yapılandırılmış orijinal verisi saklanmalıdır; yalnızca çıktı veya ekran görüntüsü yeterli değildir. Ayrıntılar Federal Maliye Bakanlığı'nın e-fatura SSS'sinde yer alır.
Alman Vergi Usul Kanunu'nun (AO) 147. maddesine göre muhasebe belgeleri kural olarak sekiz yıl, defter ve kayıtlar on yıl, bazı diğer belgeler altı yıl saklanır. Süre genellikle belgenin oluştuğu takvim yılının sonunda başlar; açık vergi işlemlerinde uzayabilir. Dijital belgeler bulunabilir, okunabilir ve fark edilmeden değiştirilemeyecek şekilde korunmalıdır. GoBD kurallarını dikkate alın.
Beş adımlı pratik düzen
- Fatura, fiş veya e-faturanın orijinalini işlemden hemen sonra kaydedin.
- Tedarikçi, tarih, tutar, gider türü, iş amacı ve ödeme bağlantısını ekleyin.
- Özel pay, eksik bilgi, büyük alım ve sınırlı indirimi işaretleyin.
- Belgeleri her ay banka ve nakit hareketleriyle karşılaştırın.
- Belirsiz durumları beyandan önce bir vergi danışmanına (Steuerberater) sorun.
Kontrol listesi
- Her giderin iş amacı açık mı?
- Fatura veya fiş ile ödeme eşleştirildi mi?
- Özel kullanım payı ayrıldı ve açıklandı mı?
- Yolculuk ve ağırlama kanıtları tamam mı?
- Büyük alımlar amortisman için kaydedildi mi?
- Girdi KDV'si giderden ayrı değerlendirildi mi?
- Özellikle e-faturaların dijital orijinalleri okunabilir mi?
- Şüpheli işlemler danışmanlık için işaretlendi mi?
Sık sorulan sorular
Banka ekstresi tek başına yeterli mi?
Ödemeyi gösterir; alınan hizmeti ve iş amacını çoğu zaman göstermez. Fatura, kasa fişi veya sözleşmeyi de saklayın.
Girdi KDV'si indirilemiyorsa gider kaybolur mu?
Hayır. KDV indiriminin olmaması gelir vergisi açısından işletme giderini otomatik olarak ortadan kaldırmaz.
Karma kullanılan giderin tamamı düşülebilir mi?
Kural olarak yalnızca açıklanabilir işletme payı. Bazı türler için özel kurallar vardır.
Sonuç
İyi bir belge düzeni, her harcamanın iş gerekçesini, ödemesini ve doğru vergi dönemini gösterir. Motorica.io belgeleri ve ödemeleri düzenli tutmaya yardımcı olur; hukuki sınıflandırma ayrı bir uzmanlık değerlendirmesidir.
Bu rehber Alman hukukunu genel olarak açıklar; kişisel vergi danışmanlığının yerine geçmez.