Almanya’da iş kurarken farklı görevleri olan kurumlarla karşılaşırsın. Gewerbeamt işletmenin ticari faaliyet bildirimini alır, Finanzamt vergi kaydını yapar, IHK ve HWK ise iş dünyasının kanunla düzenlenen mesleki öz yönetim görevlerini yürütür. Tek bir kayıt diğer bütün yükümlülükleri otomatik olarak yerine getirmez. Bu rehber, hangi konu için hangi kuruma başvuracağını açıklar.
Dört kurumun görevleri
- Gewerbeamt – ticari faaliyet kayıt dairesi: Belediyede işletme açılışı, değişiklik ve kapanış bildirimlerini alır. Gewerbebehörde adıyla veya Ordnungsamt bünyesinde de bulunabilir.
- Finanzamt – vergi dairesi: Vergi kaydı, vergi numarası (Steuernummer), beyannameler, vergi kararları ve geçici vergi ödemeleriyle ilgilenir.
- IHK – Sanayi ve Ticaret Odası: Özellikle ticaret, sanayi ve birçok hizmet işletmesinin mesleki öz yönetim kurumudur; iş kurma danışmanlığı, mesleki eğitim ve sınav görevleri de vardır.
- HWK – Zanaatkârlar Odası: Zanaat sektörünün öz yönetim kurumudur. Handwerksrolle adlı sicil, diğer zanaat sicilleri, danışmanlık, eğitim ve sınavlar görevleri arasındadır.
IHK ve HWK kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlardır. Özel danışmanlık şirketleri veya yalnızca gönüllü üyelikle çalışan sektör dernekleri değildir. Verdikleri danışmanlık, vergi dairesi kararlarının veya gerekli izinlerin yerini tutmaz. Görevleri § 1 IHKG ve § 91 HwO ile düzenlenir.
Gewerbeamt: Faaliyeti bildir, izinleri ayrıca kontrol et
Sabit işyerine bağlı ticari faaliyete başlarken, aynı zamanda işletmenin bulunduğu yerdeki yetkili kuruma bildirim yapmalısın. Gerçekte sunduğun hizmetleri veya ürünleri açıkça belirt. Belirli değişiklikler, taşınma ve işletmenin kapanması da bildirilmelidir. Dayanak § 14 GewO hükmüdür.
Gerekli belgeleri ve ücretleri belediyenden öğren. Genellikle kimlik belgesi, işyeri adresi ve faaliyet açıklaması istenir. Hukuki yapıya ve faaliyete göre sicil belgeleri, vekâletname veya izin belgeleri de gerekebilir.
Günlük dilde Gewerbeschein denilen belge, bildirimin alındığını gösterir. Genel bir işletme ruhsatı, Steuernummer veya ticaret sicili kaydı değildir. İzne tabi faaliyetlerde ve yeterlilik şartına bağlı zanaatlarda ek koşullar, faaliyete başlamadan önce karşılanmalıdır; bkz. § 15 GewO.
Yalnızca serbest meslek (freiberufliche Tätigkeit) kapsamında sınıflandırılan bir faaliyet, örneğin bu koşulları sağlayan çevirmenlik, kural olarak Gewerbeanmeldung gerektirmez. Vergi kaydı yine zorunludur. Faaliyetini serbest meslek veya ticari faaliyet olarak dilediğin gibi adlandıramazsın. Vergisel sınıflandırmada fiilen yaptığın iş ve özellikle § 18 EStG kapsamındaki koşullar belirleyicidir.
Finanzamt: Vergi kayıt formunu kendin gönder
Gewerbeamt bilgileri ilgili kurumlara iletir. Buna rağmen vergi kayıt formunu, kural olarak faaliyete başladıktan sonraki bir ay içinde elektronik olarak, genellikle ELSTER üzerinden göndermelisin. Mektup gelmesini bekleme. Doğrudan Finanzamt’a bildirim yapan serbest meslek sahipleri için de bu geçerlidir. Bkz. § 138 AO ve iş kuranlar için ELSTER açıklamaları.
Faaliyet, hukuki yapı, başlangıç tarihi, banka bilgileri ve gerçekçi ciro ile kâr tahminlerini hazırla. Ciro, kâr değildir: Kâr hesaplanırken işletme giderleri dikkate alınır. Formda KDV uygulaması da ele alınır. Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung), yalnızca KDV ile ilgilidir; işletme bildirimi veya oda üyeliğini genel olarak ortadan kaldırmaz.
Finanzamt vergi kaydını, beyannameleri ve vergi kararlarını işler. İşletmeye ait Steuernummer, kişisel Steuer-ID ile aynı değildir. USt-IdNr. ise Federal Merkezi Vergi Dairesinin verdiği ayrı bir KDV kimlik numarasıdır; bkz. § 27a UStG.
İşletme vergisinde (Gewerbesteuer) iki kurum görev alır: Finanzamt vergi hesaplamasına esas tutarı (Gewerbesteuermessbetrag) belirler; belediye kendi çarpanını uygulayarak vergiyi hesaplar. Belediyenin bu vergiye ilişkin kararı, IHK veya HWK aidatı değildir. Bkz. § 14 GewStG ve § 16 GewStG.
IHK: Kanuni üyelik, danışmanlık ve mesleki eğitim
Birçok ticari işletme kanun gereği yerel IHK’ya üyedir. Üyelik; faaliyet, işyerinin konumu ve hukuki yapı gibi unsurlara bağlıdır. Sadece aidatı daha düşük diye başka bir oda seçemezsin. Kurallar ve istisnalar § 2 IHKG hükmündedir.
IHK iş kurma konularında destek verir, mesleki eğitim ve sınav görevlerini yürütür. Ancak işletmenin muhasebesini tutmaz ve her iş modeli için genel izin vermez.
Üyelik ile aidat ödeme yükümlülüğü farklıdır. Kanuni koşullar sağlanırsa aidat muafiyeti veya yeni girişimcilere yönelik indirimler uygulanabilir. Hukuki yapı, sicil kaydı, ticari kazanç veya kâr ve önceki bağımsız faaliyetler önemlidir. Kleinunternehmerregelung tek başına IHK aidatından muafiyet sağlamaz. Aidat kararını ve odanın güncel kurallarını incele; bkz. § 3 IHKG.
HWK: Handwerksrolle ile diğer sicilleri ayırt et
Zanaatlarda belirleyici olan, fiilen yapılan iştir. Özellikle birden fazla hizmet sunuyorsan başlamadan önce yerel HWK ile sınıflandırmayı netleştir.
- Yeterlilik şartına bağlı zanaatlar, Anlage A: Sabit işyerine bağlı bağımsız faaliyet için kural olarak Handwerksrolle kaydı gerekir. Elektrik tesisatı işleri ve kuaförlük örnektir.
- Bu yeterlilik şartına bağlı olmayan zanaatlar, Anlage B bölüm 1: Faaliyete giriş için kural olarak ustalık belgesi gerekmez. Ancak HWK’ya bildirim ve ilgili sicile kayıt yükümlülüğü vardır. Bina temizliği örnektir.
- Zanaat benzeri faaliyetler, Anlage B bölüm 2: Bunlar için de ayrı sicil ve bildirim yükümlülüğü vardır. Tadilat terziliği örnektir.
Bkz. § 1 HwO, § 18 HwO, Anlage A ve Anlage B. Handwerksrolle ile yeterlilik şartına bağlı olmayan veya zanaat benzeri faaliyetlerin sicili aynı değildir.
Handwerksrolle kaydında ustalık yeterliliği (Meisterabschluss) yaygın bir yoldur; tek yol değildir. Kanunun kabul ettiği başka yeterlilikler, mesleği icra yetkileri veya istisna izinleri de mümkün olabilir. Uygun yeterliliğe sahip bir teknik işletme sorumlusu koşulu karşılayabilir; her işletme sahibinin bizzat Meisterbrief sahibi olması gerekmez. HWK, § 7 HwO uyarınca somut durumu inceler.
HWK aidatları ve yeni girişimcilere sağlanan kolaylıklar ayrıca düzenlenir. IHK muafiyetlerini doğrudan HWK’ya uygulama. § 113 HwO ve yerel oda kuralları belirleyicidir.
Uygulamadan üç örnek
İnternetten satış: Yalnızca mal satışı genellikle ticari faaliyettir; işletme bildirimi, vergi kaydı ve çoğunlukla IHK üyeliği gerekir. Ürüne özel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.
Bina temizliği: Ustalık belgesi şartına bağlı olmayan bir zanaattır. İşletme bildirimi ve vergi kaydının yanında HWK bildirimi ile ilgili sicil kaydını da netleştir. “Ustalık belgesi gerekmiyor”, “HWK gerekmiyor” anlamına gelmez.
Ek ürün satışı yapan kuaför salonu: Kuaförlük Anlage A kapsamındadır. İşletmenin zanaat dışındaki ayrı bölümü, HWK yanında IHK üyeliği de doğurabilir. Her ara sıra ürün satışı otomatik olarak iki tam aidat anlamına gelmez. Faaliyetleri, kapsamını ve aidatların paylaşımını iki odayla da netleştir.
Hangi sırayla ilerlemelisin?
- Başlamadan önce: Faaliyetlerini ve hukuki yapıyı belirle. Serbest meslek statüsünü, zanaat sınıflandırmasını ve izinleri kontrol et. Yeterlilik belgelerini ve gerekiyorsa Handwerksrolle kaydını zamanında hazırla.
- Gerekliyse oturum hakkını önceden kontrol et: AB ve AEA vatandaşları bağımsız çalışma için kural olarak oturum iznine ihtiyaç duymaz; İsviçre vatandaşları için özel serbest dolaşım kuralları vardır. Üçüncü ülke vatandaşlarının mevcut oturum statüsü bağımsız çalışmaya izin vermeli veya gerekli izin başlamadan alınmalıdır. Ücretli çalışan olarak çalışma izni, otomatik olarak bağımsız çalışma izni değildir. Almanya’da yetkili yabancılar dairesine, vize işlemlerinde Alman dış temsilciliğine başvur. Bkz. Make it in Germany.
- Ticari faaliyete başlarken: İşletme bildirimini yap ve alındı belgesini sakla. HWK için gerekli bildirim ve kayıtları ayrıca takip et.
- Bir ay içinde: Vergi kayıt formunu gönder ve gönderim onayını sakla.
- Sonrasında düzenli olarak: Oda üyeliğini, kararları, aidatları ve süreleri kontrol et. Sağlık ve kaza sigortasını, personel varsa işveren bildirimlerini ayrıca düzenle. Bu dört kurum bütün kuruluş yükümlülüklerini kapsamaz.
Sık sorulan sorular
IHK ile HWK arasında seçim yapabilir miyim?
Hayır. Kanuni koşullar ve fiili faaliyetlerin belirleyicidir. Karma işletmelerde her iki oda da yetkili olabilir. Bütün hizmetlerini açıkla ve belirsiz durumların sınıflandırılmasını odalardan iste.
Gewerbeanmeldung, Finanzamt için yeterli mi?
Hayır. Bilgilerin iletilmesi kural olarak vergi kayıt formunun yerine geçmez. Henüz mektup gelmemiş olsa bile formu kendin süresinde göndermelisin.
İşletme bildirimi yapılmazsa işletmem otomatik olarak geçersiz mi olur?
Hayır. Eksik Gewerbeanmeldung, işletmeyi, sözleşmeleri veya faturaları genel olarak geçersiz kılmaz. Ancak idari ihlal oluşturabilir; geciken bildirimi derhal tamamla. Eksik mesleki izinler, yasak faaliyetler veya kayıt dışı çalışma ayrıca değerlendirilir. İdari para cezasına ilişkin hüküm § 146 GewO içindedir.
Yan faaliyet veya düşük ciro için de geçerli mi?
Kural olarak evet. Küçük ölçekte çalışmak bildirim yükümlülüklerini veya zanaat mevzuatı koşullarını otomatik olarak kaldırmaz. Vergi kolaylıkları ve oda aidatı muafiyetlerinin ayrı koşulları vardır.
Belgelerini düzenli tut
İşletme bildirimini, vergi formunun gönderim onayını, oda belgelerini ve izinleri dosya numaraları ve süreleriyle birlikte tek yerde sakla. Motorica.io ile günlük ofis işlerinde faturaları ve teklifleri de yönetebilirsin. Yazılım; kayıt işlemlerinin, oda kararlarının veya kişisel danışmanlığın yerini tutmaz.
Bu makale Almanya’daki görev dağılımını genel olarak açıklar. Kendi faaliyetinin sınıflandırmasını ve hukuki ya da vergisel sorularını yetkili kurumla veya nitelikli bir danışmanla netleştir.