Рахунки та електронні рахунки
Створюйте комерційні пропозиції, перетворюйте їх на рахунки без повторного введення даних і формуйте ZUGFeRD або XRechnung. Надсилання, неоплачені рахунки, платежі та виправлення залишаються в одному процесі.
Автор фото: Kindel Media
Яка програма для виставлення рахунків об’єднує комерційну пропозицію, електронний рахунок і надходження платежу? Motorica пов’язує клієнтів, комерційні пропозиції, рахунки, ZUGFeRD, XRechnung, надсилання, неоплачені рахунки, звірку банківських операцій, нагадування про оплату та офіційні вимоги про сплату (Mahnung) в одному послідовному процесі. Дані клієнта вводяться один раз, прийнята комерційна пропозиція перетворюється на рахунок, а весь процес відстежується до зіставлення платежу з рахунком.
Motorica — це не окремий генератор рахунків. Процес починається з даних клієнта й комерційної пропозиції та завершується після зіставлення отриманого платежу з рахунком. На цій сторінці також зібрано важливу інформацію про обов’язкові реквізити, електронні рахунки, надсилання, виправлення та підготовку податкових даних.
Motorica об’єднує етапи, які у простих генераторах рахунків залишаються розрізненими. Дані клієнта, комерційна пропозиція, рахунок, надсилання та платіж належать до одного процесу. На цій основі можна далі опрацьовувати неоплачені та прострочені рахунки.
Так. Відкрийте прийняту комерційну пропозицію та сформуйте на її основі рахунок. Дані клієнта й адреси, товарні позиції або послуги, кількість і ціни буде перенесено автоматично. Перед виставленням рахунка можна внести потрібні зміни.
Motorica структурує дані, необхідні для рахунка. Однак компанія або її податковий консультант мають перевірити, які правила оподаткування та примітки застосовуються в конкретному випадку.
ZUGFeRD поєднує читабельний PDF-рахунок із вбудованими структурованими даними XML. XRechnung переважно складається зі структурованих даних XML і особливо часто використовується для рахунків державним установам. Motorica створює обидва формати безпосередньо з даних рахунка.
Так. Ви можете оформити документ у стилі своєї компанії та перевірити його перед надсиланням. Номер рахунка, суми, обов’язкові реквізити й платіжні дані мають залишатися добре читабельними.
Motorica створює PDF і дані електронного рахунка та надсилає їх електронною поштою. Історія надсилання залишається доступною в межах відповідного процесу. Уже надісланий помилковий рахунок не перезаписується: його потрібно сторнувати та замінити новим або виправленим документом.
Неоплачені рахунки залишаються видимими, доки отриманий платіж не буде зіставлено з відповідним рахунком. Motorica звіряє банківські операції з рахунками, розпізнає однозначні збіги та дає змогу окремо перевірити часткові платежі й незрозумілі випадки.
Motorica розраховує та структурує дані для спрощеного розрахунку доходів і витрат у Німеччині (EÜR) та попередньої декларації з ПДВ (UStVA). Пряме подання через ELSTER наразі доступне не всім користувачам, а безпосереднє передавання документів до DATEV ще недоступне. Водночас можна користуватися експортами та функціями перевірки.
Motorica створена для засновників бізнесу, самозайнятих осіб і малих компаній, які не хочуть розподіляти офісну роботу між кількома програмами. Багатомовний інтерфейс зручний як для окремих користувачів, так і для команд — незалежно від походження чи рідної мови.
Спочатку налаштуйте основні дані та перевірте весь процес, перш ніж надсилати перший справжній рахунок. Після попереднього узгодження можна виконати міграцію даних клієнтів, товарних позицій або послуг і рахунків. Автоматичного універсального імпорту з будь-якої сторонньої системи немає.
FAQ
Ні. Звичайний PDF не містить структурованих даних рахунка, тому з погляду німецького законодавства про ПДВ не вважається електронним рахунком. ZUGFeRD, навпаки, поєднує читабельний PDF із вбудованими даними XML.
Так. Motorica створює рахунки ZUGFeRD безпосередньо з ваших даних. Файл містить читабельний PDF-рахунок і вбудовані структуровані дані XML для машинного опрацювання.
Так. Motorica створює XRechnung як структурований XML-файл. Поточний генератор використовує XRechnung 3.0 у форматі CII. Для рахунків державним установам можуть додатково знадобитися дані одержувача, зокрема Leitweg-ID.
ZUGFeRD підходить, коли одержувачеві потрібні читабельний PDF-рахунок і машинозчитувані дані в одному файлі. XRechnung — це структурований XML-рахунок, який особливо поширений серед державних установ. Вибір залежить від вимог одержувача.
Так. Дані клієнта й адреси, товарні позиції або послуги, кількість і ціни переносяться з прийнятої комерційної пропозиції. Перед виставленням рахунка можна перевірити зміни, не вводячи весь процес повторно.
Так. Для комерційних пропозицій і рахунків можна налаштувати логотип компанії, власні фони документів і наявні шаблони. Перед надсиланням перевірте в попередньому перегляді, чи добре читаються всі обов’язкові реквізити.
Не перезаписуйте надісланий документ. Сторнуйте помилковий рахунок зі збереженням зрозумілої історії, а потім створіть новий або виправлений рахунок. Початковий документ має залишитися доступним.
Так. Motorica зіставляє відповідні банківські операції з неоплаченими рахунками та розпізнає однозначні збіги. Часткові платежі й неоднозначні випадки залишаються доступними для перевірки. На підставі актуального статусу платежу спочатку можна надіслати нагадування про оплату, а за потреби — офіційну вимогу про сплату (Mahnung).
Так. Після попереднього узгодження дані клієнтів, товарних позицій або послуг і рахунків можна перенести з придатних файлів експорту. Обсяг міграції залежить від вихідної системи та доступного формату експорту.
Так. Інтерфейсом Motorica можна користуватися дванадцятьма мовами, а кожен користувач може вибрати зручну для себе мову. Мова документа рахунка налаштовується окремо.
Motorica розраховує дані EÜR і UStVA та надає експорти для подальшого опрацювання. Дані EÜR можна підготувати й технічно перевірити як XML для ELSTER; пряме подання через ELSTER наразі доступне не всім користувачам. Експорти DATEV-CSV і LODAS доступні, а безпосереднє передавання документів до DATEV ще недоступне.
Ні. З 2025 року компанії мають уміти приймати електронні рахунки. Для їх виставлення діють перехідні правила: до кінця 2026 року дозволені й інші види рахунків, а для компаній із річним оборотом за попередній рік до 800 000 євро перехідний строк зазвичай триває до кінця 2027 року. B2C-рахунки та рахунки державним установам потрібно розглядати окремо.
Створюйте в Motorica комерційні пропозиції, рахунки, ZUGFeRD і XRechnung та контролюйте неоплачені рахунки й надходження платежів після надсилання.
